簡介
訂艙單上通常會有貨名，重量及尺碼、起運港，目的港、收發貨人、船名等內容。承運人對這種申請(預約)給予承諾後，就會在艙位登記簿上登記，即表明承托雙方已建立了有關貨物運輸的關係，並著手開始貨物裝船承運的一系列準備工作。
訂艙流程
接受貨主詢價
海運詢價：
① 需掌握髮貨港至各大洲，各大航線常用的，及貨主常需服務的港口，價格 ；
② 主要船公司船期信息 ；
③ 需要時應向詢價貨主問明一些類別信息，如 貨名 ，危險級別等。（ 水路危規 ）
陸運詢價：（人民幣費用）
① 需掌握各大 主要城市公里數 和拖箱價格；
② 各港區裝箱價格；
③ 報關費、 商檢、動植檢 收費標準。
不能及時提供的，需請顧客留下電話、姓氏等聯繫要素，以便在儘可能短的時間內回復貨主。
接單（接受貨主委託）
接受貨主委託後（一般為傳真件）需明確的重點信息：
船期、件數
箱型、箱量
毛重
體積
各箱型最大體積為：( 長*寬*高 ) 可裝體積， 可裝重量
1×20'GP=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT
1×40'GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT
1×40'HC=76CBM 12*2.7*2.38
1×45'GP=86CBM
（註：GP general purpose 普通箱；CBM cubic metre 立方米；MT metric ton 公噸 ；HC high cubic 高箱 ）
付費條款、貨主聯繫方法
做箱情況，門到門還是內裝
訂艙
繕制委託書（十聯單）；
制單時應最大程度保證原始托單的數據正確、相符性，以減少後續過程的頻繁更改。
加蓋公司訂艙章訂艙：需提供訂艙附屬檔案的（如船公司價格確認件），應一併備齊方能去訂艙。
取得配艙回單，摘取船名、航次、提單號信息。
做箱
門到門：
填妥裝箱計畫中：做箱時間、船名、航次、關單號、中轉港、目的港、毛重、件數、體積、門點、聯繫人、電話等要因，先於截關日（船期前兩天）1~2天排好車班。
內裝：
填妥裝箱計畫中:船期船名航次、關單號、中轉港、目的港、毛重、件數、體積、進艙編號等要因，先於截關日（船期前兩天）1~2天排好車班。
取得兩種做箱方法所得的裝箱單（CLP）
報關（有時同時、有時先於做箱）
了解常出口貨物報關所需資料。
① 需商檢
② 需配額
③ 需許可證
④ 需產地證
⑤ 需提供商標授權、商標品名
⑥ 出口香港地區貨值超過$10萬，其他地區超過$50萬，核銷時需提供結匯水單（複印件）
⑦ 需提供商會核價章
填妥船名航次，提單號，對應裝箱單(packing list)，發票，所顯示的毛重淨重，件數，包裝種類，金額，體積， 貿易方式， 審核報關單的正確性（單證一致）。
顯示報關單所在貨物的 “中文品名”，對照 海關編碼 大全，查閱商品編碼，審核兩者是否相符，按編碼確定計量單位，並根據海關所列之監管條件點閱所缺乏報關要件。
備妥報關委託書，報關單，手冊，發票 （原件） ，裝箱單 （原件） ， 契約， 核銷單，配艙回單（十聯單第五聯以後）和其他所需資料，於截關前一天通關。
跟蹤場站收據，確保配載上船。
凡是退關改配的，若其中有下個航次，出運仍然需要，諸如許可證，配額，商檢，動植檢之類的檔案資料，退關、改配通知應先於該配置船期一個星期到達，以便（報運部）順利抽回資料，重新利用。否則只會順延船期，造成麻煩。
提單確認和修改
問明顧客“提單”的發放形式：
① 電放： 需顧客提供正本“電放保函”（留底），後出具公司“保函”到船公司電放。
② 預借：(經船公司同意)需顧客提供正本“預借保函”（留底），後出具公司“保函”到船公司預借。
③ 倒簽 ：(經船公司同意) 需顧客提供正本“倒簽保函”（留底），後出具公司“保函”到船公司倒簽。
*此種情況下，多半是簽發HOUSE B/L.
④ 分單：(經船公司同意)應等船開以後3~4天（候艙單送達海關，以保證退稅），再將一票關單拆成多票關單。
⑤ 並單：(經船公司同意)應等船開以後3~4天（候艙單送達海關，以保證退稅），再將多票關單合成一票關單
⑥ 異地放單：(經船公司同意)須經船公司同意，並取得貨主保函和異地接單之聯繫人，電話，傳真，公司名，地址等資料方可放單。
依據原始資料，傳真於貨主確認，並根據回傳確立提單正確內容。
簽單
查看每張正本提單是否都簽全了證章。
是否需要手簽。
航次費用結算
海運費
① 預付(FREIGHT PREPAID)
② 到付(FREIGHT COLLECT)
陸運費
① 訂艙
② 報關(包括返關之前已經報關的費用)
③ 做箱(內裝/門到門)
④ 其他應考慮的費用：
沖港費/沖關費
商檢、動植檢、提貨費、快遞費、電放、更改
提單、發票發放（提單樣本）
貨主自來取件的,需簽收通過EMS和快遞送達的,應在“名址單”,上標明諸如:“提單號”、“發票號”、“核銷單號”、“許可證號”、“配額號"等要素以備日後查證
其中報關單包括出口退稅聯黃色，出口核銷聯淡綠色，另外還有下貨紙。
