基本簡介
項目採購管理流程圖現代項目管理的知識體系被劃分為9個知識領域，包括：項目綜合管理、項目範圍管理、項目時間管理、項目成本管理、項目質量管理、項目人力資源管理、項目溝通管理、項目風險管理以及項目採購管理。本文所關注的是其中的項目採購管理領域，並從項目資金的合理使用角度出發，探討在項目的採購管理中應該如何降低成本、減少現金流出，並提高項目資金的使用效率。
項目的執行除了需要必備的人力資源之外，還必須具備相應的設備、設施、原材料、零件、服務和其它物質資源，離開了這些物質資源，再高明的項目經理也不可能按要求完成項目的任務，在市場經濟條件下，這些產品和服務是通過採購活動來實現的。從執行組織以外通過採購取得項目所需要的產品或服務，就是所謂的項目的採購管理。而這些資源的獲取又是需要花費一定的項目資金的，如何合理而有效的使用這些項目資金？如何使一筆有限的資金髮揮其最大的效用？是在項目的採購管理中所應該關注的問題之一。
梅瑞狄斯在《項目管理——管理新視角》中提到：“在採購設備、原材料和分包服務的過程中，必須清楚的界定出特定的需要，並且還要找到最低的價格和最具競爭力的供應商。”在現實的項目採購操作中，要實現這兩個“最”字的目標是十分不容易的。但是，卻能夠通過對項目採購管理中部分環節的控制，來有效的降低採購成本，從而使項目資金達到最優的配置，用有限的資金獲取儘可能多的資源，這是在項目採購管理中所能夠實現的成本目標。以下，就將從成本控制的角度來逐一論述在項目採購管理中降低採購成本的一些措施。
制定計畫
1、製造、採購分析一般而言，在採購之前首先要做製造、採購分析，以決定是否要採購、怎樣採購、採購什麼、採購多少以及何時採購等。
在製造、採購分析中，主要對採購可能發生的直接成本、間接成本、自行製造能力、採購評標能力等進行分析比較，並決定是否從單一的供應商或從多個供應商採購所需的全部或部分貨物和服務，或者不從外部採購而自行製造。
2、契約類型的選擇
當決定需要採購時，契約類型的選擇成為買賣雙方關注的焦點，因為不同的契約類型決定了風險在買方和賣方之間分配。買方的目標是把最大的實施風險放在賣方，同時維護對項目經濟、高效執行的獎勵；賣方的目標是把風險降到最低，同時使利潤最大化。常見的契約可分為以下5種。不同契約類型適用於不同的情形，買方可根據具體情況進行選擇。一般來說，其適用情況如下：
成本加成本百分比（cppc）契約：由於不利於控制成本，目前很少採用。
成本加固定費用（CPFF）契約：適合於研發項目。
成本加獎勵費（CPIF）契約：主要用於長期的、硬體開發和試驗要求多的契約。
固定價格加獎勵費用（FPI）契約：長期的高價值契約。
固定總價（FFP）契約：買方易於控制總成本，風險最小；賣方風險最大而潛在利潤可能最大，因而最常用。
3、採購計畫編制
根據製造、採購分析的結果和所選擇的契約類型編制採購計畫，說明如何對採購過程進行管理。具體包括：契約類型、組織採購的人員、管理潛在的供應商、編制採購文檔、制定評價標準等。
根據項目需要，採購管理計畫可以是正式、詳細的，也可以是非正式、概括的。
過程管理
項目採購管理詢價就是從可能的賣方那裡獲得誰有資格完成工作的信息，該過程的專業術語叫供方資格確認（SourceQualification）。獲取信息的渠道有：招標公告、行業刊物、網際網路等媒體、供應商目錄、約定專家擬定可能的供應商名單等。通過詢價獲得供應商的投標建議書。
2、供方選擇（SourceSelection）
這個階段根據既定的評價標準選擇一個承包商。評價方法有以下幾種：
契約談判：雙方澄清見解，達成協定。這種方式也叫“議標”。
加權方法：把定性數據量化，將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評標法”。
篩選方法：為一個或多個評價標準確定最低限度履行要求。如最低價格法。
獨立估算：採購組織自己編制“標底”，作為與賣方的建議比較的參考點。
一般情況下，要求參與競爭的承包商不得低於三個。選定供方後，經談判，買賣雙方簽訂契約。
3、契約管理
契約管理是確保買賣雙方履行契約要求的過程，一般包括以下幾個層次的集成和協調。
1）授權承包商在適當的時間進行工作。
2）監控承包商成本、進度計畫和技術績效。3）檢查和核實分包商產品的質量。
4）變更控制，以保證變更能得到適當的批准，並保證所有應該知情的人員獲知變更。
5）根據契約條款，建立賣方執行進度和費用支付的聯繫。
6）採購審計。
7）正式驗收和契約歸檔。
成本分析
採購成本降到最低對公司利潤的增長是重要的，但更重要的是，應該考慮項目生命周期內的最低整體採購成本。在實際採購工作中，很多招標單位通常只關注承包方的投標報價，而忽視了招標成本、建設成本和所有權損耗成本等項目整體採購成本。1、招標成本
首先要考慮發出招標要約前的行為，招標方需要確定目標、調查主題、編寫需求建議書（RFP）、考察和認同供應商、獲取內部的授權、尋求預算支持等，然後發出要約。該過程可能需要整個契約價的2%到5%。
然後，競標者需要對招標方的招標檔案制定其投標建議書，費時又費錢，每個競標者在競標說明上都要花費契約價的約1%到6.7%的成本。如果有五個競標者，該成本將達到契約價的5%到30%。表面上看來，這筆款項由競標者承擔；但是，從長遠看是由招標方承擔。因為競標者總把競標成本直接加在每次競標的項目上。
評標程式開始後，招標方需做包括開標、評標、定標、談判、批准等事項。這個總成本可能占契約價的2%到5%。如果因為某種原因必須重新招標時，這部分成本將大幅增加。
因此，對於一般行業來說，競標的總成本可能占到契約價的10%到50%。無論招標方處於何種行業，降低招標成本都是一種責任。
2、建設成本
建設成本是投標報價的主要依據，往往是買賣雙方關注的重點。一般包括如下幾個方面：
前期準備、正式建設費用等、與其它系統的集成、授權、交付和保險、相關手冊、對員工和管理者的培訓等。
3、所有權損耗成本
所有權損耗成本指長期損耗成本，包括項目運營成本和處置成本。項目運營成本可能會持續多年，並且可能是前期費用的許多倍；在設備瀕於報廢之時還需考慮其銷毀或處理的處置成本。
綜合考慮這些成本將有助於以正確的觀點看待實際採購價，幫助買方選擇最好的方案。
成功案例
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●範圍管理
●時間管理
●費用管理
●質量管理
●溝通管理
●人力資源管理
●風險管理
●採購管理
●綜合管理
支持PMI五大項目管理過程:
●啟動過程
●規划過程
●執行過程
●控制過程
●收尾過程
安全保密
採購過程中的“黃金規則”是要絕對保密，不讓任何不應外傳的信息從機構中泄密，不要和不應該知道此事的陌生人交談，當對方是機構中的成員時可能會很難，但知道的人越少越不會有漏洞。妥善安置相關檔案和計算機內的材料，不用時（包括周末和晚上）要將其鎖好，不要將評估的表格展開放在桌子上，以免被看見，及時銷毀那些敏感的檔案而不是隨手扔掉，以免別有用心者發現它們。
