基本概念
秘書人才的素質，一般是指秘書人員的政治、思想、道德、文化、業務等方面的修養、品質和行為特性。因此凡是具有以下素質的秘書都可以稱為秘書人才：
一是應具有與時俱進的政治思想品質。要具有堅定的共產主義信念，較高的馬列主義理論水平，善於運用唯物辯證法的觀點去分析和解決現實中的問題。
二是應具有高尚的道德情操。要甘於奉獻，樂於服務，時刻把人民民眾的根本利益放在首位。
三是應具有改革開放的頭腦和開拓創新的本領。要善於接受新知識，善於學習新知識，善於運用新知識。四是應具有較強的實際工作能力。要善於掌握和運用WTO規則，善於調查研究和捕捉業務信息，善於協調和處理人際關係，善於寫作和使用現代辦公設備。
當前秘書人才素質的差距
當前秘書人才正處於角色轉換時期，對照新時期秘書人才的素質要求，秘書人才的素質差距主要表現在以下四方面：
（一）思想嚴重滯後。當前，黨政機關秘書人員思想滯後突出表現在三個方面：一是認為只要勤勤懇懇就能把秘書工作乾好；二是認為秘書工作無所作為；三是認為乾秘書工作辛苦、吃虧。
（二） 服務意識較差。一是沒有擺正位置，片面理解“三服務”；二是辦文拖拉；三是對上門辦事的民眾不夠熱情。
（三）綜合素質低下。一是缺乏市場經濟知識；二是缺乏世貿知識；三是缺乏外語知識；四是能力不夠全面。
（四）工作缺乏創新性。一是計畫經濟時代的烙印還相當明顯；二是經驗主義還比較嚴重；三是安於現狀，存在畏難情緒，工作只圖完成任務。
加強高素質秘書人才的培養
（一）高度重視，切實把秘書人才的培養擺在重要位置來抓。在我國現行的行政體制下，不論哪一項工作，領導重視都是至關重要的。實踐證明，只有領導重視，工作才能落到實處，反之就有可能半途而廢。從黨政機關秘書隊伍的現狀來看，當前秘書人才素質存在的差距，與各級黨委和政府對秘書人才的培養不夠重視是有一定關係的。要扭轉這種被動局面，關鍵是要真正把秘書人才的選拔與培養工作重視起來，作為黨委、政府一級，要從健全各項制度入手，加強對秘書人才工作的巨觀管理；作為部門和單位，要根據當地黨委和政府關於秘書人才工作的各項制度，具體抓好落實。要根據新時期的要求，相應地制訂秘書人才的培養規劃，並有計畫有步驟地抓好秘書人才資源的開發，最大限度地發揮秘書人才的作用。
（二）充分發揮高校優勢，加大秘書專業畢業生的培養力度。高校是培養各類人才的搖籃，秘書人才的培養必須把重點放在依靠高校上。高校要根據畢業生的需求信息，結合自身實際進行研究分析，進一步最佳化秘書專業設定。從畢業生就業狀況看，文科高等院校的秘書專業本科以上畢業生供不應求，這部分院校應強化本科專業的設定 。同時，高校要狠抓畢業生質量，確保秘書專業畢業生出到社會能用得上。人才的培養是手段，使用是目的。如果畢業生質量不保證，數量再多也沒法滿足用人單位的需求。因此，高等院校要把學生質量放在首位來抓，要確保培養出來的畢業生德才兼備。
（三）多形式多渠道提高現有秘書人才的素質。一是自我培養。一方面秘書人員要與時俱進，堅持學習，不斷更新知識。知識發展一日千里，任何知識的保鮮期都是有限的，秘書人員只有加強學習，才能確保自己永不落伍。另一方面，秘書人員要努力提高自己的思想政治素質。要淡泊名利，多奉獻，少索取；要樹立乾一行愛一行的思想；要轉變工作作風，增強服務觀念。二是選送進修。要根據當地實際，有計畫有步驟地選拔那些年輕有發展潛質的秘書人員到高等院校進修，爭取短期內培訓一批有實踐經驗的拔尖秘書人才。對於秘書人員的培訓，不能流於形式，不能只停留在獲得學歷上。三是舉辦短訓班。應以市（縣）為單位，每年利用適當的時間，邀請高等院校的專家、教授來當地給全市（縣）的秘書人員上課，傳授新鮮知識。這種短訓形式，既能節省開支，又能保證受訓面，各地應大力嘗試。四是下派鍛鍊。當前秘書隊伍中有些人員之所以在能力上存在這方面那方面的不足，其原因在於缺乏實踐鍛鍊。有些秘書人員從學校一畢業就進了機關，基層經驗十分缺乏。為此，各市（縣）黨委和政府要有計畫地從黨政機關中選拔一批秘書人員到鄉鎮和企事業單位鍛鍊，補上基層實踐這一課。
（四）創新機制和體制，為秘書人才的健康成長營造良好的環境。一是創新秘書人才的選拔機制。當前對於秘書人才選拔，很多單位都是通過以老帶新的辦法來培養，這雖然是一種有效辦法，但隨著人事制度改革的不斷深化，“人才單位所有”的格局已被打破，人才流動已不再受條條框框的限制，這樣，一方面秘書人員的選拔面寬了，但從另一方面來看，用人單位如果沒有良好的環境，不但吸納不到優秀的秘書人才，就是現有的秘書人才也難以留住。因此，各級黨政機關在用人上要有危機感，要不斷最佳化人才環境。二是要創新秘書人才的使用機制。用人公正是社會公正的最高體現。各級黨政機關要堅持貫徹公平、公正、公開的用人原則，努力營造優秀人才脫穎而出的良好氛圍。秘書隊伍中有大批德才兼備的優秀人才，應大膽提拔使用。要堅決杜絕以秘書人才難求為由把秘書人員綁死在秘書崗位上，正確處理好秘書隊伍穩定與秘書人員使用的關係，努力為秘書人才施展才華創造一個寬鬆的能實現自身價值的環境。三是創新秘書人才管理機制和體制。要按照社會主義市場經濟體制的要求，進一步強化秘書人才的市場化配置，通過建立專業性秘書人才市場體系，促進秘書人才的合理流動、合理配置、合理使用。秘書工作是一項專業性很強的工作，應參照各類專業技術人員職稱資格評審辦法，儘快出台秘書人員職稱資格評審辦法，以充分調動秘書人員的積極性和創造性。
