新接樓宇入伙管理

新接樓宇入伙管理新建管理處負責入伙的前期準備工作和入伙工作的具體實施。
⑴組建新管理處：
●人員分步到位：新建管理處於以確定的入伙日期前三個月成立。公司總經理、人力部負責主任、主管等管理層員工及清潔、安保、維修等人員的確定，根據實際情況採取分步到位的方法逐步到崗。入伙前一周按定編人員配齊各類人員；
●管理用房：管理處應儘早與委託方聯繫解決辦公用房、管理用房的規劃、改建問題及員工用餐等問題，需要時公司應歸於協助；
●物料採購：管理處應編制器材、工具、服務必備的材料及辦公用品等採購計畫，報批後按規定進行採購；
●員工培訓：公司人力部在管理處成立之日起注意加緊培訓各類管理和操作員工，具體執行《人員和培訓管理程式》；
⑵前期準備工作：
●入伙資料編制：公司相關部門應儘早根據批准的《物業管理計畫》編制、確認入伙時發放給業主所必需的檔案資料和表格，如《管理公約》、《業主手冊》、《裝修守則》、《業主資料資料表》、《承諾書》、《文明公約》等；
●管理費審批、備案：公司財務部根據《物業管理計畫》編制開辦費財務預算，測算管理費標準，並保物價局審批或備案；
●現場考察：管理處應參閱樓宇施工、設施及設備圖紙資料，了解樓宇情況，入伙前2個月派出工程技術人員考察現場，需要時個別人員派駐現場參與設備調試，了解設備原理、性能，熟悉水、電、氣管道線路的鋪設位置和走向；
●制訂、執行驗收方案：a)管理處應根據物業管理計畫編制“收樓驗收方案”，報管代，並及時與公司相關部門溝通；
b)公司相關部門主動與開發商聯繫，組成由地盤、施工方、管理處三方驗收小組，制定驗收方案，統一驗收標準，根據方案實施驗收；（見《過程和服務監視管理程式》）
●公用事業服務聯繫：管理處著手聯繫電話開通、安裝和煤氣開戶、通郵事宜；
⑶入駐工作：
●“開荒”工作：管理處應與1個月前進入小區，設定必要的設施、標識，規劃整理小區環境衛生，逐樓、逐層、住戶進行全面清理、清潔工作；
●公關工作：管理處應聯繫走訪街道辦事處、警署等政府辦事機構和有關部門進行溝通，協調關係；
●入伙通知：管理處與發展商洽商決定入伙的日期、形式及《入伙通知》的寄發；
⑷入伙工作：
●入伙場景布置：a)管理處應根據《管理工作計畫》編制“入伙工作方案”報管代；
b)入伙前一周管理處著手準備入伙程式、場景布置，設定嚮導，安排接待人員及其他準備工作；
●入伙資料發放：a)管理處向業主發放“入伙資料”，簽署《承諾書》，填寫《業主資料登記表》；
b)對業主提出的問題耐心解答，及時反映、處理；
c)入伙資料記錄由管理處保存；
●樓宇交接：a)由管理處維修人員陪同購房人的現場交接驗收並記錄；（見《樓宇接受記錄表》）
b)檢查房屋內設備設施配置情況，檢查數量、功能情況；
c)抄錄水、電、氣表讀數，移交鑰匙；
d)檢查中發現的問題記錄並安排進行整改，業主簽字認可；（見《交接維修記錄》）；
●記錄：管理處對樓宇交接完成後，由文員負責交樓登記；（見《交樓統計表》）