會議紀要使用範圍
會議紀要適用於一些大中刑的、比較重要的會議。這種會議往往具有方向性、專題性、專業性、形容性、學術性的特點，是為了解決當前工作中的某項實際問題，會議本質精神，用至一些分歧意見等寫出來。其目的有二：一是向上級匯報會議情況，以獲得上級及時的指導；二是向下級傳達；以便貫徹執行，因此，研究一般性問題的會議，尤其是一些規範較小的事務性會議，一般不寫會議紀要。
區分
會議紀要與會議記錄是兩個不同的概念，二者的區別十分明顯。從套用寫作和文字處理的角度來探會議紀要
析，二者截然不同。會議紀要是一種法定的公務文書，其撰寫與製作屬於套用寫作和公文處理的範疇，必須遵循套用寫作的一般規律，嚴格按照公文制發處理程式辦事。
而會議記錄則只是辦公部門的一項業務工作，屬於管理服務的範疇，它只需忠實地記載會議實況，保證記錄的原始性、完整性和準確性，其記錄活動同嚴格意義上的公文寫作完全是兩碼事。二者在載體樣式、稱謂用語、適用對象、分類方法、內容重點以及處理方式等諸多方面都有明顯區別。
二者的主要區別是：
第一，性質不同：會議記錄是討論發言的實錄，屬事務文書。會議紀要只記要點，是法定行政公文。
第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔；會議紀要通常要在一定範圍內傳達或傳閱，要求貫徹執行。
主要類別
就性質可分為辦公室會議紀要和專項會議紀要；就表述形式可分為決議式紀要，概述式紀要和記錄式紀要；根據內容可分為決議性紀要和綜合性紀要。主要類別有：
1、工作會議紀要。
它側重於記錄貫徹有關工作方針、政策，及其相應要解決的問題。如，《全國民族貿易和民族用品生產工作會議紀要》，《全省基本建設工作會議紀要》。
2、代表會議紀要。
它側重於記錄會議議程和通過的決議，以及今後工作的建議。如《××省第一次盲人聾啞人代表會議紀要》。
=
3、座談會議紀要。
它內容比較單一、集中，側重於工作的、思想的、理論的、學習的某一個問題或某一方面問題。如，《十省區、十個路局整頓治安座談會紀要》。
=4、聯席會議紀要
。它系指不同單位、團體，為了解決彼此有關的問題而聯合舉行會議，在此種會議上形成的紀要。它側重於記錄兩邊達成的共同協定。
5、辦公會議紀要。
對本單位或本系統有關工作問題的討論、商定、研究、決議的文字記錄，以備查考。
6、匯報會議紀要
。這種會議側重於匯報前一段工作情況，研究下一步工作，經常是為召開工作會議進行的準備會議。
7、技術鑑定會紀要
。
8、科研學術會議紀要
，包括年會紀要。
主要特點
1.紀實性。
會議紀要必須是會議宗旨、基本精神和所議定事項的概要紀實，不能隨意增減和更改內容，任何不真實的材料都不得寫進會議紀要。
2.概括性。
會議紀要必須精其髓，概其要，以極為簡潔精煉的文字高度概括會議的內容和結論。既要反映與會者的一致意見，又可兼顧個別同志有價值的看法。有的會議紀要，還要有一定的分析說理。
3.條理性
。會議紀要要對會議精神和議定事項分類別、分層次予以歸納、概括，使之眉目清晰、條理清楚。
結構
一、標題會議紀要的標題
有兩種格式：一是，會議名稱加紀要，也就是在“紀要”兩個字前寫上會議名稱。如，全國財貿工會工作會議紀要；又如，吉林省工商行政管理局長會議紀要。會議名稱可以寫簡稱，也可以用開會地點做為會議名稱。如，京、津、滬、穗、漢五大城市治安座談會紀要，又如，鄭州會議紀要。
二是，把會議的主要內容在標題里揭示出來，類似檔案標題式的。如，關於加強紀檢工作座談會紀要；又如，關於落實省委領導同志批示保護省級文物七級浮屠塔問題的會議紀要。
二、開頭部分
簡要介紹會議概況，其中包括：
(1)會議召開的形勢和背景；
(2)會議的指導思想和目的要求；
(3)會議的名稱、時間、地點、與會人員、主持者；
(4)會議的主要議題或解決什麼問題；
(5)對會議的評價。
三、文號、制文時間
文號寫在標題的正下方，由年份、序號組成，用阿拉伯數字全稱標出，並用“【】”括入，如：【2004】67號。辦公會議紀要對文號一般不做必須的要求，但是在辦公例會中一般要有文號，如“第XX期”、“第XX次”，寫在標題的正下方。
會議紀要的時間可以寫在標題的下方，也可以寫在正文的右下方、主辦單位的下面，要用漢字寫明年、月、日，如“二〇〇二年八月十六日”。
四、正文部分
它是紀要的主體部分，是對會議的主要內容、主要精神、主要原則以及基本結論和今後任務等進行具體的綜合和闡述。
怎樣才能寫好正文部分？也就是說，要掌握點什麼要領與方法，是否可以這樣：
(1)要從會議的客觀實際出發，從會議的具體內容出發，抓中心，抓要點。抓中心就是抓住會議中心思想、中心問題、中心工作；所謂要點，就是會議主要內容。要對此進行條理化的紀要。
(2)會議紀要是以整個會議的名義表述的，因此，必須概括會議的共同決定，反映會議的全貌。凡沒有形成一致意見的問題，則需要分別論述並寫明分歧之所在。
(3)要掌握並運用馬列主義的基本理論與黨的方針、政策對會議進行概括與總結。它是貫穿在紀要始終的一條紅線。
4)為了敘述方便，眉目清楚，常用“會議認為”、“會議指出”、“會議強調”、“與會人員一致表示”等詞語，做為段落的開頭語。也有用在段中的，仍起強調的作用。
(5)屬於介紹性文字，筆者可以靈活自由敘述，但屬於引用性文字，必須忠實於發言原意，不能篡改，也不可強加於人。
6)小型會議，側重於綜合會議發言和討論情況，並要列出決議的事項。大型會議內容較多，正文可以分幾部分來寫。常見的有三種：一是概括敘述式；二是分列標題式；三是發言記錄式。
五、結尾部分
一般寫法是提出號召和希望。但要根據會議的內容和紀要的要求，有的是以會議名義向本地區或本系統發出號召，要求廣大幹部認真貫徹執行會議精神，奪取新的勝利；有的是突出強調貫徹落實會議精神的關鍵問題，指出核心問題；有的是對會議做出簡要評價，結合提出希望要求。
寫法
會議紀要的三種寫法
根據會議性質、規模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：
（一）集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。這種寫法多用於召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。
二）分項敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要採取分項敘述的辦法，即把會議的主要內容分成幾個大的問題，然後另上標號或小標題，分項來寫。這種寫法側重於橫向分析闡述，內容相對全面，問題也說得比較細，常常包括對目的、意義、現狀的分析，以及目標、任務、政策措施等的闡述。這種紀要一般用於需要基層全面領會、深入貫徹的會議。
（三）發言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發言加以整理，提煉出內容要點和精神實質，然後按照發言順序或不同內容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據上級機關布置，需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可採用這種寫法。
基本格式
1、標題。由"會議名稱+會議紀要"構成。
2、導言。介紹會議召開的基本情況，如時間、地點，參加人，討論的問題。
3、會議的成果及議定的事項。應逐項列出。
4、希望。
注意問題
1 要突出中心。
2 注意吸收正確意見。
3 要條理化、理論化。
4 要忠於會議的實際內容。
5 要認真做好會議記錄，詳盡地占有材料；並且要認真研究會議的精神，以便對材料正確舍，合理刪減。
6 會議紀要是與會者共同意志的休現，落款應是全體與會單位，故不寫落款，不加蓋公章，與會者帶回去執行就行了。
例文
關於協調解決沙面大街56號首層房屋使用權問題的會議紀要xx年2月2日上午，市政府辦公廳x x x主任主持召開會議，協調解決沙面大街56號首層房屋使用權問題。參加會議的有省政府辦公廳交際處、廣東勝利賓館、市商委、市國土房管局、二商局、市外輪供應公司等有關部門的負責同志。
會議認為，沙面大街56號首層房屋使用權的問題，是在過去計畫經濟和行政決定下形成的歷史遺留問題。早幾年曾多次協調，雖有進展，但未有結果。最近，按照省、市領導同志"向前看"、"了卻這筆歷史舊賬"的批示精神，在辦公廳的協調下，雙方本著尊重歷史，面對現實，互諒互讓的原則，合情合理地提出解決這宗矛盾的方案。
經過協商、討論，雙方達成了一致的認識。會議決定如下事項：
一、市外輪供應公司應將沙面大街56號房屋的使用權交給勝刊賓館。
二、考慮到市外輪供應公司在56號經營了30多年， 已投入了不少資金，退出後，辦公地方暫時難以解決，決定給予其商品損耗費、固定資產投資和搬遷費等一次性補償費用共95 萬元。其中省政府辦公廳和廣東勝利賓館負責80萬元；考慮到省政府領導曾多次過問此事和省、市關係，另15萬元由廣州市政府支持補助。
三、省政府辦公廳和勝利賓館的補償款於1994年2月7 日前劃撥給市外輪供應公司。市政府的補助款於3月5日左右劃撥，市外輪供應公司應於2月15日開始搬遷，2月20 日前搬遷完畢並移交鑰匙。
四、市外輪供應公司原搭建的樓閣按房管部門規定不能拆遷。空調器和電話等2月20日前搬遷不了的，由勝利賓館協助做好善後工作。
會議強調，雙方在房屋使用權移交中要各自做好本單位幹部民眾的工作，團結協作，增進友誼，保證移交工作順利進行。
X X市政府辦公廳
X X年X月X日
