注意問題
1.注意批請函與請示的區別,向有隸屬關係的上級機關請求指示、批准事項用請示,而向沒有隸屬關係的業務主管機關請求批准有關事項,則用請批函。主管機關答覆請求審批事項,用審批函。
2.開門見山,直奔主題。無論去函還是復函,都不要轉彎抹角,切忌空話、套話和發空泛的議論。
3.一文一函,簡潔明了。
4.語言要規範得體,並體現函的用語特色。發函要使用平和、禮貌、誠懇的語言,對主管機關要尊重、謙敬,對級別低的單位要平和,對平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬、命令性的語言。復函,則態度要明朗,語言要準確,避免含糊籠統、猶豫不定。
簡介
告知函和答覆函十分接近。它們的主要區別在於答覆函是答覆對方所詢問問題,而告知函則是告知對方有關情況。告知函的正文通常包括兩項內容。一是告知原由。說明制發本函的原因。二是告知事項。簡明扼要地敘述告知對方有關事項的具體內容及應注意的問題。
舉例
例一
告知函
敬啟者:
我方三月十日致貴方函諒悉,故在函曾中強調我方第816號單交貨之重要,務必將貨物於四月三十日前運達。
貨物雖已運出,但尚未接到貴寄來的任何資料,除取消本訂單外,別無選擇。因為我方顧客堅持交貨日期,這樣做實出無奈,至感遺憾。
發函者
例二
告知函
敬啟者:
貴方訂購貨物的出口許可證已獲批准。貨物即於八至十天內制伯完成,特此奉告。我方建議,以見到由中華人民共和國中國銀行開出不可撤消信用證時付款。
我方一接到貴方確認書後,信用證就已開出,而貨物即行啟運並將檔案寄出,作為向銀行結帳任據。
敬上
發函者