菠菜法則

菠菜法則

菠菜法則其實是我們中國人的習慣叫法,取材於日本企業管理中最為普通的法則,菠菜法則主要體現在六個字上,那就是“報告”、“聯絡”、“商量”實際上就是這六個字構成了菠菜法則,這是最基本的內容。

法則由來

報告ほうこく

連絡れんらく

相談そうだん

日文菠菜的讀音:ほうれんそう。

菠菜法則是日本企業管理中最為普通的法則,但無論是生產型的企業還是非生產型的企業,員工從進公司的第一天開始到離開公司,都會聽到上司或社長嘴裡常說的這句話。而且,在日本企業里,只要哪個下級挨批、挨罵,一定會聽到:“混蛋!誰叫你不報告?你跟他聯絡了嗎?你找他商量了嗎?”

可見,報告、聯絡和商量在日本企業中何等重要。

單從構成“菠菜”法則的三個辭彙來看,它不僅不是日本企業的專利,就是在我們的日常生活中,也是每天都能接觸到,並在進行著的基本內容。而且,這6個字,誰都明白,誰都能做。但是,要持之以恆地做下去,並確實做得合符規範,它就像軍人從參軍第一天就開始學習“立正、稍息”這兩個動作一樣,不僅極難,而且還會有意想不到的好處。

兩個表格

表1:報告聯絡相談表

菠菜法則報告聯絡相談表

表一反映的是一天的正常工作內容,在每天下班之前幾分鐘內填寫完畢,放在課長的“來件”檔案筐里,這樣就可以放心地回家了。第二天上班後的半個小時以內,這張表會回到自己桌上的“來件”檔案筐里,裡面有課長的指示,然後就按課長的指示去做,如果課長沒有什麼事,就會課長欄里寫上“OK”,自己就會按照預定的工作內容去做,這張表就由自己保存下來。

表2:緊急聯絡表

菠菜法則緊急聯絡表

表二反映是處理緊急事件,課長下班了,自己把這個帶著紅字的表格填好後,放入公司最顯眼的一個緊急聯絡筐里,然後自己就可以下班了。第二天上班時,課長會拿著緊急聯絡表去向上司反映,其實用緊急聯絡表的形式處理緊急事務,避免了遺忘,緊急聯絡表一旦進了筐,各部門的主管都可以看與自己有關的,會儘快做好處理的準備。

法則作用

備忘

簡單寫一下,放起來。不會因為口頭說了,過後又忘記了。俗話說,好記性不如爛筆頭。日理萬機的國家總理之所以每天都能處理那么多的大事,除去總理本人的過人之處和良好的工作習慣之外,圍繞在總理身邊龐大的辦事機構,隨時都在為總理記住應該記住的事,隨時都在為總理安排工作的優先順序。作為企業員工,甚至我們這些普通人,經常會後悔什麼、什麼事。並不是因為那件事不會做,或不能做,而是那件事忘了做。

自我總結

過上十天、半個月或一個月,將積存下來的報告聯絡商量表整理一次,立即明白自己在公司里幹了什麼,對自己的工作予以肯定。在做月報或年終工作總結時,用不著挖空心思去追憶過去幹了什麼,只要把積澱下來的表中內容稍加整理就行了。這些在當時記錄下來的功勞或苦處,真實性很強,但因為時間長了,上司或社長已經忘了。自己把它寫出來,可以幫助上司對自己做出公正評價。特別在有關自己加薪升遷等問題上,如果除去人為的干擾,往往因為一個充分的理由就可以戰勝勁敵,得到自己想要得到的東西。

明確責任,迴避矛盾

自己的份內工作,自己發現的問題,做到了何種程度,一目了然。既沒有推卸責任,又表明了自己的態度。特別是緊急聯絡表,自己公司不付款對方不發貨,是一件非常頭痛的事,如果直接跑去找社長,就會給社長難堪。萬一碰上社長正好情緒不佳,你跑去向他要錢,輕則沒有下文,重則還沒等你說完,就會遭到社長一頓臭罵。你犯得上自找不快嗎?這種事搞多了,自己“冤大頭”不算,還會在社長那裡留下一個“這小子不會辦事”的印象。

將內容用緊急聯絡表的方式寫出來,遞上去,既說明自己對工作負責,同時又能避免不必要的矛盾。而且萬一發生天災或人禍,自己和科長都無法來上班時,公司的業務一點也不會受影響。

在日本,任何公司,都有這么一個不成文的共同認識:事情乾好了,那是理所當然的,乾不好,那是你自己的責任。

暗中督促,主動找工作做

對員工個人來說,不會閒著。既使是工作量比較少的一天,也會很充實。因為最閒的時候,你也會看一看跟本職工作有關的內容,這是因為你事先有準備,而且會受到上司的好評。

對上司來說,你用不著隨時提醒和警告你的下級不要偷懶,從而避免使下級厭煩。因為報告表中必須列出工作具體內容的一二三來。要做到紙上有寫的,必須是心裡有想的,是需要或已經動嘴和動手的。

只要不是故意同上司頂牛的人,稍微有點自尊心的人,他一個星期都寫不出自己的具體工作內容來,而看書又都是些與工作無關的,他自己就會非常難受。這時候不是“響鼓不用重錘”,而變成了員工自己對自己“捶”。特別是對那些經常在上班時間,光顧與工作毫無關係的網站的“網民”,猶如一把懸在頭上的隱形利劍。

培養問題意識

表一中的“存在問題”和“處理結果”可是大有學問。長期堅持下去,就會養成思考和發現問題的習慣。它不僅對本職工作有很大的益處,特別是對員工自己,相當於積累了一筆在任何地方、任何時候都可以使用的財富。

其實,企業的員工,特別是企業管理者,每天從事的工作,都可以歸結在報告、聯絡和商量的範圍內。只要懂得“菠菜”法則的意義,並能切實養成報告、聯絡和商量的好習慣,就能使很多看起來很複雜的事情簡單化。軍隊之所以能做到“令行禁止”,除了“鐵的紀律”之外,上下級之間和平級之間,經常性的報告、聯絡和商量,構成了相互信賴的基礎。

法則特點

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“菠菜”法則源於日本,正式名稱叫做日本企業管理基本原則。在日本,企業里的任何人,無論職位尊卑無一例外都要遵守這條法則

初初一看,構成“菠菜”法則的三點並無獨特之處,都是日常工作中每天要接觸並進行著的內容,甚至覺得不就是指請示匯報制度嗎?但為什麼它被稱為基本原則?為什麼在日本企業能發揮巨大的作用?

經過學習和思考,“菠菜”法則確實有值得借鑑的地方。報告,就是企業的任何成員都要將工作的進展情況及時向上司匯報,與同事分享;聯絡,就是將工作中遇到的困難與問題及時與上司或同事聯繫、通氣;商量,就是將工作情況包括遇到的問題與上司和同事交換意見、商討對策。在日本企業,只要哪個下級挨批,一定會聽到:“誰叫你不報告?你跟他聯絡了嗎?你找他商量了嗎?”可見,報告、聯絡、商量在日本企業中的重要性。

“菠菜”法則,並不僅僅停留在理念的層面,它有很強的可操作性。它用制度、表格的形式將員工每天從事的工作都納入其中,通過填寫“報告聯絡相談表”、“緊急聯絡表”等,對工作內容、完成狀況、存在問題、處理結果、下步計畫等進行落實。久而久之,養成習慣,達到計畫、備忘、自我總結、明確責任、避免不必要的矛盾、督促工作、培養問題意識和責任意識等目的。

其實,“菠菜”法則的目的,通過ISO9000管理體系、目標管理等管理制度和方法也是能夠實現的,集團倡導的“日事日畢、日清日高”更是與之異曲同工。但是,誠如管理大師彼得·德魯克所言:“管理是一種實踐,其本質不在於知,而在於行。”是否持之以恆,是否做得合乎規範,是否真的實行,實行的連貫性以及實行的徹底性,決定了結果的優劣。就像同樣是一張ISO9000證書,各個企業的合格程度,特別是自身的獲益程度是不相同的。建立適合自己的管理體系,只要切實有效地運行,合乎規範地執行,同樣能加強企業管理,提升管理水平,發揮它神奇的力量。

“菠菜”法則,說白了就是個人組織之間的協調性原則。日本人通過該法則將個人融於集體,尋求組織幫助,並以集體智慧解決困難。“菠菜”法則是日本教育思想的產物。在日本人的觀念中,不否認個人出類拔萃,但更重視許多出色的個體匯集起來並迸發出強大的力量。

“菠菜”法則,貫穿其中的是溝通。良好的溝通習慣,構成了相互信賴的基礎,大家心心相印,息息相通,一切以團隊為重,何愁成不了一個卓越的團隊?南遷的雁陣,它們以“人”字形飛行,利用集體力量減少飛行中氣流造成的阻力。這就是團隊的力量。一個人不可能全能或者完美,但團隊的力量可以彌補個人能力的不足。

典型案例

下班時間——滯後思考原則:在辦公室,下級隨時處於待命狀態;在生產現場,上司隨時處於保障狀態。在日本企業中,辦公室工作的員工,職務越低,下班時間就越晚(見圖1)。因為下級必須隨時準備回答上司提出的問題,隨時為上司提供所需要的材料,隨時執行上司的每一個命令。

菠菜法則圖1圖2

只有當上司離開公司之後,下級才會有自己的時間,才能整理屬於自己的內容。在日本,員工們都會意識到:從社長到職員,來公司的目的是為了工作,每一個下級的工作只是上司工作中的一部分,只有優先完成自己分內的工作,才能保證上司工作的完成。

大家不僅要問,難道下級就不能比上司早下班嗎?不是的,下級同樣可以在上司之前下班,只要你在下班前同上司打聲招呼,告訴他“我有事要先走,什麼資料放在什麼地方,需要回答的問題可以找誰”等,就行了。不僅如此,上司在下班之前,也要同下級打招呼:“我要下班了,你們還有沒有讓我急著辦的事?”這種每天都相互通氣和相互關照的企業風氣,奠定了日本企業嚴格管理的基礎。

而生產現場下班的時間順序與辦公室下班的時間順序恰恰相反:職務越高,下班時間就越晚(見圖2)。這是因為,無論多么優秀的決策人和上司,一旦簽訂了契約,接下來最重要的是在交貨期內生產出滿足客戶要求的優質產品。這些產品的真正生產者是員工。而且,無論多么優秀的員工,不僅無法獨自完成某一個複雜完整的產品,還會遇到很多意想不到的問題。必須要上司大量的協作和協調來保障員工的操作。如果上司先於員工離開現場,當天的任務就有可能完不成。

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舉個例子:日本企業(株)要完成一個控制箱的面板裝配工作(見圖3)。工作單上這樣寫到:

工作內容:控制箱面板50個。

工作時間:7.5個小時(上午完成,下午完成)。

完成工作者:日本太郎。

可是,由於日本太郎長期從事這道工序,在11∶30就能優質、高效地完成液晶屏裝配。於是他在11∶00向上司提出,要求器材處在11∶30之前送來功能鍵和標籤。由於太郎手頭的工作不能停,只有靠他的上司同器材處聯繫,本應在中午太郎休息時把功能鍵和標籤送到現場的,現在必須在11∶30之前送到。通過上司的協調,太郎從11∶30以後就開始裝配功能鍵,而在下午4∶30就全部完成了50台面板的裝配。像太郎這樣高效的員工,他的上司不僅樂意為其提供保障,同時也是今後給太郎加薪的一個最有說服力的理由。

不用說,這是一個既普通又特殊的例子。然而就是在正常的7.5小時內完成工作的,上司不僅要聽取太郎對當天工作完成情況的匯報,同時也要聽取太郎在工作中遇到的問題。在太郎下班之後,上司還必須為太郎準備第二天早上的工作,要使太郎一上班就有活乾。所以太郎的上司就算工作效率再高,在太郎下班之後再花上20分鐘或半個小時是必需的。

因此,下班時間滯後不僅是日本企業最普通的做法,同時也反映了日本企業管理中的一個最基本法則:報告——聯絡——相談(商量),簡稱“報聯相”。由於日語中“報聯相”與“菠菜”發音相同,中國人就戲稱為“菠菜法則”。

也許有人會提出這樣的問題:太郎有剩餘的時間是因為工時計算太多,如果計算的工時本身就只有6個小時,太郎不可能有這樣的剩餘時間。這個提問不僅完全正確,而且引出了日本企業管理中的一個工時計算定律——“機率統計和工作引伸定律”。

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