簡介
圖文檔管理就是指這些文檔、電子表格、圖形和影象掃描文檔的存儲、分類和檢索。文檔管理的關鍵問題就是解決文檔的存儲、文檔的安全管理、文檔的查找、文檔的線上查看、文檔的協作編寫及發布控制等問題。
圖文檔管理（Drawing and Document Management），文檔與圖紙是企業重要的智力資產。在企業中，圖紙與文檔一般都以電子文檔的形式存在，比如微軟.doc格式，x[1]ls格式，ppt格式，pdf格式，jpf格式，dwg格式，純文本.txt格式等；從內容上，可能是商務契約、會議記錄、產品手冊、客戶資料、設計文檔、推廣文案、競爭對手資料、項目文檔、項目圖紙，設計圖紙，經驗心得等。這些檔案可能是過程性質的，也可能是公司正式發布的文檔，可能處在編寫階段，也可能是已經歸檔不能再修改的。文檔的狀態包括草稿、正式、鎖定、作廢、歸檔、刪除等。
圖文檔管理在法律事務所、保險公司、政府財政部門、廣告代理公司和其它具有大量書面檔案或影象操作活動的商業領域中最為有用。
隨著信息化進程，圖文檔管理越來越受到企業的重視，但是企業在進行圖文檔管理的過程中，經常會碰到以下的問題：海量文檔存儲，管理困難；查找緩慢，效率低下；文檔版本管理混亂；文檔安全缺乏保障；文檔無法有效協作共享；知識管理舉步維艱等。所以文檔管理逐漸成為國內外業界研究的熱點。
市面上最著名的圖文檔管理軟體是致得E6協同文檔管理系統、廣州思昂文檔管理系統、煒邦圖文檔管理軟體、德雅文檔管理系統、易度文檔管理系統。
管理特點
層次展現―樹形目錄結構的文檔存儲和展現形式，使得文檔更加容易查閱。
許可權管理--依據層次結構文檔的管理人許可權體系。通過文檔目錄和文檔種類管理人，使得文檔的保密，許可權查閱等需求得到了滿足。
檔案上傳--檔案內部發布，使得文檔發布到內部的文檔查閱界面。
導入導出--檔案導入導出，指通過選擇指定的文檔將其從系統中導出，從對應檔案中將其內容恢復到系統轉化為文檔。這使得文檔可以存儲為特定結構的檔案用於備份或資源共享，為文檔備份、文檔遷移、資料共享等提供了很好的途徑。
圖紙預覽--圖紙可線上預覽，為圖紙查看管理提提供方便，減少逐一打開查看的時間。
線上編輯--圖紙可以線上編輯，編輯後可直接保存至伺服器。
審批檔案--為檔案建立自動化流轉功能，節約檔案流轉的成本，提高辦公效率。
自動編號--可在系統中設定相應的規則，為大量的圖紙與檔案設定個性化自動編號，方便了大量圖紙檔案的管理。
主要功能
集中存儲：為企事業單位搭建海量文檔集中存儲的平台，實現圖紙文檔的統一存儲與共享。
顯示模式：支持目錄以列表模式或縮略圖模式顯示，圖片格式檔案可以以縮略圖形式預覽。
全文搜尋：E6全文搜尋及高級搜尋引擎幫您快速從海量資料中精準查找所需圖紙檔案。
版本管理：E6強大的版本管理功能，文檔關聯多版本，避免使用錯誤圖紙版本造成損失，同時支持歷史版本的查看、回退與下載。
文檔審批：自定義檔案審核流程以適應企業內部對圖紙檔案管理的需求，流程人員中可在審批過程進行加簽、收回、修訂等操作，流程每次處理，節點相關人員都會收到即時訊息、郵件、簡訊提示，真正實現圖紙檔案的自動化流轉，節約了大量的圖紙檔案傳輸費用，加快圖紙審核，真正提高辦公效率。
自動編號：系統提供25種變數，可自由組合設計編號規則。配合規則進行條件匹配可實現靈活的編號效果，上傳至系統中的大量圖紙可以自動生成編號，減少了手動編號的時間，提高工作效率。
文檔審計：文檔審計信息描述了圖紙文檔生命周期全過程中的每一個動作，包括操作人、動作、日期時間等信息，通過審計跟蹤您可以全局掌握系統內部所有圖紙檔案的操作情況。
摘要及縮略圖：系統會自動為上傳的Office文檔、txt、pdf等類型檔案生成摘要；系統支持為圖片、音頻、視頻類檔案增加摘要及縮略圖，便於預覽查看。摘要及縮略圖功能簡化了操作，用戶無需逐個打開大型的圖紙文檔即可快速預覽圖紙內容。
修訂版管理：系統的“修訂版管理”功能，對圖紙檔案的每次修改保存後，系統會自動生成一個新的版本，一個檔案可以存在多個版本，並且保證用戶每次打開的為最新版圖紙。同時支持歷史版本的查看與回退，從而保證流通中圖紙版本的一致性，大大改善了圖紙版本多樣錯綜複雜的局面。
文檔連結：支持將圖紙文檔傳送至常用文檔，用戶無需每次在打開各個目錄中查找； 支持將圖紙文檔傳送至目錄，方便其他部門查閱，支持將文檔傳送至指定用戶從而協同完成工作； E6與電子郵件集成，支持直接將大型圖紙傳送至Email，無需登錄信箱及手動上傳附屬檔案，操作簡便、節約了很多時間，非常方便易用。
關聯文檔：文檔新建或上傳後，系統會自動或手動為檔案生成唯一編號，支持文檔的批量關聯。E6支持通過檔案唯一編號，實現文檔與相關文檔、圖紙、圖片及其它格式附屬檔案進行關聯，點擊連結即可一鍵快速查看，可通過一個圖紙檔案快速找到服務於同一項目的其他圖紙檔案，十分方便快捷。
文檔屬性：可以對圖紙檔案增加屬性與屬性值，方便圖紙文檔的分類管理，並且便於在海量資料中搜尋。用戶可根據對屬性設定直接標誌圖紙內容與性質，節約了大量逐一查看的時間。
規則套用：系統支持為目錄設定規則，指定動作、條件和操作，當動作觸發符合設定的條件，系統則自動執行規則的操作。規則的設定可以使大量的圖紙檔案智慧型化編錄至目錄，並且還能自動發起審批進入流程，實現圖紙檔案的審批自動化。
許可權管理：提供許可權控制機制，可針對用戶、部門及崗位進行細粒度的許可權控制，控制用戶的管理、瀏覽、閱讀、編輯、下載、刪除、列印、訂閱等操作，保障機密圖紙只有相關人員可以查看，不會造成外泄，實現圖紙檔案安全共享。
存儲加密：檔案採用加密存儲，防止機密圖紙檔案非法擴散，全面保證企業級數據的安全性和可靠性。
安全備份：支持自動備份資料庫和完整數據備份兩種方式，當文檔或硬碟因人員誤操作或病毒感染等原因導致破壞時，可以利用完整備份的數據在第一時間進行恢復，充分保證內部核心圖紙資料的完整和安全。
多媒體查看器：E6除了管理文檔外，還支持多媒體數字資產的存儲及管理。您可以直接在系統中預覽圖片、播放視頻、音頻。支持的格式包含：gif、jpg、png、 bmp、psd 、ai 、tif 、mp3、wav、wma、flv、mpg、 avi 、wmv、mp4等。
CAD圖紙管理：E6為了滿足工程建築、房地產等行業的需求，系統支持AutoCAD、SolidWorks、Pro/E、STL等300多種檔案格式的線上預覽及管理，減少等待預覽及審核圖紙的時間。
紙質文檔電子化管理：E6除了可以管理電子文檔、多媒體檔案、CAD圖紙外，還支持紙質文檔電子化管理。通過掃瞄器將紙質文檔轉化為jpg或者PDF存儲至系統。
電子郵件集成：E6與電子郵件集成，可直接在系統內部傳送文檔至指定電子信箱，大型的圖紙檔案不用再以添加附屬檔案的方式，就可以直接傳送郵件至指定信箱，節約了大量管理成本。
掃瞄器集成：與掃瞄器緊密集成，通過掃瞄器將紙質資料轉化為電子的圖片或PDF檔案存儲。減少通過檔案櫃或抽屜查找圖紙文檔所花費的時間，降低圖紙文檔可能被損壞、丟失的風險或正在被另一用戶使用而重複複印造成大量紙質成本的浪費。
同步助手：當企業內部有大量圖紙需要統一集中管理時，可以通過同步助手，無需登錄系統進行繁瑣的手動操作，自行設定同步時間間隔，隨時拉取系統內部檔案資源至本地計算機。大大節約了逐一上傳大量圖紙的時間。
高級文檔操作：所有可以在本機打開的圖紙文檔如：CAD檔案，致得E6均支持線上閱讀及線上編輯，系統會與本地的軟體進行關聯，可以在系統中直接編輯圖紙，方便了圖紙檔案的操作與管理。
