什麼是書面溝通
書面溝通是以文字為媒體的信息傳遞，形式主要包括檔案、報告、信件、書面契約等(口頭溝通是以口語為媒體的信息傳遞，形式主要包括面對面交談、電話、開會、講座、討論等)書面溝通是一種比較經濟的溝通方式，溝通的時間一般不長，溝通成本也比較低。這種溝通方式一般不受場地的限制，因此被我們廣泛採用。這種方式一般在解決較簡單的問題或發布信息時採用。在計算機信息系統普及套用的今天，我們很少採用紙質的方式進行溝通。
書面溝通的優點
書面溝通本質上講是間接的，這使得其有許多優點：
- 可以正式的或非正式的，可長可短。
- 可以使寫作人能夠從容地表達自己的意思。
- 詞語可以經過仔細推敲，而且還可以不斷修改，直到滿意表達出個人風格。
- 書面材料是準確而可信的證據。所謂“白紙黑字”。
- 書面文本可以複製，同時傳送給許多人，傳達相同的信息。
- 在群體內部經常受限於約定俗成的規則。
- 書面材料傳達信息的準確性高。
書面溝通障礙
間接性也給書面溝通造成了一些特殊障礙。
- 發文者的語氣、強調重點、表達特色，以及發文的目的經常被忽略而使理解有誤。
- 信息及含意會隨著信息內容所描述的情況，以及發文和收文時的部門而有所變更。這包括：
- 個人觀點——收文者很容易忽略與他自己的看法有衝突的信息。
- 發文者的地位——發文者是上司、部屬或同一階層的同事，會影響信息的意義。
- 外界的影響——收文者能否專心閱讀收到的信息？收文者的心情如何？你寫這封函或備忘錄的時候心情如何？這封函送達的時間是大清早或是午餐的時候？等等。
- 發文者選擇的格式或時機不當。收文者很可能因為你一開始採用的格式不當，而不太注意你的信息內容。
書面溝通適用情形
（1）簡單問題小範圍溝通時（如3~5個人溝通一下產出物最終的評審結論等）；
（2）需要大家先思考、斟酌，短時間不需要或很難有結果時（如項目組團隊活動的討論、複雜技術問題提前知會大家思考等）；
（3）傳達非重要信息時（如分發周項目狀態報告等）；
（4）澄清一些謠傳信息，而這些謠傳信息可能會對團隊帶來影響時。
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