基本要求
公文的安全性要求
安全性要求是無紙化電子公文傳輸系統首先要滿足的要求。由於網路環境的廣泛性和複雜性等特點，普通電子檔案很容易在網路傳輸過程中被截取或篡改。而電子公文檔案必須具有保密性、嚴肅性和不可抵賴性的特性，絕對不允許出現此類安全漏洞。為此我們採用了RSA不對稱加密方法，藉助通過國家商業密碼委員會認證的硬體加密產品，實施電子公文檔案的加密操作。具體來說，公文的生成和製作首先要運用公文製作單位的加密狗，通過該單位的硬體私鑰密碼，以時間戳方式進行電子數字簽名，確保該公文的合法性、可識別性、嚴肅性和法律性。在公文的傳送過程中，根據收文單位，獲取對應收文單位的公鑰，以該公鑰對公文檔案進行加密，輸出給收文單位。收文單位獲取收文後，首先通過自己加密狗的私鑰對收文進行RsA解密，再對解密後的收文，以發文單位的公鑰進行收文的電子簽名驗證，確定來文的合法性。整個過程可簡單表示為:公文草件一(電子簽名)。電子公文一(RSA加密)斗傳輸一(RSA解密)一收文一(電子簽名驗證)。閱讀時，對所有公章等關鍵信息進行矢量化操作，確保這類關鍵信息不被非法截獲和使用，具體要做以下操作:讀入BMP圖片檔案，接著解讀BMP點陣，構造矢量數據，存貯矢量數據。以本單位加密狗私鑰對存儲的矢量數據進行電子簽名，使矢量章具備可識別性和法律嚴肅性。用本單位加密鉤公鑰及時間戳對已簽名公章檔案實施RS八加密，從而構造獲得加密後的公章檔案 。
傳輸的高效性要求
要保障電子公文的暢通傳輸，必須儘可能地降低網路傳輸的數據量，以適應複雜的網路環境。因此在數據加密之前，首先要利用Lzw算法進行數據壓縮處理，使文本檔案的壓縮率將近1/1000從而有效控制公文傳輸的數據量。
操作的簡便性要求
由於電子公文傳輸系統的使用對象涉及政府部門及相關單位實際操作人數較多，因此其操作必須力求簡潔、方便。為此在設計上仿照電子郵件的操作模式，由收件箱·發件箱、系統設定等模組構成，操作人員只要學會電子郵件的收發，就能立即掌握無紙化電子公文傳輸系統的基本操作。
.環境的適用性要求
公文接收方瀏覽器如同WEB瀏覽器，其運行環境是複雜和多樣的，優秀的公文接收瀏覽軟體必須能適應多種多樣的軟體環境。為此無紙化電子公文傳輸系統提供了圖檔化的電子公文傳輸模式，從而使公文接收端可以無須與公文的傳送端具有相同的軟體環境，如不需要相同的字型環境、不需要相同的作業系統(要求是WIN9X以上作業系統)、不需要相同的字處理軟體等。
系統的集成性要求
優秀的軟體系統一定是一個開放的系統，必須能夠提供有效的途徑，與用戶的其他相關係統之間進行數據交換。無紙化電子公文傳輸系統提供了以複印件圖片檔案形式輸出公文的能力，使其他系統可以直接引入、利用所接收的公文數據。
組成
數據平台
無紙化電子公文傳輸系統以Lotus Notes構造整個系統的管理和傳輸的平台，公文數據集中存放在統一的Domino伺服器中，傳送方與接收方之間的公文傳輸，直接在這個Domino伺服器上的不同資料庫之間進行複製、拷貝，以確保公文流轉的高效性和安全性。公文檔案的製作、接收瀏覽，則通過客戶端的終端軟體實現 。
公章管理
電子公章既包含用以顯示公章圖形的可視信息，又包含用以數字電子簽名的RSA私鑰數據。電子公章的顯示必須要有所屬單位的對應RSA公鑰數據，也只有正確對應的RSA公鑰數據才可以顯示出可視的公章圖片信息·由於公章可視信息的法律嚴肅性特點，要求公章顯示過程中，其圖片信息不能被意外截取。為此無紙化電子公文傳輸系統對公章圖片進行了矢量化處理，確保該圖片信息只有在系統環境內部才有效。電子公章的使用同樣離不開RSA的加解密操作。公章的主要數據信息通過硬體RSA加密卡存儲，沒有硬體加密卡設備，也就無法使用電子公章。這樣同時可以方便用戶以傳統方式保管電子公章，如可以將加密卡保存在保險柜中。對於電子公章的使用，該系統提供了嚴密的日誌跟蹤措施，所有公章的製作、使用都有詳細的日誌記錄。
紅頭製作
從外部導入的公文草件是不帶紅頭和公章的。公文紅頭檔案用於對指定文種的公文，套印對應的紅頭。為此可以通過公文紅頭管理模組，製作出一組不同的公文紅頭檔案，並建立紅頭檔案與文種的對應關係。紅頭檔案的製作，可以直接以文本形式製作濘旨定好文本內容、字型、位置等有關信息)，也可以直接讀人掃描件方式製作生成(為了列印輸出的清晰度，掃描件必須以指定的500DPI解析度獲取)。製作公文時指定文種並導入公文草件。系統根據文種將對應的紅頭信息自動添加到公文檔案的首頁，完成套印紅頭。
公文製作
公文草件即用以製作公文檔案的外部電子文檔。是通過外部第三方編輯排版軟體製作處理後的輸出結果。公文草件所包含的文本內容一般不再需要重新排版，但草件不含公文的紅頭、公章等信息。公文草件可以是WORD輸出的RTF文檔，也可以是以本系統的電子公文虛擬列印輸出的JWE圖片檔案。公文的製作就是引入外部的公文草件如RTF、JWE(圖片文檔)，按照草件所屬的文種，自動套印相應的公文紅頭。當RFT格式的公文草件導人時，可以進行簡單的二次公文編輯，可以自動校驗特定的公文要素是否正確，如版心的設定是否正確、公文文號是否正確、聯繫人是否具備等等。當JWE(圖片文檔)格式的公文草件導入時，可進行整版位置調整等操作。當公文草件導入成功後系統需要對導人的數據，通過加密卡的私鑰，以時間戳模式進行電子數字簽名。經過套印紅頭、電子簽名後的電子檔案才真正成為電子公文檔案。
公文分發
公文的分發也就是選擇收文單位，獲取收文單位的加密卡公鑰，根據所得的對方公鑰對發文進行RSA加密，最後將電子公文檔案傳送給指定收文單位。
公文接收
收文單位接收伺服器上的公文，並轉入自己的公文收件箱。為打開公文收件箱中的公文，要以本單位特定的加密卡私鑰對收文進行解密，解密成功後，下載獲取發文單位的加密卡公鑰，以此對解密後的公文進行電子簽名驗證。通過電子簽名驗證後，可以確認所收公文來自發文單位，從而保證本地專用的公文，瀏覽器可解讀和閱讀收文。公文瀏覽器在首次閱讀收文檔案時，可以加蓋本單位的收文簽收章，這樣列印輸出的公文即帶有本單位的公文簽收章。
列印管理
公文的列印分為黑白複印件列印和彩色原件列印兩種模式。黑白複印件列印沒有列印次數的限制，且可以有選擇地列印公文部分內容。彩色原件的列印則有嚴格的列印次數限制，且每次列印的時間、份數都有詳細的日誌記錄，公文的傳送方可以通過網路查詢到這些日誌記錄。
輸出轉換
為便於收文單位將收文數據轉入到本單位內部的辦公自動化系統中，無紙化電子公文傳輸系統提供了將收文轉化為TIFF格式外部檔案的功能。將公文檔案生成為TIFF圖片檔案格式，外部系統可以通過Windows的映象程式打開瀏覽。
特點
1、電子公文傳輸系統把電子檔案作為一種數位化信息，通過網路傳送，當天即可到達收件單位。
2、採用遠程傳版技術，接收公文的一方對收到的電子公文直接發排就可以得到內容和版面效果與傳送方傳送的完全一致的檔案，能在版面上指定電子紅頭和電子公章的位置，角度正，位置規範，遠遠勝過人工蓋章。
3、電子公文傳輸系統的電子公文收發流程與現有公文收發工作流程基本保持一致，操作方便，簡單易學。
4、加密方式以密碼和隨機數為參數。使用專用硬體對整個檔案作加密運算，大大提高了可靠性，甚至連該系統的開發者也無法竊取密碼，這樣就能將電子紅頭、電子公章與檔案緊密結合起來，用任何方法都不能拆開，保密安全性強。
5、電子公文傳輸系統設計將公文的運轉收發分為六個部分，六個資料庫根據不同角色的定義實現各自不同的工作，可對公文檔案進行傳送、接收、瀏覽、查詢、列印、歸檔等工作，且有豐富的操作信息和幫助信息提示。
6、電子蓋章軟體使用書生電子公文系統。該系統能使傳送紅頭檔案如同普通電子郵件一樣快捷，不僅能保留紅頭與紅章，而且其安全程度和現行方式相比也有了質的提高。它具有速度快、保密性好、易於存檔而不會丟失、版面規範等顯著優點，適合中國國情，易於全面推廣套用 。
