簡介
信息超載，意指接受太多信息，反而影響正常的理解與決策。 信息超載這個詞通常與電腦媒體有關的傳播模式一起使用，如：電子信箱。他是指做決定時擁有太多的信息。當有大量的歷史性信息需要被挖掘，又有高比例的新信息被增加，因此造成很難去分辨哪些信息與這個決定有關。此時又缺乏方法去比較或是分析不同種類的信息。 在NewScientist最近的一篇文章中提到，將個人暴露於一個信息超載的環境下比將他們置於大麻的環境下，更加會使他們變成低IQ的人，這篇文章也指出當過度暴露於信息超載的環境下會使人衰弱就像一個晚上沒有睡覺一樣。 信息超載這個詞是Alvin Toffler在1970年於他的著作FutureShock創造出來的。信息超載對於飛航員和戰鬥機也是一個很重要問題，當他們需要使用大量的信息在短暫的時間做出決定時，與學科相關的問題是處理混亂以及改善從一個地方傳送數據至另外一個地方的管道(像是：寫作、出版、聲音與圖像的紀錄、存儲以及全球網路的廣播和傳播頻道)，一個相似的詞”信息污染”是被JakobNielsen提出。克服信息超載
信息管理策略
當您早上到達辦公室的時候往往會遇到這種情形。在您的信箱里新收到了68份郵件，您的iPod里有播客在等待您打開,2份行業雜誌您需要認真地閱讀，有一堆公司備忘有待您處理----而且您的黑莓指示有語音郵件等待您的接收。這又將是“信息超載”的一天。
對於我們大多數人來說，這樣的日子是常態。我們經常會有一種感覺似乎自己不斷地在疲於奔命----因為這些信息永遠不會停止腳步。
您無需我們提醒您其中有許多信息是毫不相干的、是過時的、不可信的。無論這些信息來自於網際網路還是雜誌,或是來自於您的同事,您都需要有對這些信息進行篩選從而決定對它們取捨的能力。
那么,您該做些什麼呢?什麼時候信息過剩?您該如何進行管理以便您見聞廣且有效率----而且您仍然會有一些自由時間可以支配於您的個人生活?
閱讀策略
在您需要的時候，搜尋並發現您所需的信息是一種可以通過學習得到的技巧。而且,由於絕大多數的信息您都是通過文字獲得的,因此運用有效的閱讀策略來識別並篩選您所需的信息是非常有幫助的。使用下列步驟來管理您所需閱讀的信息量:
明確您需要了解什麼----當您面對一個信息源的時候,請問問自己您到底想要從中了解什麼。在您定期閱讀時都不妨這樣做一下,例如RSS源,行業雜誌,和報紙。如果您不知道自己究竟想要從某個特定信息源中了解什麼的時候,您也許根本就不需要閱讀那個信息源。
決定您需要了解多少----如果對於某個信息的需要，您有一個明確的、清晰的理由,那么您需要了解這個信息的多少?您只是為了閱讀一般性的知識和認識就可以了嗎?這些信息可以幫助您決策嗎?您能快速“略讀”呢,還是需要仔細地、深入理解地閱讀?
選擇最重要的要點----現在您已經了解如何閱讀信息了,那么再運用一些策略來挑選出真正您所需要的信息。例如，報紙上的文章通常會把最重要的信息刊登在最前面。雜誌可能會把最重要的觀點放在文章的中間。詳情請見我們的閱讀策略。
區分信息優劣
識別好的信息與壞的信息可能會很難,尤其是那些網上信息。運用下列這些貼示對網際網路信息上有用的信息進行快速的識別:確保信息源是好的----如果這個信息源是眾所周知的報紙、雜誌或組織,那么這些信息很有可能就是好的。其它的網址，例如部落格,也許就不見得一定可靠。
檢查日期----如果您對信息源不是很確定,那么檢查一下網址、或者網頁上次最新更新的時間。
確定作者----作者是可以識別的嗎?作者的證書是什麼?他或她在此課題上的教育背景和經歷可信嗎?想要找到這些信息,可以查閱“關於”網頁,或者是作者的署名。
尋找有效連結----信息的事實有沒有超文本連結到原始信息源來支持它?這些連結有效嗎?在雜誌或刊物上,通常有腳註或是參考文獻用於註明某些事實的來源。
檢查著作權----這些信息是否在別處已經發行了？檢查著作權侵犯的一個辦法是將文本的某個章節進行複製並貼上到一個搜尋引擎上,例如Google。
管理郵件
許多人抱怨郵件太多了。一天裡面,郵件可能不斷地進來。我們也許會認為晚上處理郵件會有壓力,但是那樣做的話我們在第二天早上就不必一上班就得處理50份新郵件,以及另外50份我們前一天沒有處理完畢的郵件。因此,如何更加有效地處理我們的郵件?這裡有些貼示可以幫助您:
安排處理郵件的時間----安排一天的固定時間檢查或下載郵件。許多專家說每天只需要安排2次或3次就足夠了。關掉您的郵件自動彈出提醒設定,只需要把郵件處理時間進行固定時間的安排,就好比您要參加會議或是約會那樣。
略讀並刪除郵件----當您閱讀郵件時,對收到的新郵件進行2次略讀----或是快速閱讀。對於那些您不需要回復的郵件立即刪除或歸檔。
創建一份“回復清單”----當您發覺需要回復的郵件時,快速把它記錄到一份“回復清單”上(是的,真地是用紙寫下來!)在您第一次略讀新郵件以後,一次性地對您回復清單上人進行回復。
簡短並高效地回復----在您回覆郵件時有2個貼示可以對您有所幫助。
在您郵件的一開始，簡要地重複您所要回復什麼。例如,如果Jon問到他是否應該為下次會議預訂賓館,可以這樣回復他: Jon翰,你問我是否需要為下次會議預訂賓館。是的，可以看一下Hampton酒店是否有空。 這樣的話,Jon在看您的郵件時就不必再回過頭去看他原先的郵件以提醒自己您究竟在回答他的什麼問題。
確保您的回覆是簡潔而且切題的。
不必非得回復所有郵件----不要有任何壓力覺得自己要回復所有的郵件,尤其是針對那些習慣給您髮長長的郵件且沒有真正關聯性內容的人。
安排“非郵件”時間----對於一些人來說,這樣做似乎有點不可能，但思考一下安排某個時間段把自己完全與郵件隔離開來。安排出時間讓您自己僅僅離開郵件；也許甚至是關掉郵件程式。這將會讓您騰出時間可以真正地工作----沒有干擾。
一些技術公司會讓他們的員工運用這個策略。他們的郵件程式上裝有“休息一下”的按鍵,或者是“無郵件星期五”。許多員工都會喜歡這個辦法！
限量您的信息
如果您已經註冊了30個RSS源,而且您每天下載多個播客---在您收到所有的郵件和語音信息之外----那么您很有可能是信息超載了。這會降低您的工作效率。限量您的信息是不會有錯的----實際上,這樣做常常是一件好事。我們生活在一個24/7/365世界裡,您不可能什麼都抓住的。
因此,給您自己設限。定下來您將定期閱讀一些高品質的部落格或網站,或是一些高品質的行業雜誌----而其它的就算了。
關鍵點
我們有許多人每天都被海量的信息所淹沒。然而,有好多策略可以幫助您對信息進行有效的控制。安排固定的時間每天對郵件進行檢查,不必感到有壓力非得對信箱裡面的每份郵件進行回復。如果您需要回覆郵件的話,一定要簡潔。當您在網路上收集信息時，確保您所查看的網站內容是可靠的和最新的。不要害怕為您自己限量----您無法閱讀所有信息的，所以確定下來什麼信息是您真正需要了解的，然後有選擇性的收集。
