套用
會計憑證傳遞
概念
會計憑證的傳遞，是指各種會計憑證從填制、取得到歸檔保管為止的全部過程，即在企業、事業和行政單位內部有關人員和部門之間傳送、交接的過程。要規定各種憑證的填寫、傳遞單位與憑證份數，規定會計憑證傳遞的程式、移交的時間和接受與保管的有關部門。
編號方法
記賬憑證的編號方法有總字編號法、三類編號法、五類編號法和分數編號法。會計人員要根據不同的記賬憑證採用相應的編號方
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1.總字編號法：即將所有的記賬憑證不分業務內容順序編號。適用於採用通用記賬憑證格式，經濟業務較少的單位。
2.三類編號法：即按照收款業務、付款業務和轉賬業務分別順序編號，如收字1號、付字1號、轉字1號，適用於採用專用記賬憑證的單位。
3.五類編號法：即按照現金收款、現金付款、銀行存款收款、銀行存款付款業務分別順序編號，如現收字第××號、銀收字第××號、現付字第××號、銀付字第××號、轉字第××號。適用於採用專用記賬憑證且收付款業務較多的單位。
4.分數編號法：如果一筆經濟業務需要填制一張以上的記賬憑證時，記賬憑證的編號採用分數連續編號，如“轉字5”、“轉字第5”“轉字第5”，表示一筆轉賬業務需連續編三張記賬憑證。
注意事項
在制定會計憑證的傳遞程式、規定其傳遞時間時，應注意一下兩個方面的問題，以合理的組織會計憑證的傳遞。
定傳遞路線。各單位應根據經濟業務的特點，結合內部機構和人員分工情況以及滿足經營管理和會計核算的需要，規定會計憑證的傳遞程式，並據此規定會計憑證的份數，使經辦業務的部門和人員能夠及時的辦理各種憑證手續，既符合內部牽制原則，又能加速業務處理過程，提高工作效率。
定傳遞時間。各單位要根據有關部門和人員辦理經濟業務的情況，恰當地規定憑證在各環節的停留時間和交接時間。
總之，會計憑證的傳遞既要能夠滿足內部控制制度的要求，使傳遞程式合理有效，同時又要儘量節約傳遞時間，減少傳遞的工作量。
作用
會計憑證會計憑證的傳遞，是指會計憑證從編制時起到歸檔時止，在單位內部各有關部門及人員之間的傳遞程式和傳遞時間。為了能夠利用會計憑證，及時反映各項經濟業務，提供會計信息，發揮會計監督的作用，必須正確、及時地進行會計憑證的傳遞，不得積壓。正確組織會計憑證的傳遞，對於及時處理和登記經濟業務，明確經濟責任，實行會計監督，具有重要作用。從一定意義上說，會計憑證的傳遞起著在單位內部經營管理各環節之間協調和組織的作用。會計憑證傳遞程式是企業管理規章制度重要的組成部分，傳遞程式的科學與否，說明該企業管理的科學程式。
有利於完善經濟責任制度經濟業務的發生或完成及記錄，是由若干責任人共同負責，分工完成的。會計憑證作為記錄經濟業務、明確經濟責任的書面證明，體現了經濟責任制度的執行情況。單位會計制度可以通過會計憑證傳遞程式和傳遞時間的規定，進一步完善經濟責任制度，使各項業務的處理順利進行。
有利於及時進行會計記錄從經濟業務的發生到賬簿登記有一定的時間間隔，通過會計憑證的傳遞，使會計部門儘早了解經濟業務發生和完成情況，並通過會計部門內部的憑證傳遞，及時記錄經濟業務，進行會計核算，實行會計監督。
會計憑證保管
概念
會計憑證的保管是指會計憑證記賬後的整理、裝訂、歸檔和存查工作。
要求
會計憑證的保管主要有下列要求：
會計憑證應定期裝訂成冊，防止散失。從外單位取得的原始憑證遺失時，應取得原簽發單位蓋有公章的證明，並註明原始憑證的號碼、金額、內容等，由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位負責人批准後，才能代作原始憑證。若確實無法取得證明的，如車票丟失，則應由當事人寫明詳細情況，由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位負責人批准後，代作原始憑證。
會計憑證封面應註明單位名稱、憑證種類、憑證張數、起止號數、年度、月份、會計主管人員、裝訂人員等有關事項，會計主管人員和保管人員應在封面上籤章。
會計憑證應加貼封條，防止抽換憑證。根據財政部制定的
規定：原始憑證不得外借，如因特殊原因需要使用原始憑證時，經本單位領導批准可以複製。
原始憑證較多時，可單獨裝訂，但應在憑證封面註明所屬記賬憑證的日期、編號和種類，同時在所屬的記賬憑證上應註明“附屬檔案另訂”及原始憑證的名稱和編號，以便查閱。
每年裝訂成冊的會計憑證，在年度終了時可暫由單位會計機構保管一年，期滿後應當移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。
嚴格遵守會計憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。
保管年限：
原始憑證、記帳憑證 15年。其中：涉及外來和對私改造的會計憑證永久
銀行存款餘額調節表 3年
會計帳簿類：
日記帳 15年 其中：現金和銀行存款日記帳 25年
明細帳、總帳、輔助帳 15年
涉及外來和對私改造的會計帳簿永久
會計報表類：
主要財務指標報表 3年
月、季度會報表 15年
年度會計報表 永久
其它類：
會計檔案保管清冊及銷毀清冊 25年
財務成本計畫 3年
主要財務會計檔案、契約、協定 永久
傳遞
會計憑證的傳遞，是指各種會計憑證從填制、取得到歸檔保管為止的全部過程，即在企業、事業和行政單位內部有關人員和部門之間傳送、交接的過程。財務制度要規定各種憑證的填寫、傳遞單位與憑證份數，規定會計憑證傳遞的程式、移交的時間和接受與保管的有關部門。(1)會計憑證傳遞的作用。
會計憑證的傳遞，是指會計憑證從編制時起到歸檔時止，在單位內部各有關部門及人員之間的傳遞程式和傳遞時間。為了能夠利用會計憑證，及時反映各項經濟業務，提供會計信息，發揮會計監督的作用，必須正確、及時地進行會計憑證的傳遞，不得積壓。正確組織會計憑證的傳遞，對於及時處理和登記經濟業務，明確經濟責任，實行會計監督，具有重要作用。從一定意義上說，會計憑證的傳遞起著在單位內部經營管理各環節之間協調和組織的作用。會計憑證傳遞程式是企業管理規章制度重要的組成部分，傳遞程式的科學與否，說明該企業管理的科學程度。其作用如下：
①有利於完善經濟責任制度。經濟業務的發生或完成及記錄，是由若干責任人共同負責，分工完成的。會計憑證作為記錄經濟業務、明確經濟責任的書面證明，體現了經濟責任制度的執行情況。單位會計制度可以通過會計憑證傳遞程式和傳遞時間的規定，進一步完善經濟責任制度，使各項業務的處理順利進行。
②有利於及時進行會計記錄。從經濟業務的發生到賬簿登記有一定的時間間隔，通過會計憑證的傳遞，使會計部門儘早了解經濟業務發生和完成情況，並通過會計部門內部的憑證傳遞，及時記錄經濟業務，進行會計核算，實行會計監督。
(2)會計憑證的保管。
會計憑證是重要的會計檔案和經濟資料，每個單位都要建立保管制度，妥善保管。
對各種會計憑證要分門別類、按照編號順序整理，裝訂成冊。封面上要註明會計憑證的名稱、起訖號、時間以及有關人員的簽章。
要妥善保管好會計憑證，在保管期間會計憑證不得外借，對超過所規定期限(一般是15年)的會計憑證，要嚴格依照有關程式銷毀。需永久保留的有關會計憑證，不能銷毀。
會計憑證裝訂
裝訂準備
會計憑證會計憑證裝訂前的準備，是指對會計憑證進行排序、貼上和摺疊。因為原始憑證的紙張面積與記賬憑證的紙張面積不可能全部一樣，有時前者大於後者，有時前者小於後者，這就需要會計人員在製作會計憑證時對原始憑證加以適當整理，以便下一步裝訂成冊。 對於紙張面積大於記賬憑證的原始憑證，可按記賬憑證的面積尺寸，先自右向後，再自下向後兩次摺疊。注意應把憑證的左上角或左側面讓出來，以便裝訂後，還可以展開查閱。 對於紙張面積過小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定次序和類別排列，再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上，貼上時宜用膠水。證票應分張排列，同類、同金額的單據儘量粘在一起；同時，在一旁註明張數和合計金額。如果是板狀票證，可以將票面票底輕輕撕開，厚紙板棄之不用。 對於紙張面積略小於記賬憑證的原始憑證，可先用回形針或大頭針別在記賬憑證後面，待裝訂時再抽去回形針或大頭針。有的原始憑證不僅面積大，而且數量多，可以單獨裝訂，如工資單、耗料單等，但在記賬憑證上應註明保管地點。 原始憑證附在記賬憑證後面的順序應與記賬憑證所記載的內容順序一致，不應按原始憑證的面積大小來排序。 會計憑證經過上述的加工整理之後，就可以裝訂了。
裝訂方法
會計憑證會計憑證的裝訂是指把定期整理完畢的會計憑證按照編號順序，外加封面、封
底，裝訂成冊，並在裝訂線上加貼封簽。在封面上，應寫明單位名稱、年度、月份、記賬憑證的種類、起訖日期、起訖號數，以及記賬憑證和原始憑證的張數，並在封簽處加蓋會計主管的騎縫圖章。如果採用單式記賬憑證，在整理裝訂憑證時，必須保持會計分錄的完整。為此，應按憑證號碼順序還原裝訂成冊，不得按科目歸類裝訂。對各種重要的原始單據，以及各種需要隨時查閱和退回的單據，應另編目錄，單獨登記保管，並在有關的記賬憑證和原始憑證上相互註明日期和編號。
會計憑證裝訂的要求是既美觀大方又便於翻閱，所以在裝訂時要先設計好裝訂冊數及每冊的厚度。一般來說，一本憑證，厚度以1.5至2.ocm為宜，太厚了不便於翻閱核查，太薄了又不利於戳立放置。憑證裝訂冊數可根據憑證多少來定，原則上以月份為單位裝訂，每月訂成一冊或若干冊。有些單位業務量小，憑證不多，把若干個月份的憑證合併訂成一冊就可以，只要在憑證封面註明本冊所含的憑證月份即可。 為了使裝訂成冊的會計憑證外形美觀，在裝訂時要考慮到憑證的整齊均勻，特別是裝訂線的位置，如果太薄時可用紙折一些三角形紙條，均勻地墊在此處，以保證它的厚度與憑證中間的厚度一致。 有些會計在裝訂會計憑證時採用角訂法：裝訂起來簡單易行，這也很不錯。它的具體操作步驟如下：
操作步驟
將憑證封面和封底裁開，分別附在憑證前面和後面，再拿一張質地相同的紙（可以再找一張憑證封皮，裁下一半用，另一半為訂下一本憑證備用）放在封面上角，做護角線。
在憑證的左上角畫一邊長為5厘米的等腰三角形，用夾子夾住，用裝訂機在底線上分布均勻地打兩個眼兒。
用大針引線繩穿過兩個眼兒。如果沒有針，可以將回形別針順直，然後將兩端折向同一個方向，將線繩從中間穿過並夾緊，即可把線引過來，因為一般裝訂機打出的眼兒是可以穿過的。
在憑證的背面打線結。線繩最好在憑證中端繫上。
將護角向左上側折，並將一側剪開至憑證的左上角，然後抹上膠水。
向後摺疊，並將側面和背面的線繩扣粘死。
待晾乾後，在憑證本的脊背上面寫上“某年某月第幾冊共幾冊的字樣。裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。現金憑證、銀行憑證和轉賬憑證最好依次順序編號，一個月從頭編一次序號，如果單位的憑證少，可以全年順序編號。
要求
內容
原始憑證名稱
填制名稱的日期和編號
填制憑證單位名稱或者填制人姓名
對外憑證要有接收憑證單位的名稱
經濟業務的內容摘要
經濟業務所設計的數量、計量單位、單價和金額
經辦業務部門或人員的簽
填制
記錄要真實
原始憑證所填列的經濟業務內容和數字，必須真實可靠，符合實際情況。
內容要完整
原始憑證所要求填列的項目必需逐項填列齊全，不得遺漏和省略。
手續要完備（簽名、蓋章：誰出票誰蓋章，誰經手誰簽字）
單位自製的原始憑證必須有經辦單位領導人或者其他指定的人員簽名蓋章；
對外開出的原始憑證必須加蓋本單位公章；
從外部取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章；
從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名蓋章。
簽證簽章要求。從外單位取得的原始憑證，必須要有填制單位的公章；從個人取得的原始憑證，必須要有填制人員的簽名或者蓋章。對外開出的原始憑證，必須加蓋單位公章。
憑證附屬檔案要求。購買實物的原始憑證，必須驗收證明。
多聯憑證要求。一式幾聯的原始憑證，應當註明各聯的用途，只能以一聯作為報銷憑證。
退貨退款要求。發生銷貨退回時，除填制退貨發票外，還必須有退貨驗收證明。
臨時退款憑證。
批件處理要求。
書寫要清楚、規範
1、不得使用未經國務院公布的簡化漢字。大小寫金額必須相符且填寫規範。
金額書寫要求。大小金額數字要按規定的要求填寫。具體的說阿拉伯數字要逐個填寫，不得連寫；金額前面要冠以人民幣符號，中間不得留空位；元以後要寫到角分，無角分的要以0補位；凡阿拉伯數字前寫有幣種符號的，數字後面不再寫貨幣單位。
2、編號要連續。（重要）
如果原始憑證已預先印定編號，在寫壞作廢時，應加蓋“作廢戳記”，妥善保管，不得撕毀。
3、不得塗改、刮擦、挖補。（更正，重要）
原始憑證有錯誤的，應當由出具單位重開或更正，更正處應當加蓋出具單位印章。原始憑證金額有錯誤的，應當由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。
4、墨水只能使用藍、黑墨水填寫，一式幾聯的發票和收據，必須使用雙面複寫紙套寫，套寫時可以使用原子筆填寫。
5、原始憑證不得塗改、挖補。
作用
會計憑證可以記錄經濟業務的發生和完成情況，為會計核算提供原始依據；可以檢查經濟業務的真實性、合法性和合理性，為會計監督提供重要依據；可以明確經濟責任。為落實崗位責任制提供重要檔案；可以反映相關經濟利益關係，為維護合法權益提供法律證據；可以監督經濟活動，控制經濟運行。
