定義
表揚信是對他人的行為表示讚揚的信函。在表揚信中應反映他人的事跡與品質，讚揚不要太過分。語言要熱情而簡樸。
表揚信可以直接寫給表揚對象，也可以寫給表揚對象的所屬單位，還可以寫給報刊社、電台、電視台等新聞媒體。（《套用寫作》2006年第3期，《結合實例談談表揚信的寫作》）
格式
1．標題。寫成"表揚信"即可。
2．稱謂。一般寫給被表揚人的上級領導單位。
3．事跡經過。
4．表揚的語句。
5．學習的語句。
種類
從表揚雙方的關係來看，可以分為兩種：上級對下級、團體對個人進行表揚的表揚信；民眾之間進行表揚的表揚信。
從被表揚者的身份來看，表揚信又可分為兩種：對集體進行表揚的表揚信；對個人進行表揚的表揚信。
寫作指導
表揚信通常由標題、抬頭、正文、結尾和落款五部分構成。
表揚信一般而言，表揚信標題單獨由文種名稱“表揚信”組成。位置在第一行正中。
稱謂
表揚信的稱呼應在開頭頂格寫上被表揚的機關、單位、團體或個人的名稱、姓名。寫給個人的表揚信，應在姓名之後加上“同志”、“先生”等字樣，後邊加冒號。若直接張貼到某機關、單位、團體的表揚信，開頭可不必再寫受文單位。
正文
正文的內容要另起一行，空兩格寫。一般要求寫出下列內容。
1.交代表揚的理由
用概括敘述的語言，重點敘述人物事跡的發生、發展、結果及其意義。敘述要清楚，要突出最本質的方面，要讓實事說話，少講空道理。
2.指出行為的意義
在敘事的基礎上進行評價、議論，讚頌該人所作所為的道德意義。如指出這種行為屬於哪種好思想，好風尚，好品德。
結尾
該部分要提出對對方的表揚，或者向對方的單位提出建議，希望對某某某給予表揚。如“某某某同志的優秀品德值得大家學習，建議予以表揚。”寫給本人的表揚信，則應適當談些“深受感動”、“值得我們學習”等方面的內容。並要求在結尾處寫上“此致敬禮”等結束用語。但“此致”、“祝”、“謹表”、“向你”等字寫在末尾，其餘的字，要另起一行，頂格寫。
落款
落款應寫明發文單位名稱或個人姓名。並在右下方註明成文日期。
要求
表揚信表揚信多數是以信封裝好交給受表揚的領導。
一是肯定被表揚的先進事跡，
二是表達感謝之情，希望受表揚的人或集體發揚成績，繼續進步。
三是宣傳先進思想和事跡。號召大家學習以便形成良好的風氣，提高全民的素質。
注意事項
敘事要實事求是。對被表揚的人和事的敘述一定要準確無誤，既不誇大，也不縮小。評價要實事求是，恰如其分。
要用事實說理。要充分反映出對方的可貴品質。寫動人事跡要做到見人、見事、見精神。不要以空泛的說理代替了動人的事跡。
表揚信語氣要熱情、懇切，文字要樸素、精煉，篇幅要短小精悍。
表揚信可以組織名義寫，也可以個人名義寫。除信中給予的表揚外，也可以建議有關部門給予表揚。
