概述
會計電算化核算崗位工作流程圖（一）設定會計科目電算化
設定會計科目電算化是通過會計核算軟體的初始化功能實現的。初始化功能是供軟體開始正式投入使用時運用的功能，除了輸入一級會計科目和明細會計科目名稱及編碼外，還要輸入：會計核算所必需的期初數字及有關資料，包括年初數、累計發生額，往來款項、工資、固定資產、存貨、成本費用、營業收入核算必需的期初數字；計算有關指標需要的各種公式；選擇會計核算方法，包括固定資產折舊方法、存貨計價方法、成本核算方法等；定義自動轉帳憑證；輸入操作人員崗位分工情況，包括操作人員姓名、操作許可權、操作密碼等。
（二）填制會計憑證電算化
會計憑證包括原始憑證和記帳憑證，對這兩類憑證的處理方法，在各個會計核算軟體中有所不同。記帳憑證是根據審核無誤的原始憑證登記的，有的會計核算軟體是要求財會人員手工填制好記帳憑證，再由操作人員輸入電子電腦；有的會計核算軟體是要求財會人員根據原始憑證，直接在電腦螢幕上填制記帳憑證；有的會計軟體是要求財會人員直接將原始憑證輸入電子電腦，由電腦根據輸入的原始憑證數據自動編制記帳憑證。前兩種方法比較接近，區別只在一個是輸入已經手工寫好的記帳憑證，一個是邊輸入邊做記帳憑證，但都是把所有的記帳憑證輸入電子電腦。而最後一種方法與前兩種有很大的差別，是由電腦來做記帳憑證。
（三）登記會計帳簿電算化
會計電算化後，登記會計帳簿一般分兩個步驟進行，首先是由電腦根據會計憑證自動登記機內帳簿，其次是把機內會計帳簿列印輸出。
（四）成本費用計算電算化
根據帳簿記錄，對經營過程中發生的採購費用、生產費用、銷售費用和管理費用，進行成本費用核算，是會計核算的一項重要任務。在會計軟體中，成本計算是由電腦根據機內上述費用，按照會計制度規定的方法自動進行的。許多通用會計軟體提供了多種成本計算的方法，供用戶選用。
（五）編制會計報表電算化
編制會計報表工作，在通用會計軟體中都是由電腦自動進行的，一般都有一個可由用戶自定義報表的報表生成功能模組，它可以定義報表的格式和數據來源等內容，這樣無論報表如何變化也都可以適應。
主要特點
會計核算電算化(1)數據處理一體化。
在手工方式下，從編制原始憑證、記賬憑證到登賬、結賬、編制會計報表，要經過很多人的手工才能完成，增加了數據處理差錯的可能性；而電腦則不同，數據一旦迸入系統，記賬、對賬、匯總編制會計報表等，都是在一個一體化處理過程中。
(2)信息存放磁碟化。
在手工方式下，一切信息都記錄在會計憑證、賬薄、報表等媒介上;而電腦方式下，除原始憑證，其他所有信息都能存放在電腦的磁性介質(硬碟、軟碟)中，同時，隨時可以根據需要，將信息列印到紙介質上。磁碟可以進行拷貝，使會計數據的保存更加安全。
(3)查詢高速自動化。
在手工方式下，要查詢一個數據，特別是收集某一匯總或加總數據時速度很慢，而用電腦查詢，可以設定查詢的條件，很快地查到所需要的數據；另外，在查詢時，還可以歸類列印查詢結果。
核算方法
會計電算化後的維護與套用提高一、明確會計主體與會計對象：“建立賬套”的電算會計方法
在電算化會計信息系統中，一般採用通用會計軟體來建立自己的系統，這樣，不同會計主體在核算上的差異、不同會計對象適用的具體會計方法必需通過軟體的“選項”來加以區別和明確。在套用會計核算軟體開展會計核算工作的開始，第一件事就是要在系統中建立當前會計主體獨立使用的一套核算數據，並明確有關事項以適應當前會計主體的核算要求。這就是“建立賬套”，建立賬套時，一般至少要明確下列事項。（1）賬套編號：為便於計算機的數據處理，以區別不同的賬套或據以命名並建立相應的資料夾、數據檔案名稱或資料庫名稱等；（2）賬套名稱：一般為核算單位名稱；（3）會計主管：電算化系統主管的姓名，以便進行全面的操作授權；（4）啟始會計期間：在電算化系統中進行會計核算的開始期間；（5）具體核算方法或計算方法的選用：如會計科目編碼規則、固定資產折舊方法、存貨成本計價方法、會計憑證分類方法等；（6）選擇所屬行業以預置會計科目。以上在電算化系統中稱之為賬套參數。建立賬套完成後，就具備了在電算化系統中開展會計核算的物質基礎。在傳統會計方法中當然也有賬套的概念，但只有在電算化系統中才需要把它列為一個重要的會計核算方法，在編制會計軟體時，需要以特定的技術方法才能實現。有了建立賬套這一方法，就可以在同一電算化系統中為多個會計主體完成會計核算任務。這給學習與掌握會計電算化技術、開展代理記賬、劃小核算單位並分別進行獨立核算等帶來了方便。
二、站在電算化會計核算的起點：“初始設定”的電算會計方法
建立賬套完成以後，首先要進行一些日常核算之前的準備工作，主要是三個方面的任務。一是操作人員設定，將會計人員的職責分工在系統中加以明確，同時使系統具有了合法的使用者；二是會計科目設定（即設定賬戶），在系統中建立起用於進行會計核算的會計科目（賬戶）體系（這部分內容在下一部分單獨討論）；三是輸入初始餘額，是指將原來已經存在於手工系統的數據轉入到電算化系統中來，以開始以後的會計核算。初始設定是會計軟體中建立賬套後必需首先完成的，並且只有正確完成了初始設定，才能進行以後的操作。其中較典型的方式是輸入初始餘額後要進行試算平衡，初始餘額平衡後，正式啟用賬套。啟用賬套後即進入日常業務處理階段，不能再行修改初始餘額。初始設定中的操作人員設定、會計科目設定和輸入初始餘額都需要採用具體的方法來實現。其效果的好壞對會計核算的大部分內容都有著重要的影響。可以說是系統中最為關鍵的部分，是系統設計水平的集中體現。在套用中，初始設定工作應儘可能做到準確、恰當、周到、細緻，才能取得更好的會計核算質量
三、會計核算體系的建立：“設定賬戶”的傳統會計方法的發展運用
“設定賬戶”這一傳統會計方法在電算化系統中一般稱之為“會計科目設定”。賬戶是會計科目在核算中具體形式。會計科目是會計要素的進一步細化。通過對會計科目開設賬戶的方法，分別對會計對象的不同內容進行反映和監督，是會計核算的主要形式。在大部分會計資料中（如憑證、賬簿、報表等），都要以會計科目作為直接對象來加以反映，從而建立了一個完整的核算體系。
電算化系統在運用這個傳統會計方法時，在形式上進行了變通，在結構上進行了突破，使電算化系統的會計核算體系較之手工會計核算更全面、更完整、更合理。具體有以下幾個方面：（1）從形式上，以“會計科目表”代替了所有分列在不同賬簿或賬頁上的“賬戶”。在計算機數據處理系統中，數據主要以“表”的形式存在，無論是設定的賬戶，還是輸入的憑證。“會計科目表”中，對會計科目首先要分級編號並順序排列；其次以每一會計科目的“屬性”來表示該科目所適用的賬頁格式或核算要求；還有，在會計核算軟體中，總是由多個相當於“會計科目表”的部分，共同構成了完整的核算體系，它們主要是“會計科目主表”、“部門目錄”、“單位往來目錄”、“個人往來目錄”、“項目目錄”等，它們之間以從屬或交叉的關係，組合成一個大的“會計科目表”。（2）從內容上，豐富了傳統“設定賬戶”的方法。系統內部處理數據時，以科目編碼作為會計科目的惟一標識和所屬關係的判定依據，使分級核算更加緊湊、嚴格、清晰；可以根據需要產生新的賬頁格式或核算內容：“會計科目表”各部分之間在使用時隨時組合，既保證了科目設定的完整性，又具有較強的靈活性，巧妙地解決了事先不可知會計科目的設定。如“營業費用/通訊費”按部門設定明細科目進行核算時，到底哪些部門實際上真的會發生“通訊費”呢，在電算化核算系統中，只有真的發生時，該賬戶才正式存在；電算化系統中“部門目錄”、“往來目錄”等，本身可以繼續分類或分級，而且“部門目錄”與“會計科目主表”之間是交叉關係，有級次的會計科目都可以同時進行“總分類核算”和“明細分類核算”，即同時具有本期累計發生額、本年累計發生額、餘額等概括性數據和含有業務事項（會計分錄）的詳細數據（明細賬），提高了會計核算的詳細程度，使會計核算體系更加完善。
四、業務處理的核心：“填制憑證”與“登記賬簿”
電算化會計之所以仍然只是會計，而不是另外一個新的學科，就在於它仍然是以形成“憑證”、“賬簿”、“報表”等會計檔案資料為主要任務形式。“填制憑證”和“登記賬簿”這樣的傳統會計方法仍然是電算化會計系統的業務處理的核心。電算化會計系統與手工會計系統形式上的主要差別就是這些會計檔案的存在形式的不同，這就決定了“填制憑證”與“登記賬簿”這些方法的直接對象有著明顯的區別，在使用這些方法時，自然也因其對象屬性的變化而有所變化。
五、自動化處理的充分體現：“自動轉賬”的電算會計方法
根據用戶定義，由系統自動生成轉賬憑證的方法稱為“自動轉賬”，它已經成為電算化會計系統非常成熟的方法之一。自動轉賬有兩種情形，一種是直接從賬項數據中取數生成記賬憑證，如結轉期間損益；另一種是要通過函式進行較為複雜的運算才能得到憑證上所需的數值，如計算並分配應付福利費。自動轉賬又分為兩個層次，一個層次是在總賬系統（或稱賬務處理系統）中定義並使用的自動轉賬；另一個層次是在各個子系統中定義和使用自動轉賬，如工資系統中的工資費用分配、固定資產系統的折舊費用分配等。“自動轉賬”一旦完成定義，即可在不同會計期間重複使用，大大提高了系統的效率。
六、會計信息的集中與概括：“編制會計報表”
編制會計報表，是會計工作中的重要組成部分，也是階段性地完成會計核算任務的標識性工作。在電算化會計系統中，更給這一傳統工作任務賦予了新的活力。在會計核算軟體中，編制會計報表分為兩個步驟：第一步是設計階段，有兩方面的設計任務，一是“會計報表格式設計”，二是“數據來源定義”；第二步是使用階段，在一定會計期間，即可自動生成當期會計報表的結果。設計完成的會計報表可以長期使用。生成會計報表的過程快速準確，可以進行正確性檢驗和審核。會計報表之間隨時可以橫向或縱向的匯總或比較分析。
發展要求
會計核算電算化一、會計電算化與手工記帳的聯繫、區別會計核算是一個信息系統。會計的記帳、算帳、報帳等構成了一個完整的會計核算系統。會計核算信息系統按照會計數據處理技術的不同，主要分為傳統手工式會計核算信息系統和現代的電算化會計核算信息系統。這兩種系統存在著必然的聯繫，但也有根本的區別，主要表現在以下幾個方面：
（一）聯繫：1.基本目標一致。手工和電算化操作都是為了提高企事業經濟效益，為有關部門提供符合質量的會計信息。2.都要遵紀守法。各項會計法規和財務制度是會計工作規範化的重要保證，無論手工還是電算化操作都要無條件的執行。此外，電算化核算還是要遵守有關會計電算化的專門法規。3.基本會計核算方法一致。雖然兩種系統的具體處理技術不同，但都必須運用相同的基本核算方法。如：會計科目設定J己帳方法、帳簿設定、編制會計報表等。4.都要保存會計檔案。兩系統都必須按照規定妥善保管會計核算資料。5.系統基本功能相同。手工和電算化為了達到基本目標都必須具備系統的功能，即：信息的採集與記錄；信息的存儲；信息的加工處理；信息的傳送；信息的輸出等。
（二）主要區別：1.運算、書寫工具不同。手工系統以算盤或電子計算器為運算工具，以筆墨為書寫工具，工作量大，運算和記錄速度都很慢。電算化系統使用電子計算機運算，以印表機書寫，計算的精度和速度快。2.記錄和傳送數據的載體不同。手工系統是以憑證、帳簿為記錄和傳送數據的載體，占用空間大，重複抄錄。電算化系統是以磁碟。磁帶作為記錄和傳送的載體，占用空間小，查找方便。帳表存在的介質也由紙張變為電磁。3.數據處理的起點不同。手工系統條件下，原始數據是原始憑證；會計電算化系統條件下，以記帳憑證作為輸入數據的起點。在會計核算的具體環節和程式上也有許多方面與手工系統不同。4.記帳的含義不盡相同。手工條件下，記帳由不同的會計人員按照不同的科目，分別在不同的帳簿上加以記錄；會計電算化條件下，記帳只是一個數據處理過程，從“憑證臨時檔案”轉移到“流水帳檔案”中存放.
社會意義
會計核算使用電子電腦，使其在經濟管理中發揮重要作用。主要表現在以下四個方面：
1.保證了會計核算的及時性。
電子電腦以極高速度處理會計數據，手工方式幾個人幾天的核算工作，採用電子電腦用很短時間就可以完成，大大地減輕了財務人員的工作量，提高工作效率。因而可以確保會計核算的及時性。
2.保證了會計核算的正確性。
採用電子電腦進行會計核算，計算精度高，只要按程式正確輸入數據，很少引起錯誤.而在手工方式下，由於重覆登記工作較多，難免發生各種差錯。使用電子電腦可以確保會計信息的正確性。
3.充分發揮會計的職能作用。
會計職能，主要包括對經濟活動的反映和監督。由於電子電腦能以極密集的方式存儲會計信息，使反映過去和保持記憶的這種記錄功能大大提高，可以隨時向管理部門和其他部門提供豐富的會計信息。並使財務人員從傳統的事前記帳、算帳、報帳轉變為有效的事前預測、事中控制、事後分析等管理活動，全面發揮會計在經濟管理中的作用。
4.會計電算化能有效地防止造假作弊現象的發生。
符合國家規定的會計軟體，都具有可靠性、安全性、保密性。在使用過程中，根據工作性質設定相應許可權，增設密碼，相互牽制。財務人員只能使用，不能篡改其程式，確保會計信息系統真實、準確、安全、可靠。
