簡介
採購與供應商管理介紹
在大多數的跨國公司中，供應商開發的基本準則是“Q.C.D.S”原則，也就是質量，成本，交付與服務並重的原則。
在這四者中，質量因素是最重要的，首先要確認供應商是否建立有一套穩定有效的質量保證體系，然後確認供應商是否具有生產所需特定產品的設備和工藝能力。其次是成本與價格，要運用價值工程的方法對所涉及的產品進行成本分析，並通過雙贏的價格談判實現成本節約。在交付方面，要確定供應商是否擁有足夠的生產能力，人力資源是否充足，有沒有擴大產能的潛力。最後一點，也是非常重要的是供應商的售前、售後服務的紀錄。
在供應商開發的流程中，首先要對特定的分類市場進行競爭分析，要了解誰是市場的領導者，目前市場的發展趨勢是怎樣的，各大供應商在市場中的定位是怎樣的，從而對潛在供應商有一個大概的了解。
比如在電阻市場，你今天需要0805的電阻，就大可不必去找那幾個日本大廠，因為他們已經停產了。同時你也可以給你的設計部門同事提一個建議，儘量使用市場主流的元器件以降低成本。
電阻市場是一個差異化較少的市場，供應商多，容易運輸，容易替代。在注塑市場中，就比較複雜一些。首先，產品差異很大，有的公司專長於精密注塑，有的則主攻大型工件。而且由於注塑件運輸成本很高，本地化是必不可少的，你要評估在本地市場上，注塑產品的供應能力是供過於求還是供不應求，主要供應商及其競爭對手的特點等等，才能做到有備而來。
在這些分析的基礎上，公司的採購部可以建立初步的供應商資料庫並做出相應的產品分類。一般來說，分為電子類、機械類、輔助材料三大類。電子類中可進一步分為電路板、電阻、電容、電感、二三極體、積體電路等；機械類細分為塑膠件、金屬件、包裝用品等；輔助材料的部分包括化學品、標籤、膠帶等雜物。
管理系統推薦
8ManageSPM供應商與採購管理系統通過自動化戰略尋源過程來增強採購智慧型並提升談判效力，避免由不必要的人為干預引起的保密相關問題。它也可以實現交易採購活動的自動化，以期在效率、合規性和節約成本等方面達到更高的水平。除了電子尋源、電子採購和電子招投標，還支持涵蓋外包、複雜產品採購和長期服務管理（如戰略性外包）等方面的供應商關係管理、商務組合與項目管理。供應商信息管理
供應商管理中的關鍵步驟之一是能夠快速找到最佳供應商，並附帶完整的歷史交易記錄，以支持商務決策。供應商與採購管理提供全面的供應商信息，包括：
●供應商概況，包括基本信息、組織架構信息、聯繫信息、法律信息、財務信息和資質信息；
●供應商所提供的產品與服務信息；
●與供應商的溝通記錄、行動和商機信息；
●與供應商相關的交易所信息，包括收入記錄、契約和訂單信息；
提供實時的360°供應商信息管理，以增強你發現供應商並與之合作的能力。
供應商績效管理
8Manage提供對新供應商進行資質驗證管理，以及對現有供應商進行績效管理的功能。每發生一筆交易，系統都會自動獲取並更新以下績效信息：●與基準價的偏差
●貨物遲交率
●退貨率
●服務水平的違反率
還提供易用的電子調查功能，允許用戶快速收集來自不同部門的不同人員對某一供應商的績效表現的評分及意見。系統也會自動匯總並統計調查結果。
產品信息管理
提供以下基本且先進的產品管理功能來管理供應商產品：●產品價格控制，以確保正在購買的產品和服務在合理的價格範圍內
●比較由不同供應商提供的相同產品的價格、服務和其他條款及條件，以確保選擇到最合適的產品
●產品和供應商審批機制，以確保由合資格的供應商提供合格的產品與服務
●供應商自助服務功能，可減少更新供應商產品信息的開銷，也使供應商信息能夠及時更新
●以交易為基礎的實時庫存更新機制反映最新的產品庫存
●設定參數並檢測最低庫存，自動提醒補貨
電子採購流程
提供採購計畫、物料計畫及實時的電子採購功能。它允許業務部或採購部制定採購計畫並支持採購員自動或手動從採購計畫中生成相應的採購訂單。8Manage還支持挑選-包裝-貨運流程、交付和退貨管理，以及記錄發票與付款。這一整套流程都能與財務信息緊密相聯，如採購訂單與費用預算關聯，發票與應付款關聯，付款與部門的實際開支關聯。採購計畫管理
各部門可根據各自不同的費用類別來制定不同的採購計畫。採購計畫提供了以下功能：●確定需要採購的所有項目並將其連結到採購清單，以便管理採購里程碑
●與產品庫存功能相結合，有效地避免產品積壓
●與採購訂單直接關聯，以減少人工輸入的工作量與人為錯誤
●根據採購計畫，管理採購完成率和跟蹤偏差
●在整個採購計畫和執行過程中提供預警
基準價
允許用戶基於產品的歷史價格、以及根據CPI的調整建立產品的基準價，以便控制採購價與基準價的偏差過大。系統中，每個供應商給出的採購價與基準價的累計偏差，均可得到實時的跟蹤；每個採購訂單的採購價與基準價的偏差也可被實時跟蹤；甚至每一個採購項與其基準價的偏差都可得到實時的反映。因此，採購部可輕易發現單項採購價偏差最大的申請人或採購人員，以及從年初至今累計偏差最大的人員。預選管理流程
預選管理最重要的不是最終做出的決定，而是做出這個決定的過程。預選過程可以幫助驗證採購策略，增加對供應商的理解並及時發現缺陷，以避免將來出現的問題。預選過程中涉及廣泛的溝通、文檔和利益衝突的控制。以行業的最佳實踐為基礎提供了一個有效的供應商預選機制，以幫助組織專注預選。電子招投標流程
提供一個有效的框架，用於創建不同類型的招標計畫和戰略。它支持端到端的電子招投標過程，並跟蹤以下記錄：●候選人名單●標書準備
●發布●供應商應標
●評標●最終選標●公告結果
8Manage為招投標者提供一個基於網路的平台，用於招標徵集、招投標溝通與投標人提交檔案等操作。
●每個投標者都可以登錄系統並查看相同的信息
●招標信息通過電子方式同時傳送給所有投標者
●電子論壇可確保所有投標者都同時收到相同的Q&A信息
●每個投標者都可以通過系統提交應標書，並且系統會自動在截止時間禁止提交操作
採購契約管理
支持從採購申請到付款整個採購過程的管理。採購訂單、銷售單與付款既可以由每個部門分別管理，也可以由整個企業統一管理。還提供了一個成熟的契約管理框架，幫助您管理複雜的採購契約。●定義契約範圍與可交付成果
●定義衡量指標
●費用預算及審批
●契約履行管理
●跟蹤變更請求與解決方案
●跟蹤契約結果
契約管理可用於管理服務水平協定(SLA)、罰款和基於契約續約價格的績效。
供應商關係管理
供應商關係是複雜兼多層面的（業務、財務、法律、技術、產品相關及服務相關等）。如今通常的做法是指派一個人來管理供應商關係。如果沒有透明的信息，讓雙方都清晰地了解實際問題並及時採取措施解決問題，那么再有經驗的人也不能避免雙方關係中產生的不信任與挫敗感。是一個強大的供應商管理平台，它可以提供實時與透明的供應商相關信息，從而幫助人們逐步建立信任，維繫愈加緊密的關係。外包管理
分四個階段管理外包，即目標管理、發現與戰略管理、變革管理和監控、跟蹤與驗收。目標設定階段對外包計畫的成功或失敗影響最大。不現實或模糊的目標設定，將導致在執行過程中達不到預期的管理效果。發現是把需要外包的內容進行整理與核計的過程。支持同時記錄多個發現，並且可把發現與目標以及項目活動進行關聯，把它們作為目標的一部分，以確保它們按照目標計畫來執行。變革管理就是把需要外包的內容從內部環境轉移到外包環境的過程。除了變革管理，8Manage還提供最佳實踐方法來監控進展狀態及追蹤可交付成果的交付與文檔的驗收記錄。
複雜業務關係管理
在外包業務中，買方與供應商的不同人員都承擔著不同的責任。提供了跨部門及跨企業責任管理的框架，幫助您明確各方權責，監控與跟蹤分配在項目和項目群中的我方資源及供應商的資源。它包括跟蹤資源的經驗與專業技能、資源的承諾、資源的分配時間與實際使用時間、計畫資源費用與實際資源費用、過度分配與資源不足的檢測、以及按費率自動計算資源在項目及項目群中的費用。在所有跨部門的項目和項目群管理中，都支持PMI定義的項目管理實踐的九大知識領域。安全管理
8Manage提供與電子銀行同等水平的安全防護措施，保護電子外包和電子採購的信息和交易。安全功能突出表現如下：●用戶認證（表單登錄，單點登錄和二元認證）
●訪問控制和授權
●密碼管理
●數據安全（敏感數據加密）
●網路通信安全
此外，還提供審計跟蹤功能，允許用戶瀏覽和跟蹤業務數據變化的歷史記錄。
步驟
下一個步驟就是尋找潛在供應商了。經過對市場的仔細分析，你可以通過各種公開信息和公開的渠道得到供應商的聯繫方式。這些渠道包括供應商的主動問詢和介紹，專業媒體廣告，網際網路搜尋等方式。
在這個步驟，最重要的是對供應商做出初步的篩選。建議使用統一標準的供應商情況登記表，來管理供應商提供的信息。這些信息應包括：供應商的註冊地、註冊資金、主要股東結構、生產場地、設備、人員、主要產品、主要客戶、生產能力等。通過分析這些信息，可以評估其工藝能力、供應的穩定性、資源的可靠性，以及其綜合競爭能力。在這些供應商中，剔除明顯不適合進一步合作的供應商後，就能得出一個供應商考察名錄。
接著，要安排對供應商的實地考察，這一步驟至關重要。必要時在審核團隊方面，可以邀請質量部門和工藝工程師一起參與，他們不僅會帶來專業的知識與經驗，共同審核的經歷也會有助於公司內部的溝通和協調。
在實地考察中，應該使用統一的評分卡進行評估，並著重對其管理體系進行審核，如作業指導書等檔案，質量記錄等，要求面面俱到，不能遺漏。比較重要的有以下項目：
* 銷售契約評審，要求銷售部門對每個契約評估，並確認是否可按時完成。
* 供應商管理，要求建立許可供應商清單，並要有有效的控制程式。
* 培訓管理，對關鍵崗位人員有完善的培訓考核制度，並有詳細的記錄。
* 設備管理，對設備的維護調整，有完善的控制制度，並有完整記錄。
* 計量管理，儀器的計量要有完整的傳遞體系，這是非常重要的。
在考察中要及時與團隊成員溝通，在結束會議中，總結供應商的優點和不足之處，並聽取供應商的解釋。如果供應商有改進意向，可要求供應商提供改進措施報告，做進一步評估。
在供應商審核完成後，對合格供應商發出詢價檔案，一般包括圖紙和規格、樣品、數量、大致採購周期、要求交付日期等細節，並要求供應商在指定的日期內完成報價。在收到報價後，要對其條款仔細分析，對其中的疑問要徹底澄清，而且要求用書面方式作為記錄，包括傳真，電子郵件等。
後續工作是報價分析，報價中包含有大量的信息，如果可能的話，要求供應商進行成本清單報價，要求其列出材料成本、人工、管理費用等，並將利潤率明示。比較不同供應商的報價，你會對其合理性有初步的了解。
在價格談判之前，一定要有充分的準備，設定合理的目標價格。對小批量產品，其談判的核心是交貨期，要求其提供快速的反應能力；對流水線、連續生產的產品，核心是價格。但一定要保證供應商有合理的利潤空間。
同時，價格談判是一個持續的過程，每個供應商都有其對應的學習曲線，在供貨一段時間後，其成本會持續下降。與表現優秀的供應商達成策略聯盟，促進供應商提出改進方案，以最大限度節約成本。
實際上，每個供應商都是所在領域的專家，多聽取供應商的建議往往會有意外的收穫。曾有供應商主動推薦替代的原材料，如用韓國的鋼材代替瑞士產品，其成本節約高達50%，而且性能完全滿足要求，這是單純依靠談判所無法達到的降價幅度。通過策略聯盟，參與設計，供應商可以有效幫助我們降低成本。
還有非常重要的一個方面是隱性成本。採購周期、庫存、運輸等等都是看不見的成本，要把有條件的供應商納入適時送貨系統，儘量減少存貨，降低公司的總成本。
採購與供應商管理實戰技能
第一講 採購實戰技能之一——招標採購
01 前言
02 三種招標採購實戰方法
03 招標採購作業流程及其優缺點分析
04 招標採購實戰經驗借鑑
第二講 採購實戰技能之二——集中採購
01 引言
02 從分散到集中採購的特點與作業流程分析
03 我國企業集中採購的實際困難及其解決方法
04 惠普公司的集中採購策略
第三講 採購實戰技能之三——即時制採購
01 引言
02 即時制採購的戰略優勢及其前提條件
03 即時制採購的流程步驟
04 實施即時制採購的成功案例
第四講 採購實戰技能之四——國際採購談判技巧
01 引言
02 國際採購談判的流程化管理
03 國際採購談判策略
04 國際採購談判案例分析
第五講 供應商管理實戰技能之一 ——如何調研選擇供應商
01 引言
02 供應商調研認證流程化管理
03 擴大供應商選擇餘地的五大現實途徑
04 選擇供應商案例研討
第六講 供應商管理實戰技能之二 ——如何量化考評供應商
01 引言
02 供應商綜合考評體系
03 加權法特點與案例分析
04 成本比較法特點與案例分析
05 TCL科學考評供應商
第七講 供應商管理實戰技能之三 ——如何與供應商建立合作關係
01 引言
02 建立合作關係的現實途徑（一）
03 建立合作關係的現實途徑（二）
