基本介紹
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| 會計賬簿 | |
注意事項
(1)偽造會計憑證，是指以虛假經濟業務或者資金往來為前提，編制虛假的會計會計憑證的行為。主要表現有：
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①偽造根本不存在的經濟事項的原始憑證;
②以存在的會計經濟事項為基礎，用誇大、縮小或隱匿事實的手法進行偽造原始憑證，如製作假髮貨票、假收據、假工資表等假的原始憑證;
③由於會計人員審核不嚴或玩忽職守、喪失原則，以偽造的原始憑證為基礎，填制記賬憑證，如根據假髮票憑空編制記賬憑證的行為等;
(2)變造會計憑證，是指利用塗改、拼接、挖補或者其他方法，改變會計憑證的真實內容的行為。主要表現為：
①塗改原始憑證中的日期、數量、單價、金額等內容;
②利用計算機、複印機等先進工具，對原始憑證進行二次處理;
③由於會計人員審核不嚴或玩忽職守、喪失原則，以變造的原始憑證為基礎，填制記賬憑證，如根據塗改後的發票編制記賬憑證的行為等。
(3)偽造會計賬簿，是指不按照國家統一的會計制度的規定，根據偽造或者變造的虛假會計憑證填制會計賬簿，或者不按要求記賬，或者對內和對外採用不同的計算口徑、計算方法、計算依據登記會計賬簿的手段，製造虛假的會計賬簿的行為。
(4)變造會計賬簿，是指利用塗改、拼接、挖補或者其他手段改變會計賬簿的真實內容的行為。如改變會計賬簿所記錄的日期、單位名稱、摘要、數量、金額等。
意義作用
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1．賬簿是系統地歸納和積累會計核算資料的工具。通過登記賬簿，可以把會計憑證所提供的資料歸類匯總，形成集中的、系統的、全面的會計核算資料。在賬簿中，既可將會計憑證提供的資料按總分類賬戶和明細分類賬戶加以歸類，進行分類核算，以提供總括和明細的核算資料，又可以將會計憑證提供的資料按時間順序在日記賬簿中加以記錄和反映，以序時反映某類業務或全部業務發生的情況。這樣，就可以通過賬簿資料了解資金總體情況和各個方面的變動情況，以便對各項資源的保管和使用情況進行監督。同時，由於賬簿集中、系統地歸納和積累了會計核算資料，因而賬簿也就成為單位重要的經濟檔案。用會計賬簿儲存經濟信息，更便於經濟信息的保管，也方便日後的考查和運用。
2．賬簿是反映、監督經濟活動，考核各部門經濟責任的重要手段。會計憑證在反映個別業務、明確有關當事人的經濟責任上有著重要的作用。但由於它還很分散，難以明確某類經濟業務或某個部門的經濟責任，這就需要依賴於賬簿。比如，按企業內部物資供應部門或倉庫設賬，專門登記物資收發保管情況，可以核算和監督物資供應部門的計畫的執行情況，考核物資部門和倉庫的經濟責任；而按部門設定費用賬戶，則可以考核各部門成本費用的節約或超支情況，促使其節省開支。
3．賬簿是核算單位財務和經營成果以及編制會計報表的依據。賬簿記錄的各項數據資料是分析經濟活動過程及其結果的重要資料來源。根據賬簿提供的總括核算資料和明細核算資料可以計算出各項財務指標，正確地計算出費用成本和利潤，據以考核費用成本計畫和利潤計畫的完成情況，綜合反映財務成果。同時，賬簿資料又是編制會計報表的直接依據，會計報表是否正確、及時，與會計賬簿有著密切的關係。此外，正確設定賬簿有利於會計人員的分工和內部牽制。
基本內容
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1．封面要標明單位、賬簿名稱及會計年度。
2．扉頁一般用於記載賬簿的啟用日期、截止日期、頁數、冊次、經管賬簿人員一覽表、會計主管人員簽章、賬戶目錄等。
3．賬頁，是賬簿的主體。一本賬簿一般由幾十到幾百個賬頁聯結而成，每個賬頁都有比較統一、事先印製好的格式，用來記錄各項有關的經濟業務。賬頁是一種由許多橫線和豎
線交織而成的表格。橫線把賬簿分隔成許多'行'，記賬時一般都是按行次順序記錄發生的每一筆經濟業務；豎線把賬簿分隔成許多'欄'，每一欄記錄一筆業務的某個要點(如時間、依據、摘要、數量等)。
儘管不同的賬簿格式有差異，但基本上都包括下列內容：①賬戶名稱。②日期欄。③憑證種類和編號欄。④摘要欄。⑤金額欄(根據需要可以設定為兩欄式、三欄式、多欄式、數量金額式或復幣式等)。⑥總頁次和分戶頁次。
設定原則
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1．全面性原則。首先要保證全面地反映企業的經濟活動和財務收支情況，為日常經營管理、編制會計報表和進行經營決策提供比較豐富的資料。因而設定賬簿不能過少，過於簡單。
2．從實際出發的原則。由於各單位的經濟業務各不相同，規模大小不一，管理方式各有特點，賬簿設定也就各不相同。設定賬簿應從實際出發，區別對待。經濟活動頻繁、規模大、會計人員多、分工細的企業，賬簿設定可以細些、多些。而經濟活動較少、業務簡單、規模小、會計人員少、分工較粗的企業，賬簿設定可以粗些、少些、相對簡化些。至於具體設定哪些賬戶，則要根據單位所發生經濟業務的特點及管理的要求來定。
3．科學性原則。設定賬簿時必須注意其科學性。要注意：①既要有日記賬簿，又要有分類賬簿。②既要有提供總括資料的賬簿，又要有提供明細資料的賬簿。③既要有會計賬簿，又要有業務賬簿和財產保管賬簿。④設定賬簿，既要注意便於會計人員之間記賬工作的分工，又要注意會計人員之間的配合和相互監督，工作不重複，不脫節，可以互相牽制，同時明確崗位責任。
4．簡化原則。①賬簿之間關係清晰明朗，賬簿內容通俗易懂。②儘量避免重複記錄，減少無效勞動，節約會計費用。
賬簿分類
1、按用途分類：
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1）序時賬簿：又稱日記賬，是按照經濟業務發生或完成時間的先後順序逐日逐筆進行登記的賬簿。序時賬簿是會計部門按照收到會計憑證號碼的先後順序進行登記的。在會計工作發展的早期，就要求必須將每天發生的經濟業務逐日登記，以便記錄當天業務發生的金額。因而習慣地稱序時賬簿為日記賬。序時賬簿按其記錄內容的不同，又分為普通日記賬和特種日記賬兩種。
2）分類賬簿：對全部經濟業務事項按照會計要素的具體類別而設定的分類賬戶進行登記的賬簿。分類賬簿按其提供核算指標的詳細程度不同，又分為總分類賬和明細分類賬。總分類賬，簡稱總賬，是根據總分類科目開設賬戶，用來登記全部經濟業務，進行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿。明細分類賬，簡稱明細賬，是根據明細分類科目開設賬戶，用來登記某—類經濟業務，進行明細分類核算，提供明細核算資料的分類賬簿。
3）備查賬簿：對某些在序時賬簿和分類賬簿等主要賬簿中都不予登記或登記不夠詳細的經濟業務事項進行補充登記時使用的賬簿。如設定租入固定資產登記簿、代銷商品登記簿等。
2、按賬頁格式分類：
1）兩欄式帳簿：只有借方和貸方兩個基本金額的賬簿。（各種收入、費用類賬戶都可以採用兩欄式帳簿）
2）三欄式帳簿：設有借方、貸方和餘額三個基本欄目的賬簿（日記賬、總分類賬、資本、債權、債務明細帳）
3）多欄式帳簿：在賬簿的兩個基本欄目及借方和貸方按需要分設若干專欄的賬簿。（收入、費用明細帳）
4）數量金額式賬簿：借方、貸方和金額三個欄目內都分設數量、單價和金額三小欄，藉以反映財產物資的實物數量和價值量（原材料、庫存商品、產成品等明細帳通常採用數量金額式賬簿）
3、按外形特徵分類：
1）訂本賬：訂本式賬簿，簡稱訂本賬，是在啟用前將編有順序頁碼的—定數量賬頁裝訂成冊的賬簿。這種賬簿，一般適用於重要的和具有統馭性的總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬。
優點：可以避免賬頁散失，防止賬頁被抽換，比較安全。
缺點：同一賬簿在同一時間只能由一人登記，這樣不便於記賬人員分工記賬。
2）活頁賬：活頁式賬簿，簡稱活頁賬，是將一定數量的賬頁置於活頁夾內，可根據記賬內容的變化而隨時增加或減少部分賬頁的賬簿。活頁賬一般適用於明細分類賬。
優點：可以根據實際需要增添賬頁，不會浪費賬頁，使用靈活，並且便於同時分工記賬
缺點：賬頁容易散失和被抽換。
3）卡片帳：卡片式賬簿，簡稱卡片賬，是將一定數量的卡片式賬頁存放於專設的卡片箱中，賬頁可以根據需要隨時增添的賬簿。卡片賬一般適用低值易耗品、固定資產等的明細核算。（在我國一般只對固定資產明細帳採用卡片帳形式）
記賬規則
1.登記賬簿的依據
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為了保證賬簿記錄的真實、正確，必須根據審核無誤的會計憑證登賬。各單位每天發生的各種經濟業務，都要記賬，記賬的依據是會計憑證。
2.登記賬簿的時間
各種賬簿應當每隔多長時間登記一次，沒有統一規定。但是，一般的原則是：總分類賬要按照單位所採用的會計核算形式及時登賬；各種明細分類賬，要根據原始憑證、原始憑證匯總表和記賬憑證每天進行登記，也可以定期（三天或五天）登記。但是現金日記賬和銀行存款日記賬，應當根據辦理完畢的收付款憑證，隨時逐筆順序進行登記，最少每天登記一次。
3.登記賬簿的規範要求
（1）登記賬簿時，應當將會計憑證日期、編號、業務內容摘要，金額和其他有關資料逐項記入賬內，同時記賬人員要在記賬憑證上籤名或者蓋章，並註明已經登賬的符號(如打“√”)，防止漏記、重記和錯記情況的發生。
（2）各種賬簿要按賬頁順序連續登記，不得跳行、隔頁。如發生跳行、隔頁，應將空行、空頁劃線註銷，或註明“此行空白”或“此頁空白”字樣，並由記賬人員簽名或蓋章。
（3）登記賬簿時，要用藍黑墨水或者碳素墨水書寫。不得用原子筆(銀行的複寫賬簿除外)或者鉛筆書寫。紅色墨水只能用於制度規定的“按紅字沖賬的記賬憑證、在不設減少金額欄的多欄式賬頁中，登記減少數、在三欄式賬戶的餘額欄前，如未印明餘額方向的，在餘額欄內登記負數金額；”等情況。
（4）記賬要保持清晰、整潔，記賬文字和數字要端正、清楚、書寫規範，一般應占賬簿格距的二分之一，以便留有改錯的空間。
（5）凡需結出餘額的賬戶，應當定期結出餘額。現金日記賬和銀行存款日記賬必須每天結出餘額。結出餘額後，應在“借或貸”欄內寫明“借”或“貸”的字樣。沒有餘額的賬戶，應在該欄內寫“平”字並在餘額欄“元”位上用“0”表示。
（6）每登記滿一張賬頁結轉下頁時，應當結出本頁合計數和餘額，寫在本頁最後一行和下頁第一行有關欄內，並在本頁的摘要欄內註明“轉後頁”字樣，在次頁的摘要欄內註明“承前頁”字樣。
記賬目的
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2、有效發揮會計的監督職能。
3、編輯會計報表的主要依據。
4、進行會計分析的重要依據。
登記方法
（一）日記賬的格式和登記方法
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1.現金日記賬的格式和登記方法
（1）現金日記賬的格式。現金日記賬是用來核算和監督庫存現金每天的收入、支出和結存情況的賬簿，其格式有三欄式和多欄式兩種。無論採用三欄式還是多欄式現金日記賬，都必須使用訂本賬。
（2）現金日記賬的登記方法。現金日記賬由出納人員根據同現金收付有關的記賬憑證，按時間順序逐日逐筆進行登記，並根據“上日餘額 本日收入-本日支出=本日餘額”的公式，逐日結出現金餘額，與庫存現金實存數核對，以檢查每日現金收付是否有誤。借、貸方分設的多欄式現金日記賬的登記方法是：先根據有關現金收入業務的記賬憑證登記現金收入日記賬，根據有關現金支出業務的記賬憑證登記現金支出日記賬，每日營業終了，根據現金支出日記賬結計的支出合計數，一筆轉入現金收入日記賬的“支出合計”欄中，並結出當日餘額。
2.銀行存款日記賬的格式和登記方法
銀行存款日記賬是用來核算和監督銀行存款每日的收入、支出和結餘情況的賬簿。銀行存款日記賬應按企業在銀行開立的賬戶和幣種分別設定，每個銀行賬戶設定一本日記賬。銀行存款日記賬的格式和登記方法與現金日記賬相同。
（二）總分類賬的格式和登記方法
1.總分類賬的格式
總分類賬是按照總分類賬戶分類登記以提供總括會計信息的賬簿。總分類賬最常用的格式為三欄式，設定借方、貸方和餘額三個基本金額欄目。
2.總分類賬的登記方法
總分類賬可以根據記賬憑證逐筆登記，也可以根據經過匯總的科目匯總表或匯總記賬憑證等登記。
（三）明細分類賬的格式和登記方法
1.明細分類賬的格式
明細分類賬是根據二級賬戶或明細賬戶開設賬頁，分類、連續地登記經濟業務以提供明細核算資料的賬簿，其格式有三欄式、多欄式、數量金額式和橫線登記式（或稱平行式）等多種。（1）三欄式明細分類賬。三欄式明細分類賬是設有借方、貸方和餘額三個欄目，用以分類核算各項經濟業務，提供詳細核算資料的賬簿，其格式與三欄式總賬格式相同，適用於只進行金額核算的賬戶。（2）多欄式明細分類賬。多欄式明細分類賬是將屬於同一個總賬科目的各個明細科目合併在一張賬頁上進行登記，適用於成本費用類科目的明細核算。（3）數量金額式明細分類賬。數量金額式明細分類賬其借方（收入）、貸方（發出）和餘額（結存）都分別設有數量、單價和金額三個專欄，適用於既要進行金額核算又要進行數量核算的賬戶。（4）橫線登記式明細分類賬。橫線登記式明細分類賬是採用橫線登記，即將每一相關的業務登記在一行，從而可依據每一行各個欄目的登記是否齊全來判斷該項業務的進展情況。該明細分類賬適用於登記材料採購業務、應收票據和一次性備用金業務。
2.明細分類賬的登記方法
不同類型經濟業務的明細分類賬可根據管理需要，依據記賬憑證、原始憑證或匯總原始憑證逐日逐筆或定期匯總登記。固定資產、債權、債務等明細賬應逐日逐筆登記；庫存商品、原材料、產成品收發明細賬以及收入、費用明細賬可以逐筆登記，也可定期匯總登記。會計賬簿錯弊主要表現在以下方面：賬簿啟用、賬簿設定、賬簿登記、結賬。
更正方法
賬簿記錄應做到整潔，記賬應力求正確，如果賬簿記錄發生錯誤，應按規定的方法進行更正。更正錯賬的方法有：劃線更正法、紅字更正法、補充登記法。
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(一)劃線更正法
在結賬以前，如果發現賬簿記錄有錯誤，而記賬憑證沒有錯誤，僅屬於記賬時文字或數字上的筆誤，應採用劃線更正法。更正的方法是：先將錯誤的文字或數字用一條紅色橫線划去，表示註銷；再在劃線的上方用藍色字跡寫上正確的文字或數字，並在劃線處加蓋更正人圖章，以明確責任。但要注意劃掉錯誤數字時，應將整筆數字劃掉，不能只劃掉其中一個或幾個寫錯的數字，並保持被划去的字跡仍可清晰辨認。
（二）紅字更正法
紅字更正法是指由於記賬憑證錯誤而使賬簿記錄發生錯誤，而用紅字沖銷原記賬憑證，以更正賬簿記錄的一種方法。紅字更正法適用於以下兩種情況：
1.記賬以後，如果發現賬簿記錄的錯誤，是因記賬憑證中的應借、應貸會計科目或記賬方向有錯誤而引起的，套用紅字更正法進行更正。更正的方法是：先用紅字金額填寫一張會計科目與原錯誤記賬憑證完全相同的記賬憑證，在“摘要”欄中寫明“沖銷錯賬”以及錯誤憑證的號數和日期，並據以用紅字登記入賬，以沖銷原來錯誤的賬簿記錄；然後，再用藍字或黑字填寫一張正確的記賬憑證，在“摘要”欄中寫明“更正錯賬”以及沖賬憑證的號數和日期，並據以用藍字或黑字登記入賬。例如：C公司購入行政管理部門用辦公用品2700元，貨款用銀行存款支付。在填制記賬憑證時，誤記入“現金”科目，並已據以登記入賬，其錯誤記賬憑證所反映的會計分錄是：(1)借：管理費用2700貸：現金2700該項業務的會計分錄應貸記“銀行存款”科目。在更正時，套用紅字金額填制一張記賬憑證沖銷原會計分錄，並據以登記入賬，沖銷原錯誤的賬簿記錄。(2)借：管理費用2700貸：現金2700然後再用藍字或黑字填制一張正確的記賬憑證，並據以登記入賬。(3)借：管理費用2700貸：銀行存款2700
2.記賬以後，如果發現記賬憑證和賬簿記錄的金額有錯誤（所記金額大於應記的正確金額），而應借、應貸的會計科目沒有錯誤，套用紅字更正法進行更正。更正的方法是：將多記的金額用紅字填制一張記賬憑證，而應借、應貸會計科目與原錯誤記賬憑證相同，在“摘要”欄寫明“沖銷多記金額”以及原錯誤記賬憑證的號數和日期，並據以登記入賬，以沖銷多記的金額。例如：D企業的生產車間領用一批工具，價值900元。在填制記賬憑證時，誤記金額為9000元，但會計科目、借貸方向均沒有錯誤，並已據以登記入賬。其錯誤記賬憑證所反映的會計分錄是：(1)借：製造費用9000貸：低值易耗品9000更正時，應將多記的金額8100元用紅字編制如下的記賬憑證，並登記入賬。(2)借：製造費用8100貸：低值易耗品8100
（三）補充登記法
記賬以後，如果發現記賬憑證和賬簿記錄的金額有錯誤（所記金額小於應記的正確金額），而應借、應貸的會計科目沒有錯誤，套用補充登記法進行更正。更正的方法是：將少記的金額用藍字或黑字填制一張應借、應貸會計科目與原錯誤記賬憑證相同的記賬憑證，在“摘要”欄中寫明“補充少記金額”以及原錯誤記賬憑證的號數和日期，並據以登記入賬，以補充登記少額。
使用方法
（一）對賬
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對賬就是指在本期內對賬簿記錄所進行核對。為了保證各種賬簿記錄的完整和正確，為編制會計報表提供真實可靠的數據資料，必須做好對賬工作。
對賬包括賬證核對、賬賬核對、賬實核對。
1．賬證核對，是指各種賬簿的記錄與有關會計憑證進行核對。
2．賬賬核對，是指各種賬簿之間的有關數字進行核對。主要包括：（1）總分類賬各賬戶本月借方發生額合計數與貸方發生額合計數是否相等；期末借方餘額合計數與貸方餘額合計數是否相等，以檢查總分類賬戶的登記是否正確。(2）各明細分類賬的本期借、貸方發生額合計數及期末餘額合計數與總分類賬應該分別核對相符，以檢查各明細分類賬的登記是否正確。（3）現金日記賬和銀行存款日記賬的本期借、貸方發生額合計數及期末餘額合計數與總分類賬應該分別核對相符，以檢查日記賬的登記是否正確。（4）會計部門有關財產物資的明細分類賬結存數，應該與財產物資保管或使用部門的有關保管賬的賬存數核對相符，以檢查雙方記錄是否正確。
3．賬實核對，是指各種財產物資的賬面餘額與實存數額相核對。具體內容包括：（1）現金日記賬賬面餘額與實地盤點的庫存現金實有數相核對；（2）銀行存款日記賬賬面餘額與開戶銀行賬目（銀行對賬單）相核對；（3）各種財產物資明細分類賬賬面餘額與其清查盤點後的實存數相核對；（4）各種應收、應付款明細分類賬賬面餘額與有關債務、債權單位的賬目相核對。賬實核對一般是通過財產清查進行的。對此，將在財產清查一講中做詳細說明。
（二）結賬
各個單位的經濟活動是連續不斷進行的，為了總結每一會計期間(月份、、季度、年度)的經濟活動情況，考核經營成果，編制會計報表，就必須在每一會計期末進行結賬。結賬是指在將本期內所發生的經濟業務全部登記入賬的基礎上，於會計期末按照規定的方法結算賬目，包括結計出結算出本期發生額和期末餘額。
1.結賬的主要程式和內容
（1）結賬前，必須將本期內發生的各項經濟業務全部登記入賬。
（2）實行權責發生制的單位，按照權責發生制的要求，進行賬項調整的賬務處理，並在此基礎上，進行其他有關轉賬業務的賬務處理，以計算確定本期的成本、費用、收入和利潤。需要說明的是，不能為了趕編報表而提前結賬，也不能將本期發生的經濟業務延至下期登賬，也不能先編會計報表後結賬。
（3）結賬時，應結出現金日記賬、銀行存款日記賬以及總分類賬和明細分類賬各賬戶的本期發生額和期末餘額，並將期末餘額結轉下期。
2.結賬的方法
計算登記各種賬簿本期發生額和期末餘額的工作，一般按月進行，稱為月結；有的賬目還應按季結算，稱為季結；年度終了，還應進行年終結賬，稱為年結。期末結賬主要採用劃線結賬法。也就是期末結出各賬戶的本期發生額和期末餘額後，加以劃線標記，將期末餘額結轉下期。結賬時，不同的賬戶記錄應分別採用不同的方法：
(1）月結。每月結賬時，應在各賬戶本月份最後一筆記錄下面劃一條通欄紅線，表示本月結束；然後，在紅線下面結出本月發生額和月末餘額，如果沒有餘額，在餘額欄內寫上“平”或“0”符號。同時，在摘要欄內註明“本月合計”或“×月份發生額及餘額”字樣，最後，再在下面劃一條通欄紅線，表示完成月結工作。（2）季結。季結的結賬方法與月結基本相同，但在摘要欄內註明“本季合計”或“第×季度發生額及餘額”字樣。（3）年結。辦理年結時，應在12月份月結下面（需辦理季結的，應在第四季度的季結下面）結算填列全年12個月的月結髮生額和年末餘額，如果沒有餘額，在餘額欄內寫上“平”或“0”符號，並在摘要欄內註明“本年合計”或“年度發生額及餘額”字樣；然後，將年初借（貸）方餘額抄列於下一行的借（貸）方欄內，並在摘要欄內註明“年初餘額”字樣，同時將年末借（貸）方餘額再列入下一行的貸（借）方欄內，在摘要欄內註明“結轉下年”字樣；最後，分別加計借貸方合計數，並在合計數下面劃通欄雙紅線表示封賬，完成了年結工作。需要更換新賬的，應在新賬有關賬戶的第一行摘要欄內註明“上年結轉”或“年初餘額”字樣，並將上年的年末餘額以相同方向記入新賬中的餘額欄內。
更換程式
會計賬簿的更換是指在會計年度終了，將上年舊賬更換為次年新賬。
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| 裝訂及更換方法 | |
更換新賬的程式是：年度終了，在本年有餘額的賬戶“摘要”欄內註明“結轉下年”字樣。在更換新賬時，註明各賬戶的年份，在第一行“日期”欄內寫明1月1日；“記賬憑證”欄空置不填；將各賬戶的年末餘額直接抄入新賬餘額欄內，並註明餘額的借貸方向。過入新賬的有關賬簿餘額的轉讓事項，不需要編制記賬憑證。在新的會計年度建賬並不是所有的賬簿都更換為新的。一般來說，現金日記賬、銀行存款日記賬、總分類賬、大多數明細分類賬應每年更換一次。但是有些財產物資明細賬和債權債務明細賬，由於材料品種、規格和往來單位較多，更換新賬，重抄一遍，工作量較大，因此，可以跨年度使用，不必每年更換一次。第二年使用時，可直接在上年終了的雙線下面記賬。各種備查簿也可以連續使用。編輯本段會計賬簿的保管會計賬簿是各單位重要的經濟資料，必須建立管理制度，妥善保管。賬簿管理分為平時管理和歸檔保管兩部分。
(一)賬簿平時管理的具體要求
各種賬簿要分工明確，指定專人管理，賬簿經管人員既要負責記賬、對賬、結賬等工作，又要負責保證賬簿安全。會計賬簿未經領導和會計負責人或者有關人員批准，非經管人員不能隨意翻閱查看會計賬簿。會計賬簿除需要與外單位核對外，一般不能攜帶外出，對攜帶外出的賬簿，一般應由經管人員或會計主管人指定專人負責。會計賬簿不能隨意交與其他人員管理，以保證賬簿安全和防止任意塗改賬簿等問題發生。
(二)舊賬歸檔保管
年度終了更換並啟用新賬後，對更換下來的舊賬要整理裝訂，造冊歸檔。歸檔前舊賬的整理工作包括：檢查和補齊應辦的手續，如改錯蓋章、註銷空行及空頁、結轉餘額等。活頁賬應撤出末使用的空白賬頁，再裝訂成冊，並註明各賬頁號數。舊賬裝訂時應注意：活頁賬一般按賬戶分類裝訂成冊，一個賬戶裝訂成一冊或數冊；某些賬戶賬頁較少，也可以合併裝訂成一冊。裝訂時應檢查賬簿扉頁的內容是否填寫齊全。裝訂後應由經辦人員及裝訂人員、會計主管人員在封口處簽名或蓋章。舊賬裝訂完畢應編制目錄和編寫移交清單，然後按期移交檔案部門保管。各種賬簿同會計憑證和會計報表一樣，都是重要的經濟檔案，必須按照制度統一規定的保存年限妥善保管，不得丟失和任意銷毀。根據《會計檔案管理辦法》的規定，總分類賬、明細分類賬、輔助賬、日記賬均應保存15年。其中，現金、銀行存款日記賬要保存25年，涉外和對私改造賬簿應永久保存。保管期滿後，應按照規定的審批程式報經批准後才能銷毀。
