文檔結構圖

文檔結構圖

文檔結構圖是一個完全獨立的窗格,它由文檔各個不同等級標題組成,顯示整個文檔的層次結構,可以對整個文檔進行快速瀏覽和定位。Microsoft office及WPS等文字處理軟體都有此功能。

製作

第一步

(以下均以Word的操作為例)

1、首先安排整個文檔的層次結構,分等級設定好標題(假設按章節體設定標題,則“章”為【標題1】;“節”為【標題2】;“目”為【標題3】);

第二步

2、然後按以下步驟進行:

◎依次選擇【視圖】→【文檔結構圖】,打開視窗左格。

◎在文檔中選擇一個標題。

◎依次選擇【格式】→【段落】,打開段落對話框。

◎在【縮進和間距】選項卡的【大綱級別】文本框下拉列表選擇上述標題的級別。

◎單擊【確定】,該標題進入視窗左格文檔結構圖

注意事項

a.在【文檔結構圖】中插入標題,要注意按文檔中的標題順序逐一進行。

b.在規範的輸入文檔時【文檔結構圖】會自動生成。

c.只有文檔的1-9級大綱才會出現在文檔結構圖中,正文文本不會出現。

打開

方法一

點擊選單視圖-文檔結構圖,可以打開或者關閉文檔結構圖;

方法二

點擊標準工具列上的文檔結構圖按鈕,可以打開或者關閉文檔結構圖。

使用

查閱

◎在【常用】工具列中單擊【文檔結構圖】按鈕。

◎單擊【文檔結構圖】中要跳轉的標題。該標題及其內容就會顯示在頁面頂部。

調整大小

◎將滑鼠指針指向窗格右邊,當指針形狀變化時,向左或向右拖動即可。

◎如果標題太長,超出文檔結構圖寬度,不必調整窗格大小,只需將指針在標題上稍作停留,即可看到整個標題。

標題

◎凡是隱藏了子標題的上一級標題,前面會有一個展開符號“+”,單擊“+”即可展開所有子標題。同時“+”號變成“-”號,即摺疊符號。

◎如果要隱藏某一標題下的子標題,則單擊標題旁的 “-”號,所有的子標題即被摺疊隱藏起來。

顯示標題

◎可在【文檔結構圖】的標題上單擊滑鼠右鍵,然後單擊快捷選單中的一個數字(例如,單擊【顯示至標題3】可顯示標題級別1至3)。

關閉

◎單擊【文檔結構圖】(按鈕)或雙擊窗格右邊。

刪除

◎在【文檔結構圖】中選擇要刪除的標題,

◎依次選擇【格式】→【段落】。

◎在【段落】對話框的【大綱級別】下拉列表中選擇【正文文本】,然後單擊【確定】就可刪除所選標題。逐一刪除了全部標題,【文檔結構圖】就不存在了。

◎如需要刪除的不是標題而是正文中的某一段文字,則在正文中找到這段文字並刪除它,【文檔結構圖】中相應的文字就會同時被消除。如果正文中需要這段文字就在原處重新輸入。但不能使用單擊工具列中【撤消鍵入】命令的辦法來恢復這段文字。

Word2010

最新版本的Word2010文檔結構圖的打開方法不同於Word2003,具體操作如下:

第1步,打開Word2010文檔視窗,切換到“視圖”功能區。在“視圖”功能區的“顯示”分組中選中“導航窗格”複選框。

第2步,在打開的導航窗格中,單擊“瀏覽您的文檔中的標題”按鈕可以查看文檔結構圖,從而通覽Word2010文檔的標題結構。

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