投信方式
舊版掛號函件收據寄掛號信不能投入信筒內，必須由寄件人到郵局營
業視窗交寄。如果將掛號信誤投入信箱，可向郵局工作人員說明信封的特徵，貼的何種郵票，收件人和寄件人的地址姓名。郵局確認無誤後，由開箱人員把信找出來，送到營業視窗掛號，然後將掛號收據交給寄件人。
在信箱、信筒開出已付足掛號資費的信件，如果封面書寫、封裝等都符合掛號信函規定並批註“掛號”字樣的，交營業視窗按掛號規定的手續辦理，並加蓋“信箱開出”戳記，將相關掛號收據聯批註寄達局名和寄件人姓名，妥為保管，遇寄件人日後來郵局詢問時，查明無誤後，把收據交給寄件人。如果信封上未批註“掛號”字樣，即使貼足了掛號郵費，也按平常信函處理。
郵費計算
現用新版掛號信函收據若寄掛號信函，在以下信函資費的基礎上，每件另加收掛號費3.00元。
信函資費，平信可以分為本埠和外埠，按首重和續重計收資費，首重100克以內，每重20克（不足20克按20克計算）本埠0.80元，外埠1.20元。續重101～2000克，每重100克（不足100克按100克計算）本埠1.20元，外埠2.00元。
如，首重100克以內的本埠掛號信，20克之內郵資是0.80+3=3.8元，20-40克是0.80×2+3=4.6元，每重20克郵費0.80元（外埠1.20元，不足20克按照20克計算），掛號費3元，以此類推……
續重101-2000克的本埠掛號信，101～200克的郵資是0.80×5+1.20+3.00=8.2元，201～300克的郵資是0.80×5+1.20×2+3.00=9.4元，每重100克郵費1.20元（外埠2.00元，不足100克按照100克計算），掛號費3元，以此類推……
封裝要求
按掛號交寄的信件一般都是比較重要的，為了保證信件在郵寄過程中內件的安全，要求封皮完好，不易破損，防止內件漏出丟失，所以必須使用標準的郵政專用信封，不能使用自己製作的舊信封或報紙糊成的信封作封皮。
不同信件
掛號信個人寄掛號信，必須詳細書寫寄件人的地址和姓名，如果不詳細，是不能按掛號信交寄的。單位寄掛號信，不要求寫寄件人姓名，但必須寫清單位的地址和單位的全稱，不能簡化。
收取掛號信→投遞人員按址投遞→收信人出示身份證明(證件種類：戶口簿、身份證、軍人身份證、武裝警察身份證、港澳居民往來內地通行證、護照、駕駛證等），即使收件人與投遞人員熟識、熟悉，一併按照簽字簽寫證件號碼，由投遞員核實無誤，交由收件人。
查詢方法
門市查詢
掛號信可以通過掛號信函收據查詢，也即寄掛號信時得到的帶有一排條形碼、下面有英文和數字的單據。到任何一個郵政門市出示信函收據均可查詢。
網上查詢
如果不方便去郵政門市或沒有掛號信函收據，但是有掛號等給據郵件條形編碼號的，可通過中國郵政的給據郵件跟蹤查詢系統查詢，網址參見擴展閱讀。輸入郵件編號和網站驗證碼，就可以直接查詢。
11185查詢
除了上述網上查詢方法外，也可通過中國郵政的11185查詢，撥打11185，按照語音提示轉接人工服務，請人工客服幫助查詢即可。
到送區別
KA開頭：普通快包的紅色單面，到貨時間：約4-10天，送貨上門要收費，去郵局取則不收費
SA開頭：掛號印刷品 到貨時間：約7-20天，郵局免費送貨上門（不是送上門，而是送到地表一層，這個和送貨上門是要區分開的），時間慢
XP/XA/XB/XC/XD/XN/SB等開頭：掛號信函，到貨時間：約3-10天，免費送貨上門，方便快捷
PA開頭：普通包裹的綠色單面，到貨時間：約7-20天，送貨上門要收錢，去郵局取則不收費
AA開頭的是中郵物流，前面和後面二位都是字母的是EMS單號，LP開頭的是淘寶單號
掛號郵件和平常郵件有什麼不同？
掛號信掛號郵件必須到郵局營業視窗交寄，經郵局營業人員驗視、封裝、書寫、郵資等，符合掛號郵件的要求，郵局出給收據；平常郵件不出給收據。掛號郵件在郵局內部處理和傳遞過程中都要逐件的進行登記；平常郵件不進行登記。掛號郵件在未收到時，可以拿收據到原來的郵局辦理查詢手續，進行查詢；平常郵件不接受查詢。掛號郵件屬於郵局的責任發生丟失損毀時，按規定進行賠償；平常郵件不負責賠償。
個人寄掛號信和公家寄掛號信有什麼不同？
個人寄掛號信，必須詳細書寫寄件人的地址和姓名，如果不詳細，是不能按掛號信交寄的。公家寄掛號信，不要求寫寄件人姓名，但必須寫清單位的地址和單位的全稱，不能簡化。
收取掛號信→投遞人員按址投遞→取信人出示身份證明(比如身份證學生證工作證,當然熟悉的可以直接簽字)→簽字收取。
