系統概述
政府採購管理系統採購管理系統一般支持多幣種採購，與生產、庫存、應付賬及質量管理等子系統均有靈活的接口.採購作業計畫即可由生產管理系統直接下達，也可以從中長期採購計畫生成或從臨時需求中生成。採購作業計畫經審批後生成採購訂單，採購訂單審批後執行採購。採購管理子系統與庫存、生產、質量及應付賬子系統同時使用，效益將更明顯。
產生背景
採購管理系統的集成傳統採購的重點放在與供應商進行商業交易的活動，特點是比較重視交易過程的供應商的價格比較，通過供應商多家競爭，從中選擇價格最低的作為合作者。ERP模式下的採購及其特點是需求拉動模式，從採購管理向外部資源管理轉變，從一般買賣關係向戰略夥伴關係轉變。ERP模式下的準時採購和傳統採購方式有很多不同之處，主要有以下幾個方面：
1、採用較少的供應商，長期合作，甚至單源供應。
2、對供應商的選擇標準是質量、交貨期、價格。
3、準時採購的核心就是交貨準時。
4、供應與需求雙方信息高度共享。
5、採購批量是小批量、送貨頻次高。
系統特點
採購管理系統2.、可由物品中長期採購計畫直接生成請購單
3、MRP 計畫任務直接生成請購單
4、支持庫存訂貨點採購申請處理
5、可限制訂貨的供應商
6、通過請購單合併或拆分，自動生成採購訂單
7、請購合併過程中，自動按訂貨批量政策生成採購條目
8、支持直接批量、固定批量、最大/最小批量等多種訂購政策
9、可將多張請購單合併生成一張採購訂單的一行，或一張採購訂單的多個訂單行
10、可將一筆請購拆分成多個採購訂單
11、合併生成訂單過程中，能自動索取供應商報價
12、一張採購單允許有多個交貨日期及交貨地點
13、支持無訂單到貨的接收處理
14、與庫存子系統相連，到貨入庫，自動按庫存單位轉換，更新庫存數量，同時生成入庫單
15、採購收貨支持庫存批次及單件管理
16、支持收貨過程中的質量檢驗及質量控制
17、採購系統與應付帳子系統相連，直接生成採購憑證核算採購成本
18、對採購單的處理靈活，隨時可以維護，同時對已發放的訂單可做中止
19、採購單可自動結清或手工強制結清
20、具有跟蹤、催查採購訂單的功能
21、可多角度的查詢物品的請購，訂購及收貨入庫的明細及匯總情況
22、從交貨期、價格、質量等多種角度對供應商進行評估
23、可評價採購人員業績
24、可分析採購成本差異
主要功能
採購管理系統在企業中，採購業務的需求來源有多種，有計畫部門的主生產計畫、物料投放需求計畫，以及庫存缺貨而生成的需求；有為滿足以銷定購的工商業一體化業務需求；有根據長期購貨契約確定的定期購貨需求；有零星的購貨需求等。採購管理系統提供根據計畫、銷售、倉庫及採購自身需要等多途徑採購功能。
2、訂單管理
採購訂單是物資在採購業務中流動的起點，它通過採購申請獲取來自生產和銷售等系統的信息，將供應鏈整體的信息有機地聯繫起來。訂單管理主要記錄、跟蹤和控制訂單執行的情況，包括針對採購契約的執行，控制購貨價格、折扣及數量。隨時跟蹤訂單完成情況，控制訂單的執行；根據實際補貨情況追加執行訂單，通過比較訂單執行差異，以及通過業務和分析報表反映訂單執行情況等。如果企業有集團內部的購銷業務，還要包括集團內部購貨或調撥訂單的執行情況。
3、發票管理
採購發票具有業務和財務雙重性質，發票的業務處理和控制是企業採購業務中的一個重要環節。採購發票與全部業務單據都有聯繫，與其與採購契約、付款單及預付單據聯繫緊密。採購管理系統提供增值稅專用發票和普通發票管理，並與應付款系統實現發票共享。
4、購貨質檢管理
工業系統提供比較全面的質量檢驗管理，包括購貨檢驗、完工檢驗和庫存抽檢3種質量檢驗業務。在採購管理系統中，為非免檢貨物提供檢倉和送貨流程。並根據檢驗結果確認入庫貨物，同時提供相關的業務查詢報表。
5、供應商供貨管理
供應商供貨信息管理以購貨價格為中心，完善地記錄、控制並管理供應商的供貨業務資料，包括對不同供應商、不同物料、不同數量段、不同幣別的價格和折扣信息的詳細記錄，以及業務傳遞、自動更新及數據分析。同時進行採購最高限價的控制和預警管理，是採購管理系統，乃至整個供應鏈體系中重要的綜合數據處理中心之一。
6、集團內部採購業務
在採購管理系統中，針對集團內部採購業務（包括工業企業和商業企業之間），可以通過兩個方向的數據傳遞和兩種分銷業務的處理來實現。
7、業務流程設計
業務流程設計是按企業業務規範設計業務流程工具，是實現用戶業務處理自定義的必要基礎之一。在工業系統中實現系統自定義，即在系統設定的所有業務單據關聯的路徑中，用戶可選擇一條、多條或全部。系統將根據用戶的設定進行相關控制，保證企業獨特業務流程的需要。
8、業務資料聯查
單據關聯（包括上拉式和下推式關聯）是工業供應鏈業務流程的基礎，而單據聯查即查看業務流程中的單據關係。採購管理系統中提供了單據、憑證、賬薄和報表的全面關聯及動態連續查詢功能。
9、多級審核管理
多級審核管理是對多級審核、審核人、審核許可權和審核效果等授權的工作平台，是處理業務單據時採用多角度、多級別和順序審核管理方法。它體現了工作流管理的思路，屬於ERP系統用戶許可權性質的基本管理。
10、代管和發運業務管理
代管和發運業務管理為代管物料專門代管倉，提供代管物料收、發和存的業務處理，並提供相關報表供用戶查詢和監控。此外，採購管理系統還專門管理貨物發運業務。
11、物料對應管理
物料對應管理通過物料對應表來實現物料在用戶與往來單位之間的對應管理功能。物料對應表是企業的重要業務資料，是供應商對應物料代碼、名稱表與客戶對應物料代碼、名稱表的合稱。在採購管理系統中，分別提供供應商和客戶對應物料的代碼、名稱表。在單據和報表中，直接調用相應代碼、名稱，可供查詢和顯示，滿足用戶的對應業務需求。
12、系統參數設定
系統參數設定初始設定業務操作的基本業務信息和操作規則，包括系統設定、單據編碼規則、列印設定、單據類型及各系統選項等，幫助用戶把握業務操作規範和運行控制。同時，採購管理系統將ERP系統所有業務基礎資料和必要的管理輔助資料匯總，然後統一管理和維護。
13、報表查詢功能
該功能包括查詢並使用採購業務報表、採購分析報表、萬能報表和查詢分析工具。採購業務報表是針對用戶已經實現的業務處理，將所取得得業務成果進行篩選和分析，以綜合反映企業採購業務的信息；採購分析報表分析採購流程中各項主要業務的處理結果和運作情況；萬能報表和查詢分析工具是一種自定義形式的報表，是方便用戶根據自身查詢分析需要製作自定義業務和分析報表的工具。
14、完善的系統輔助工具
利用功能強大、使用靈活方便的系統輔助工具，用戶可以進行數據處理，以滿足需要。
系統優點
政府採購管理系統採購部門將各供應廠商編號、名稱、公司工廠發票之地址、付款條件、負責人、聯絡人、統一編號、成立日期、資本額、往來銀行名稱、基本產品類別、設備狀況、地略圖．．．等資料輸入電腦，即可迅速列印和查詢供應廠商有關資料，並供評估選擇合作對象之參考。
2、 供應商料品資料建立
採購人員將各供應商當前供應的料品之編號、品名規格、單價／基本價、產能等資料建入電腦，可作為已授權交易之認可，依此可實現採購單開立廠商的控制，可提供各項詢價、比價報表之查詢和列印，以迅速決定最適合的供應商，降低採購成本。
3、 採購單異常結案處理
當各供應廠商均按採購單項目完成交貨驗收作業後，電腦會自動將採購單結案，如因訂單取消或數量變更等原因需取消採購作業時，需對採購單進行異常結案處理，本系統提供了按訂單、採購單號作結案處理，提供採購單尾數報表，以便物控採購人員確定是否取消採購單。
4、 料品驗收資料處理
料品通過品管單位檢驗後，則可執行此一作業，使交貨明細和應付帳款明細表可被查詢和列印出，並列印供應商評核月報表和物料評核月報表，以供各部門間能隨時掌握可貴的資訊，增加處理的時效和決策達成。
5、 採購資料維護
經由物料需求管理系統產生採購建議單，採購人員衡量現有供應商之產能、價格及服務水準，進行安排採購數量分配及自動開立列印採購單，並將採購資料傳輸至本系統作採購管理，而本作業可彈性調整，選擇獨立採購下單，並能提高進料的時效以利於產銷作業順利進行。
6、 廠商交貨資料處理（特驗）
當廠商依採購單號之指定項目，進行交貨到收料單位待驗，品管單位則可依其待驗量和項目執行驗收，採購單位查詢這些資料，再進行催料作業，以避免缺料現象。
7、 單價資料維護
系統提供的完整單價歷史資料，可供價析和管理人員進行採購價格查詢分析，管制上漲單價。並可根據進料時間自動給定付款單價，避免人為疏忽造成付款價差。系統提供的報價歷史查詢、付款歷史查詢、加權歷史查詢等查詢工具使得價析、成本會計、管理人員全面了解單價、成本的異動，以達到控制成本的目的。
8、 代購材料管理
企業為保證產品質量，常常對料件原材料的產地和質量有特別要求（比如：外資企業），當料件製造商不能提供企業要求的原材料，或者購買的原材料價格偏高時，企業為保證產品質量和成本往往會幫廠商代購原物料以加工自己料件，此類委外材料因不能按訂單分批發放，故要對廠商庫存進行記帳。
系統將此類委外作為代購件處理，通過原物料發出、加工料件採購中量、加工料件交貨數量自動記錄廠商庫存，並提供廠商庫存明細表進行庫存對帳處理。提供原物料進出平衡分析表，分析代購材料發出和收回狀況。
9、 採購成本管理
採購成本最直接影響產品成本，系統按"期"對產品採購成本進行目標管理，系統提供的本期與上期的成本差異分析，並以顏色區分成本上漲和下降，使得管理者能迅速準確的得到成本差異真正原因之所在，以迅速採取對策控制成本上漲。
主要意義
採購管理系統是製造業和裝配業於上線生產前，供應廠商基本資料的收集和建立前置作業；各項料品及廠商交貨進度的規劃，透過採購資料維護的功能，使ERP系統可不受物料需求管理系統的控制，並能提供應付帳款、物料庫存等系統的資料來源。不但具備了獨立作業系統的功能，同時也能配合整合性管理系統的運作效益。但採購成本管理必須與產品結構管理相結合方能發揮效益，代購材料管理必須與庫存管理系統結合方能發揮效益。
