發文字號格式
正確寫法
發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括弧“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。
發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。
發文字號發文字號位於檔案名稱稱下方居中處，在檔案名稱稱和橫隔線之間。發文
字號由發文機關代字、年份和序號三部分組成。發文代字由發文機關自行擬定，固定使用，不能經常更改。年份用六角括弧括起，順序號不用括弧。如“國辦發〔1996〕2號”，即說明這是國務院辦公廳在1996年所發出的第2號檔案；“人外發〔1994〕1號”即為人事部外事司1994年發出的第1號檔案。
機關代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發文機關代字，第二個層次是發文機關主辦檔案的部門的代字。如鐵道部檔案的機關代字有“鐵辦”、“鐵財”等，“鐵”代鐵道部，“辦”、“財”代主辦這份鐵道部檔案的鐵道部的辦公部門、財務部門。讀懂機關代字很重要，特別是知道了檔案的主辦部門是誰，可以比較準確地對檔案進行分辦、查詢和保存歸檔。有的機關代字還包合其他的層次，如國務院發文的機關代字有“國發”、 “國函”，“國”代國務院，而“發”和“函”則代“國務院檔案”和“國務院函”這兩種發文形式。有的檔案機關代字有七八個、十幾個字之多，可能各有所代的層次，但儘量以簡化為好。
年份要用全稱，不應簡化，如“87”、“93”等均屬標識不正確。年份套用六角括弧“〔 〕”括起。注意六角括弧不是數學公式的中括弧，因為當引用公文時，標題後面的發文字號要用圓括弧“( )”括起，如果年份用中括弧括起，就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則。 因此稱之為“六角括弧”是基於與數學的中括弧相區別。另外，二者形狀也略有不同。有的檔案把年份用圓括弧括起，今後也要按本標準的規定使用六角括弧。
序號是發文的流水號。一般都是按檔案的形式統一編，即是哪個部門主辦的，只要是同一發文形式，就要統一按順序編號。有的機關按主辦部門或按檔案內容劃分編序號，是一種較繁瑣的辦法。國家標準規定序號不編虛位，不加“第” (有的單位加“字”)等虛字，主要是講究實用。
常見錯誤
發文字號中的機關代字、年號和序號三部分要完備，缺一不可，不能在三者之間隨意加“字”“第”等字樣。如某市財政局發文字號寫成“X市財發〔1992〕字第36號”，其中的“字”“第”就是多餘的。年號和序號的括弧不能濫用，如寫成“（1995）12號”“（1995）（12號）”“（1995）（12）號”“[12號]”“1995年號”等，都是錯誤的。
