概況
留學文書是指留學申請中申請者需提交並準備的一系列英文書面材料，涵蓋個人陳述（又稱Personal Statement, statement of purpose, Letter of Intent, Letter of Motivation），推薦信（又稱Letter of Reference, Letter of recommendation），簡歷（又稱CV，Curriculum Vitae, Résumé），短文（又稱Application Essay）等等。
留學文書個人陳述
概念：
個人陳述：是在申請過程中按照學校要求來寫一篇有關申請人背景，學術成就和未來研究和職業目標的文章。一篇成功的個人陳述應不但應該語言流暢，邏輯嚴謹，層次分明，更要充分顯示申請人的才華並抓住審閱人的注意力。幾乎所有學校都要求提交個人陳述。只要每到申請季節來臨時，一個招生評審一天大概必須要看5~10篇個人陳述，如果沒有吸引人的"主題"和邏輯清楚的思路，加上"敘述語句"而非枯燥的純粹描述事實，招生委員會很快的將這篇PersonalStatement略過。
個人陳述也有不同的名稱，如PersonalStatement，Statement of Purpose，StatementofIntent,StatementofObjectives,Academic Statement，Study Plan，Academic Objectives等。
個人陳述內容：
（一）申請者的學術或專業興趣及背景；
（二）欲研究的方向；
（三）未來的職業目標。
如果個人陳述寫作得當，可以很大程度地提高申請者獲得錄取和獎學金的機會。這對申請者來說是一個絕好的機會。可惜的是很多申請者對TOEFL、GRE可謂嘔心瀝血，而對個人陳述往往一蹴而就，敷衍了事，內容貧乏、語法錯誤連篇。而西方的大學並不單是通過傳統的考試來考評其申請者的資格，這並不是說他們的錄取標準不嚴格。外國教授在決定你是否正是他們想要的人時，首先希望聽一聽你對於你自己作何評價。當你通過申請文書來介紹你自己時，你會發現所面臨的機遇和挑戰同樣之大。要寫出成功的申請文書僅僅有那些適用於任何類型寫作的基本寫作技巧（清晰、簡潔）是遠遠不夠的。一篇好的申請文書要求申請人能夠用一種與其他申請人完全不同方式，巧妙地展現自己的獨特個性和經驗。這是一件要求比較高，通常非常繁累的工作。這不僅僅對中國人如此，以英語為母語的人在此類寫作時也會感到十分的頭疼，但是我們中國人還需克服語言的障礙。
個人陳述寫作規範：
個人陳述的內容應包含下列三項資料：
（一）申請者的學術或專業興趣及背景；
（二）欲研究的方向；
（三）未來的職業目標；
寫作時，依以上三點將文章分為三各主要部分。不要像列清單，也不要重覆申請表格已有的資料。
注意事項：
（一）詳讀學校的寫作說明並了解問題的重點，不贅言，不遺漏，且在要求的字數內完成。例如學校要求五百字內完成(In500wordsorlessdiscuss...)，則全文最好不要超過五百字。如果學校要求以問答方式來敘述(Responsestoessayquestions,Pleaselimityourresponsetoonepage.)，即依其要求回答不長過一頁。（二）寫作時應清楚明確。
例如：
1."IaminterestedinEnglishliterature"這句話表達不夠清楚，而"IwasconcentratedonMiltonandShakespeareincollege"就明白的說出了申請人的志趣及研究範圍。
2."Iwasveryactiveasastudentrepresentative"最好說明曾經做什麼："組織活動，主辦演講，溝通學生與校方意見等。
3."Iamattractedtoyourdepartmentbyitsbrilliantfaculty."應說明教授的認知是從何而來，如在何處讀到某教授的文章而願受教於他，或某位教授正在從事一項重要研究，與自己欲攻讀的研究領域相同等。表達對所申請之系的課程、教師和特性有些了解，依學校之不同而提及某位任教於該校的教授、新課程或該校的某個學位有興趣。
4.但一般來說，切忌把研究範圍和計畫限定到過於狹窄，如寫非某一位教授的研究組不進或者非某一個具體問題不研究。
（三）不要用語意模糊的句子，如"Youresteemedschool"應代以學校的名字。"Iwillreturntoservemycountry"應明確的說出所要從事的到底是什麼工作等。
（四）文章需要有一個明確的主題 。不要離題，談論一些不相干的事。需要考慮合理的圍繞主題安排材料。多寫你自己感興趣的經歷與研究問題。
（五）寫一個引人入勝的開頭——小故事，名人名言，或者有意思的場景或描述，而不要說一些成詞濫調，如"Iwasbornin.."或"Myparentscamefrom..."。結尾處記得呼應主題。
（六）文風可以適當幽默，但是不要太過。態度誠懇認真，不卑不亢。用積極的態度說明弱點，比如托福成績不高等，但不能表現得過份自信。重要的是給學校一個專業，認真的印象。不能編造經歷。
（七）不要抄襲，改寫書上的樣本文章。應詳讀學校的介紹，了解其要求，再對自己的學業背景、計畫加以考慮，寫出自己的風格。
（八）避免用深奧的字彙，儘量以簡單容易的字來表達。檢查英文的時態、性別及單多數等方面的錯誤。一般至少檢查三遍，並請別人幫著一起看。可以自己用手機讀一遍並錄下來，回放聽聽是否有問題。
推薦信
推薦信(RecommendationLetter)：在出國留學申請過程中，學校通常會要求2～4封來自申請者工作主管或者教授的推薦信函。推薦信是申請文書中非常重要的組成部分。因為推薦信是申請材料中唯一的一個從第三者的角度對申請人學習成績、學術科研能力、研究潛質和性格特點的評價。所以，推薦信的份量直接關係到能否出國留學，能否獲得獎學金等。MBA申請的推薦信，如果學校是以很多問題形式來問推薦人，請推薦人物必要針對每個問題做回答，而非只是附上傳統那種一封式的推薦信，而是必須要像是問與答形式的推薦信。
推薦信內容：
1、被推薦人的基本情況介紹。側重於個人的畢業時間、學校、所獲學位以及個人的專業經歷。
2、推薦人對被推薦人的基本評價。側重於被推薦人的專業基礎、個性、特點、工作態度和在學術上的前途估計。若是推薦研究生，推薦人還需進一步說明其深造學習的基礎和當前所具備的研究能力。顯然，恰如其分地評價被推薦人的基礎、能力和前途，比言過其實的讚譽更令人情服，更具有實際意義。
3、推薦人可以著重介紹被推薦人曾經獲得的獎勵，發表過的論文，參加過的重要學術會議，以及曾在學生組織或學術團體中的任職等來支持自己的評價。4、推薦人還必須清楚地表明被推薦人留學的身份是研究生還是訪問學者，專業領域和研究方向是什麼。
如果大學提供了現成的推薦表格，則必須按這類表格認真逐項填寫。推薦表格中一般有學生綜合評估的一項，即要求推薦人說明該生在所教的學生中應列為前5%，10%，或25%等。這種評估是指教授的個人評價，可以稍高一點。另外，推薦表格上常有許多難以填寫的項目，遇到該情形可填"Idon'tknow"，亦不致對該生的評價有何嚴重影響。
如何寫推薦信：
推薦信是留學申請過程中，最難由自己掌握的部分，也由於他是眾多申請材料中少數能從第三者的可觀角度評關申請者的檔案，因此有重要的地位。我們可以從三個方向著手：
1、就學校方面首先，必須先了解申請專業的特點（推薦信內容可以強調此特點）；整理各校對推薦信內容的要求，即可得到關於評估的基本要求（例如，學術研究能力、創造力等），以及特殊要求（例如，對研究領域的適應度等）。試想：你認為錄取委員會希望由推薦信獲取那些關於你的信息。
2、就個人方面分析自己的優缺點，在校成績以及工作表現，有無特殊經歷可以展現自己在此研究領域的潛力，或擁有那些特殊的能力,依此作為選擇老師寫推薦信及提供了解你的基礎。並以明確具體的證據來支持證明自己的特殊能力和個人特點（例如，試驗成果、研究計畫、學術出版物、課外活動等）。
3、就推薦者方面推薦信是了解申請人的重要依據，在研究生課程中尤其如此。申請人可以選擇現在或以前的老師、教授或僱主。推薦人必須熟悉學生的學習情況，了解學生的學習目的是否明確，在學術上是否有前途，以及學生的適應能力、創造能力、品行和特長。書寫推薦信的最理想的人選是一封由系主任寫，一封由專業課教授寫，一封由自己的導師寫。不過，對方若無規定，則除了自己的親屬之外，任何人皆可為推薦人。推薦人一般應具備高級技術職稱，如教授、副教授、研究員、副研究員等。如果推薦人在國內外學術界享有盛譽，或者被申請就讀學校聘為客座教授，或者曾經在該校講過學，那么這樣的推薦人寫的推薦信就具有很強的效力了。
注意事項：
一般而言，推薦信需要三封，最好三封各有其強調的重點，以完全申請人的特點與才華，推薦信的基本組成除信頭、發信日期、收信人性命、地址、稱呼、簽名、推薦人性命、職務等外，信件內容還應包括以下各項：
1.被推薦者全名：不可全文都只寫Mr.Huang和MissHe,需要明確寫出被推薦者的全名至少一次。
2.認識期間：何時認識，或認識多久？
3.認識程度：偶爾見面或者密切接觸，例如任課老師或者班主任等。
4.與申請人之間的關係：老師或者部門主管等。
5.學業成績：討論申請人擅長與不擅長的學習領域。
6.個人成就：在學校、工作或家庭中的特殊表現。如曾經獲得某種獎學金、工作中表現優秀等。
7.特殊才能：語言、藝術、體育等方面的特殊能力。
三、簡歷
申請美國院校入學和獎學金資助，要準備一份合適的個人簡歷。個人簡歷的目的是讓對方清晰地了解申請者的全面情況，應力求在真實、全面、簡明的基礎上準確地反映自己受教育和從事專業工作的經歷，特別是近年來的工作方向、研究興趣及成果。外國簡歷最忌諱寫上自己的性別，婚姻狀況，甚至千萬不要自作聰明附上照片，這些都是會被視為是干擾中立判斷的因素。
個人簡歷內容：
1、姓名。要與各種學歷證明的姓名相同，如有更名情況，務必在公證時予以聲明，並附上公證書。
2、性別。
3、出生年月日及地點。力求與各類學歷證明的出生年月日一致，出生地點寫明國別和省別。
4、國籍。
5、婚否。應分為未婚、己婚、喪偶、獨身四種狀況。
6、現在工作單位及詳細通信地址。
7、個人受教育經歷。包括大學、碩士研究生階段的在讀時間，所在大學的名稱、專業和所獲學位；參加工作後的受教育經歷，主要是指脫產接受專門的進修、培訓或學習。
8、個人從事專業的經歷。填寫專業經歷應力求抓住重點，突出研究方向；擔任教學工作的可列出主講、助講的課程名稱；擔任研究工作的可列出參加各個研究項目的課題名稱。
9、有何著作、論文或研究成果。個人的論文、著作和研究成果要分門別類列出，並一定要與個人專業經歷相一致。所列著作要註明名稱、出版年月、出版單位。所列論文要註明論文題目，刊載的雜誌或期刊名稱、期號、語種；對於在學術會議上發表的文章還要註明學術會議的名稱、召開的時間和地點等等。如果其中有被外國學者評論過的，最好附上刊載評論文章的雜誌名稱及時間。
10．外語水平。註明參加TOEFL、GRE等考試的時間、地點及成績。若申請者掌握多門外語，則要一一註明語種並說明熟練程度。
11、參加何種學術團體，得到何種榮譽。學術團體一般應是省、市或行業一級以上的專業學術團體，在學術團體中所擔任職務可予以註明：榮譽主要是指在專業、技術研究方面獲得的獎勵和榮譽，要註明獲獎名稱、頒獎時間和頒獎單位。
12、擬申請的大學和導師的姓名。可根據申請者查詢到的資料予以註明，需注意按照每個單位、每位導師給一份簡歷的原則，即在同一份簡歷中不必註明全部想要聯繫的單位或導師。
13、擬進行的研究方向和希望從事研究的題目。國外院校的專業面一般較寬，要根據國外情況，力求專業面與其一致；研究課題可根據自己的研究興趣和需要，同時也要儘量考慮對方的條件。簡歷最好列印。上述項目如遇缺項可不必撰寫，只需將下一項內容提前即可。簡歷的字跡要求工整、清楚。既不要言過其實，又必須充分反映自己的實際水平。
美國本科申請文書的六大種類
1.美國本科申請文書之簡歷(CurriculumVitae,CV)CV，即個人簡歷，錄取委員會會通過CV中學生對自己個人信息、教育背景、所獲榮譽、個人重大影響事件、發表著作、參加組織及其他能力和愛好來了解申請者，給申請者打個印象分。
2.美國本科申請文書之個人陳述(PersonalStatement,PS)
學生主要通過PS體現自己的申請動機此外，還需要填充自身經歷、經驗，表明你是一個合格的MASTER或PHD的申請者，並完全有能力勝任研究生階段的研究工作。美國本科申請文書學校也藉此來考察申請人的能力、專業認識、專業經歷、學術背景及研究能力。學生在撰寫時，需注意學校官網上的要求，如數量、字數、甚至部分對格式也有要求。
3.美國本科申請文書之推薦信(RecommendationLetter,RL)
美國本科文書好的推薦信對錄取起到重要的作用。錄取委員會通過第三方最熟悉申請人的(如導師、直屬領導等)客觀而誠實的介紹來了解申請人。美國本科申請文書從旁人角度看到申請人的性格特點、科研能力、學術水平、組織能力和領導能力等。學校也會隨即抽查核實，凡是發現涉及到cheating的材料，都是要cancel掉。所以，這部分還是希望學生慎重對待。
4.美國本科申請文書之寫作範例(WritingSample,WS)
美國本科申請文書寫作範例的首要目的是考查申請者的語言能力，也反映出申請者對該專業的理解以及今後可能的研究方向，同時，這裡面還包括了分析能力和邏輯性等等專業素養的要求。WS是文科生美國本科文書中的重中之重，直接體現申請人寫論文的能力。在專業的區分方面，絕大部分文科專業，例如社會學、哲學等都絕度需要WS。對於理工科申請者，在闡述理論或者進行分析的時候也起著重要作用。
5.美國本科申請文書之命題短文(ESSAYS)
申請論文一般只有商科，經濟類，法律，本科等才會準備的一種美國本科申請文書。這是真正體現個人品質的美國本科申請文書。什麼樣的申請論文最吸引人?最熱的寫法就是談談在可能有違道德倫理之下面對的兩難境地你會如何選擇。例如在利益最大化之下面對正當和不正當競爭的看法，通過敘事來體現個人所得，這是對你價值取向的最深體現，寫的越精彩越好。如果是去讀MBA，如果你開過公司正好可以突出個人價值觀和性格對公司的影響之類的，因為個人的特殊經歷是非常吸引人的。
6.美國本科文書之作品集(Portfolio)
美國本科申請文書作品集一般只要求申請藝術類的申請人提供，中國學生比較熱門的申請專業有藝術設計、平面設計、工業設計，服裝設計等，近幾年又增加了電腦動畫、電視傳媒等高科技尖端藝術類專業的申請人。
