會議的流程管理

舉行會議

1.不要離題

舉行會議,千萬不要離題。要使會議不離主題,會前最好明確以下兩點:

(1)思考在前

①傳閱議程及所有的相關資料;

②會前爭取來自可能同盟者的支持。

(2)避免陷阱

①確保在會議之前明確會議目的;

②當與會者偏離議程時提醒他們。

準備會議

1.邀請與會者

(1)考慮與會者在一個小組中如何工作。

(2)排定會議時間要考慮旅行時間。

(3)如果有人不能出席,就重新安排會議。

(4)議程的每個項目旁列出發言者的姓名。

會議角色(貢獻)

·提供信息 他們是否有共同分享的信息?例如,一位銷售經理報告客戶的反映。

·提供建議 他們能否提供特殊的意見或信息?

·提供特殊專長 他們的專業身份是否有用?例如,處理契約爭議的律師。

·授權行動 他們能否實施以獲得統一的行動?例如,在一個預算會議上的一位財務主管。

2.準備議程

(1)編排議程

①避免在情緒低落時段開會。

②保證將議程的任何改變都通知會議主席。

③議程應儘可能簡短,試將議程限於一頁紙。

④儘早討論最重要的問題,此時與會者最精神。

(2)構想議程

①議程應包括會議日期、時間、地點和目的等細節。

②目的明確。

③全體與會者需要確切知道會議對他們的要求。

④把類似的議題放在一起,分配給每一項議程的時間應體現出它們的優先次序。

⑤無人會介意提早結束會議,但是會議超過預定時間會令人不快。

(3)分發議程(議程草案和最終議程)

①決定需要在會上提出的問題。

②將議程初稿發給全體與會者,徵求他們關於項目的建議。

③將建議匯總到下一草案中。

④重新在全體與會者中傳閱議程,徵求他們的同意並定稿。

(4)確定地點

不同類型的會議需要不同的會議場所,正確選擇會議場所才能達到最佳的會議效果。

會議場所

特 點
你的辦公室

你的工作位置或一張會議桌,外加幾把椅子
●你的全部資料在手邊

●你的權威性可能得到加強

●可能會有電話干擾,或者有人打擾
下級的辦公室

下級的工作處
●可能提高一位下級的地位和士氣

●如果工作處狹小,可能會使雙方都感到不適
單位會議室

供員工使用的公司會議室
●避免由於使用個人辦公室而引起公司等級問題

●外人可能同與會者接觸而打擾會議
外面的會議室

在公司之外的中立會議室
●保證沒有任何一方占地主優勢

●如果保密是重要的,這類會議很有用

●可能很昂貴,並且每個人都不熟悉
會議中心

一個大的聚會場所,例如在一所大學裡
●具有開大會的設備

●需要時能夠提供技術支持和安全保衛

●可能缺少非正式的小規模聚會的機會
城外的會議場所

異地的一間辦公室、會議室或飯店
●適合與會者來自各個地方的情況

●在某種場合增加幾分魅力

●旅途時間和食宿耗費很多

(5)安排座位

會議的管理者應該根據不同的會議目的採取不同的座位安排方式。

①一對一形式。這種安排座位的形式適用於小型會議。一對一形式又有三種安排座位的方式,而這三種方式分別包含著三種暗示。

例如,主管找你談事情,會出現以下三種情形:

情形一 主管:小張過來,坐在我身邊,咱們談一談。

暗示:支持性,即彼此之間是一種互相支持的關係。

情形二 主管:小張你坐這兒,咱們交流一下。

暗示:合作性,即彼此之間是一種合作關係。

情形三 主管:小張,請坐這個地方,咱們談一談。

暗示:面對面,感覺像是在跟客戶面對面的溝通,表明彼此是平等的合作關係。

情景四:小張,你坐這咱們怎么交談啊。

暗示:迫切需要和你交換意見

在召開正式會議的時候,會議安排者應該根據與會者的級別和商務禮儀的規範分別安排就座。例如,如果會議室的桌子是長條型的,那么短邊最靠里的位置是最尊貴的位置,應該把最重要的與會者安排在此位置上。一般會讓老總坐在這個位置上,秘書一定要安排在老總的右手邊。

②運用策略安排座位

圖30-2 運用策略排座

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會議的流程管理

會議主席的位置決定了其他座位的意義。一個會議里往往會有幾種人,有支持者,有反對者,還有觀望者。合理安排這三種人的座位,可以幫助達到會議的目的。對於有爭議的會議,儘量避免安排觀點相反和觀點相近的人相鄰而座,還可根據你了解和分析的與會人對所要討論問題的觀點規劃座位。此外,與與會者會議中的目光接觸也很重要,誰與誰會進行正面目光接觸,就相應安排他們相對而坐。

(6)會議用品

會前應檢查會議場所相關用品是否準備妥當,它們包括:

①茶具

②休息室、吸菸處

③停車位

④資料

⑤通訊設備

⑥書寫用品

自檢

填寫下表,檢查你的會議是否準備好了?

(1)出席會議的目的:
(2)是否一定要開會才能達到上述目的? 是□ 不是□
(3)會議的形式? 非正式會議□ 正式會議□ 新的會議形式□
(4)會議時間?
(5)會議的議程及主持人?
(6)會議的地點?
(7)會場如何布置?
(8)出席人數?
(9)出席者名單?
(10)出席者的職稱及座位安排?
(11)是否安排出席人員往返會場的交通工具? 是□ 不是□
(12)是否安排出席人員住宿? 是□ 不是□
(13)會議通知單何時發出?
(14)是否有資料隨會議通知單預先送達? 是□ 不是□
(15)準備哪些輔助視聽設備?
(16)準備哪些文具?
(17)準備停車位?
(18)準備會議場所周邊的位置圖:電話間

洗手間

茶水間

餐廳

休息室

安全門
(19)是否要求準備資料及副本,資料及副本的份數?
(20)安排膳食及座位?
(21)其他:是否有飲食禁忌 是□ 不是□

是否需要翻譯 是□ 不是□

是否有殘障者參加 是□ 不是□

出席會議

1.積極參與

會議參與者應該積極參與會議討論,收集會議信息,結識新朋友並辨認對立方。

2.傾聽發言

(1)聆聽發言時注意力應集中,目光直視發言者,表示對發言內容很感興趣。

(2)與會者在會場上交頭接耳和坐立不安,會使傾聽發言的人感到不快。

(3)對於無關事項的討論,在剛開始時就應當進行勸阻。

(4)傾聽不僅用耳,傾聽發言時的肢體語言也很重要。

3.處理問題

(1)為了使會議取得成功,會議發起者應負起個人責任。

(2)鼓勵與會者在會議上輪流擔任主席。

(3)你若拒絕一項動議,就應該提出一個可能取得一致的新動議。

(4)作為主席,應該讓大家講出所有觀點。

4.做備忘錄

(1)備忘錄應當簡短,並寫成筆記形式。

(2)及時遞交備忘錄,可以促進被討論問題的及時解決。

(3)會議秘書若對一個問題不太明了,應當與會議主席進行討論。

(4)備忘錄應能讓缺席者完全理解。

5.分發和跟蹤備忘錄

(1)確保會議主席批准備忘錄。

(2)會議結束一兩天內分發備忘錄。

(3)在兩個會議之間跟蹤備忘錄中那些要採取的行動。

(4)利用備忘錄中某個正在進行的事項編寫一份情況報告,與下次會議的議程一起傳閱。

(5)每次會議上,與會者一起核實並審批上次會議的備忘錄。

本講總結

會議是溝通協調的一個重要手段,也是公開表達意見的形式,通過舉行會議及參加會議,能夠聽取意見,獲得資訊。如果不懂得會議管理技巧,會議不僅會變得毫無意義,而且會浪費大量的時間。因此,要想真正發揮會議的作用,必須明確會議目的,做好會前準備。參加會議者要想達到參加會議的目的,也必須做好參加會議的準備。同時,會後的後續工作也很重要。

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