結構寫法
開頭
明確寫清發函的緣由，概括交代發函的目的、根據。然後用過渡語“現將有關事項函復如下”等引起下文。緣由部分先引敘來文的標題和發文字號，如“×年×月×日貴單位來函收悉”或“×字×號函悉”，然後寫“經研究決定函復如下”為過渡語。
主體
主體是復函的核心部分，要用簡潔得體的語言把要告訴對方的問題、意見講清楚，使對方接到函後能快速了解來函的意圖，準確作出反映，敘寫清楚。答覆事項要有針對性。
結尾
一般用禮貌性的語言向對方作出答覆，如給予支持、幫助或合作，或提出希望和要求等。
結束語
一般為“此復”、“特此函復”等慣用語。
落款
由發文機關和成文日期組成。 發文機關寫全稱或規範化簡稱。成文日期要用漢字寫明年、月、日,加蓋公章。
例文分析
（一）一般形式
（1）例文分析
國務院辦公廳關於同意發行特種郵票時使用國旗國徽圖案的復函
（發文機關） （發文事由） （文種）
國辦函〔2003〕75號
××產業部：
（主送機關）
你部《關於申請授權使用國旗國徽圖案的函》(信部辦函〔2003〕363號)和《關於補充說明申請授權使用國旗國徽圖案情況的函》(信部辦函〔2003〕421號)（引述來文標題、發文字號，表明函的寫作緣由、依據）收悉，（慣用語）經研究並報領導同志批准，同意國家郵政局在2004年國慶節發行的《國旗國徽》特種郵票上使用國旗和國徽標準圖案。（答覆問題，表態明確）望正確使用，切實維護國旗國徽尊嚴。（提出希望和要求）
特此函復。
國務院辦公廳
二○○三年十一月七日
（2）寫作模式
（發文單位名稱 ）關於 （發文事由） 的復函（文種）
×××:
你（單位或部門）關於（引來函的標題或發文字號）的來函收悉（過渡語）。經研究（批准）同意 （針對來函的問題提出處理意見或辦法） 。望（提出希望） 切實維護（做法、要求） 。
特此函復。（慣用結束語）
×××（公章）
×年×月×日
（3）使用說明
此類函適用於上級機關直接答覆下級機關詢問的問題，同時對下級機關提出一定的希望和建議。
（二）變格形式
（1）例文分析
××部職業教育與成人教育司
（發文機關）
關於確認××市輕工職業技術學院五年制高職招生計畫的復函
（發文事由） （文種）
×職成司函〔2004〕50號
××市教育委員會：
（主送機關）
你委發展規劃處關於申請確認××市輕工職業技術學院五年制高職招生計畫（引述來函的主要內容）的來函收悉。（過渡語）××市輕工職業技術學院2003年國中起點五年制高職跨省招生來源計畫，經你委上報我司匯總後已於當年下發到有關省。（通報所詢問題的基本狀況）關於招生計畫形式，我司自機構改革後至2003年在下發職業技術院校跨省招生來源計畫時，均未註明五年制高職計畫形式，但是要求招生院校應按照其所屬省級教育行政部門所審批的計畫形式（包括學制、招生專業和收費標準），要與生源所在省級教育和招生部門通過相關的招生簡章向考生予以說明。（進一步解釋所詢問題，對具體問題的做法提出相應的要求）
因此，關於××市輕工職業技術學院2003年國中起點五年制高職跨省招生來源計畫問題，應以你委所審批計畫為準，為國中起點五年制高職跨省招生來源計畫。（對詢問的問題明確表態，作結論性的答覆）
× ×部職業教育與成人教育司
二00四年十月八日
（2）寫作模式
（發文單位名稱 ） 關於 （發文事由） 的復函（文種）
×××:
（單位） 關於 （來函的標題） 的來函收悉。 （有關工作） 計畫，經（單位）上報已下發到 （有關單位貨部門） 。關於 （具體計畫或工作問題），要求應按照 （工作執行標準）的計畫形式，要 （向有關部門） 說明。
因此，關於 （發文的事由）問題，應以 （工作計畫或標準） 計畫為準
×××（公章）
×年×月×日
（3）使用要求：
此類函適用於平級機關或不相隸屬機關之間詢問問題，對方予以答覆、解釋、說明，對詢問問題的單位在工作上予以幫助，同時對某一問題明確表態。
