會務服務

會務服務

會務服務指為各類大、中型會議,展覽或團隊活動提供全程策劃執行的一個綜合性服務項目。一般包括:會務旅遊,會務設備租賃,會場搭建布置,演出服務,會務禮品,出國考察,拓展活動,公共關係,會務策劃,禮儀服務等眾多服務項目。

基本信息

會務流程

環節

總結我們提供會議服務的經驗,一般而言,會議確定以及成功舉行,大多經過以下幾個環節:

1、策劃:提供會展企劃代理,告訴我們你的想法或者點子,我們為你提供可行性方案、會議回執,我們過去的成功經驗,都將成為您成功舉辦會議的基礎。

2、諮詢:在此階段,將與委託方進行初步溝通,並就委託方的一些關心點提出預案供選擇、推薦合適的會議型酒店、餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會議交通流程、接待流程等。

3、考察:在雙方進一步取得互信後,會安排您或者您的代表到目的地考察我們為您提供的酒店、會議場地、環境、交通車輛及所需的設備細節等等,並在此階段就服務項目、服務流程、推進計畫、服務價格等內容進行深入探討,大致明確雙方的責任與義務。

4、確定:這個時間需要的是耐心與細緻——得一一推敲構想得流程及預案,儘可能把方案細化,然後以書面的形式確認雙方的權利、義務與責任,並簽署相關服務協定。

5、執行:嚴格而又人性化地執行協定,將是雙方合作精神的高度升華。不管構想如何完美,任何計畫都是存在紕漏的,需要合作雙方本著合作的理念,拋開暫時的不合,以會展的圓滿結局為一致奮鬥目標。在此期間,雙方需要口頭或書面承諾原來協定以外的服務視為協定的延伸,並臨時決定雙方簽字負責人,所有臨時往來允許採取事前商議、事後結算的方式執行。

6、結算:雙方財務人員認真核對各類單據,嚴格按照協定執行核算。

以下為相應的流程介紹。

會前服務

1.與會議主辦方洽談。

2.提供會議所需要的機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息。並制定完備的會議預案書給會議方。

3.派專人協助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況。

4.確定方案,簽訂契約,預付定金。

會中服務

1.會議接待:專人負責機場,車站的禮儀、接站、攻關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到台、指示牌等。

2.會前準備:準備好會議所需要的會議資料,會議用品,會議演講稿等會議相關物品。

3.會議場所:專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

4.會議住宿:房間樓層及房間號確認,詢問是否有特殊要求。

5.會議餐飲:用餐時間、用餐標準及特殊客人(回民)的確認。

6.會議旅遊:旅遊線路行程、用車、導遊是否增加景點等確認。

7.會議娛樂:娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。

8.會議服務:會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。

會後服務

1.結帳:提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明,專人與客戶進行核對並結帳

2.資料:會議後的資料收集,根據客戶要求製作會議通訊錄或花名冊。

3.定期回訪和最新資訊反饋。

會議設備

各種設備

1、空調

為滿足人們在辦公、會務、宴請等活動中室內空氣環境的要求,需要對空氣進行適當的處理,以使室內的溫度、相對濕度、潔淨度、氣流速度等項指標能保持在一定的範圍內。會務場所對空調的要求:

溫度要求:會務場所一般溫度平均為22℃,調節範圍為的±4℃(冬天18℃以上,夏天26℃以下)。

濕度要求:濕度調節精度要求不是很高,一般濕度平均數為50%,調節範圍為±20%,在30%~70%之間為宜。

潔淨度:指空氣中含塵濃度,空氣潔淨度等級劃分如下:每升空氣中0.5微米的塵粒數平均值不超過300粒,稱為300級潔淨;每升空氣中0.5微米的塵粒數平均值不超過3 000粒,稱為3 000級潔淨;每升空氣中0.5微米的塵粒數平均值不超過30 000粒,稱為30 000級潔淨。一般舒適性空調的潔淨度應在30 000級左右。

2、照明

會務場所對燈光的要求與選擇:照度均勻,燈光穩定,易於控制調節。如果明亮程度不均勻,當眼睛從一個表面轉移到另一表面時,眼睛瞳孔就需要調整,容易引起視覺疲勞。

3、電梯

電梯是高層建築物理想的運載設備,給上下樓的乘客帶來極大的方便,一般會務場所使用的電梯分垂直和自動扶梯兩種。

4、音響系統

包括調音台,會務話筒等。

5、會務視頻系統

錄像機、投影機、幻燈機、視頻特技機、攝像頭等主要設備以及視頻切換器、視頻分配器、制式轉換器等輔助設備。

6、同聲傳播和表決系統

清洗設備

清洗設備是做好會務服務工作的基礎條件。會務服務常用的洗滌設備有:洗衣機、洗杯機等,主要用於清洗毛巾、檯布、茶具等;清潔設備有:吸塵器、吸水機、打蠟機、磨光機,主要用於地面清潔。

接待的具體要求

工作人員行為基本要求

1)服從上級領導

會場工作人員必須服從上級領導,要按本企業的要求辦事,要如實地向領導報告工作,尊重和維護上級的威信,有問題要及時請示,增強工作的主動性,盡職盡則的做好分內的服務工作。要細心觀察、善於分析,不斷提高服務水平,遇到問題要敢於承擔責任。

2)尊重同事

要有與同事友好相處的願望,並以自己的情緒、語言以及得體的舉止和友好的態度向對方表達友好相處的願望,以建立彼此間的信任和友誼。

3)協調友鄰

會議接待服務是一項綜合性工作,要靠各部門的共同努力來完成。尤其是大型會議活動,更是一項全局性的工作,因此搞好友鄰協調工作尤為重要。這就要求會議接待人員要有大局觀念,局部服從大局,從整體出發,不能只考慮個人利益,只有把整體利益放在第一位,才能協調好各方資源,共同把工作做好。

4)代表到前台簽到等,工作人員要起立,熱情接待。與客人說話,要自然大方,切忌態度生硬,語言粗魯,要露出您美麗的八顆牙齒。

5)酒店門口迎接服務的順序原則上按照先主賓,後隨員,先女賓、後男賓的順序,幫忙把行李送到簽到台或前台,協助辦理簽到手續(備註:所有的服務順序都可按照以上程式做,只是在不同時間作相應調整)。

6)日常工作中要保持環境安靜,搬動家具或辦公用品時要避免發生過大的響聲。禁止大聲喧譁、開玩笑、聊天、哼唱歌曲。應客人呼喚也不可聲音過高,如距離太遠則可點頭示意,對擾亂室內安靜的行為要婉言勸止。

7)當客人有問題需要解決而到服務台尋求幫助時,如客人是站著的話,我們就必須起立,語氣溫和而耐心,雙目注視對方,集中精神傾聽。處理問題時,語氣要委婉,當客人提出的問題我們不能解決時,則不能允諾,可表示向有關人員請示後作答覆,並記下他的聯繫方式,以便及時回答。

8)舉止要莊重、文明,無論站、坐,姿勢要端正,站時不要東倚西靠,坐時不要蹺二郎腿、晃腿;交談時不要用手中物品指著對方,也不要抓頭、搔癢、剔牙,更不能邊嚼口香糖邊和客人交談。

9)陪客人乘電梯時,要伸手示意請進電梯,對老弱病殘者,要主動攙扶。

10)有事要進入客人房間時,需先輕輕敲二下門或按兩下門鈴,如對方沒有回應,則可以重複做一次,切記敲門和按鈴不能過急,待對方開門允許後才可以進入房間,不能冒然闖進客人房間。

11)會場工作人員服飾禮儀

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