類型
業主大會會議一般有首次業主大會會議、定期會議和臨時會議三種形式。
(一)首次業主大會會議
業主籌備成立業主大會的，應當在物業所在地的區、縣人民政府房地產行政主管部門和街道辦事處(鄉鎮人民政府)的指導下，由業主代表、建設單位(包括公有住房出售單位)組成業主大會籌備組，負責業主大會籌備工作。建設單位未按規定提交資料，經區(縣)房地產管理部門督促後仍不改正的，區(縣)房地產管理部門可根據業主提出的成立業主大會的書面要求，組織人員取得相關資料，所發生的費用由建設單位承擔。
業主大會籌備組(以下簡稱“籌備組”)由業主代表組成，一般為5—15人。業主代表應當由模範履行業主義務、熱心公益事業、責任心強並有一定組織能力的業主擔任。尚未銷售的物業，建設單位可作為業主代表參加籌備組。籌備組成員名單確定後，以書面形式在物業管理區域內公告。
籌備組要做好下列籌備工作：
(1)確定首次業主大會會議召開的時間、地點、形式和內容；
(2)參照政府主管部門制定的示範文本，擬定《業主大會議事規則》(草案)和業主公約(草案)；
(3)確認業主身份，確定業主在首次業主大會會議上的投票權數；
(4)確定業主委員會委員候選人產生辦法及名單；
(5)做好召開首次業主大會會議的其他準備丁作。
上述(1)、(2)、(3)、(4)項的內容應當在首次業主大會會議召開前15日以書面形式在物業管理區域內公告。
籌備組應當自組成之日起30日內組織業主召開首次業主大會會議。首次業主大會會議按下列程式召開：
(1)由籌備組介紹業主大會籌備情況；
(2)由籌備組介紹業主委員會委員候選人情況；
(3)業主投票選舉產生業主委員會委員；
(4)審議通過《業主大會議事規則》和《業主公約》；
(5)審議決定其他物業管理事項。
(二)定期會議
業主大會定期會議應當按照業主大會議事規則的規定召開，一般每年度召開一次。
定期會議的主要內容有：
(1)聽取業主委員會的工作報告；
(2)《業主大會議事規則》、《業主公約》、《業主委員會章程》等檔案的審議與修訂；
(3)決定物業管理企業的選聘、續聘與改聘；
(4)專項維修資金使用、續籌方案的決定；
(5)業主委員會的換屆選舉與委員的增減；
(6)決定有關業主共同利益的其他事項。
(三)臨時會議
《業主大會規程》中規定：有下列情況之一的，業主委員會應當及時召開業主大會臨時會議：
(1)20%以上業主提議的；
(2)發生重大事故或者緊急事件需要及時處理的；
(3)業主大會議事規則或者業主公約規定的其他情況。
臨時會議的會議內容由召開臨時會議的原因和目的確定。一般是一事一議。
召開
(一)業主大會會議的形式
召開業主大會會議，籌備組或者業主委員會應於會議召開15日以前通知全體業主，並事先將會議時間、地點、議題和議程通知所在地區(縣)房地產管理部門和居(村)民委員會，邀請區(縣)房地產管理部門和居(村)民委員會派代表參加，同時認真聽取區(縣)房地產管理部門和居(村)民委員會的意見、建議。
業主大會會議可以採用集體討論的形式，也可以採用書面徵求意見的形式。業主大會以集體討論形式召開會議的，可以以幢、單元、樓層等為單位，推選業主代表參加業主大會會議。業主代表因故不能參加業主大會會議的，其所代表的業主可以另外推選業主代表參加。
業主推選代表參加業主大會會議的，業主代表應於參加業主大會會議的三日前，就大會擬討論的事項書面徵求所代表的業主的意見，業主大會會議凡需投票表決的事項，業主贊同、反對及棄權的表決票經業主本人簽字後，由業主代表在業主大會會議投票時如實反映。
(二)業主投票權規定
業主在首次業主大會會議上的投票權，根據業主擁有物業的建築面積、住宅套數等因素確定。具體辦法由省、自治區、直轄市制定。
上海《加強住宅物業業主大會建設的若干規定》中指出，住宅物業業主的投票權以套為單位計算。單個業主在首次業主大會會議上所持投票權超過全部投票權30》《的，應對其投票權予以限定。
(三)業主大會的決定
業主大會應當有物業管理區域內持有l/2以上投票權的業主參加方能有效。業主大會作出決定，必須經與會業主所持投票權l/2以上通過。業主大會作出制定和修改業主公約、業主大會議事規則，選聘和解聘物業管理企業，專項維修資金使用和續籌方案的決定，必須經物業管理區域內全體業主所持投票權2/3以上通過。
業主大會的決定對物業管理區域內的全體業主具有約束力。
(四)業主大會的備案
業主大會應當組織人員做好業主大會會議記錄，並應自選舉產生之日起的30日內，持業主大會的會議記錄和決議、業主委員會成員名單和基本情況、業主大會議事規則、業主公約等材料，向區縣房地產管理部門備案。
成因分析
一、物業管理區域規模偏大
近來開發的房地產項目，尤其是住宅類項目，普遍存在業主人數眾多的問題。很多項目動輒上千戶業主，甚至幾千戶業主。按照奧爾森集體行動理論，小集團才具有凝聚力和有效性。實際觀察和經驗以及理論都清楚地表明，相對較小的集團具有更大的有效性。例如可以考慮一個有很多人參加因而不能迅速、仔細地作出決策的會議。每個人都希望會議儘快結束，但沒有人會為此而犧牲自己的利益。而且儘管可以認為所有參加者都希望達成一項最終決定，但這往往不能實現。當參加者的數量很大時，典型的參加者會意識到他個人的努力可能不會對結果產生多大的影響，而且不管他對問題投入的努力有多少，會議決定對他的影響都是大同小異。因此，典型的參加者不會那么仔細地研究各種問題。當集團擴大時，每個參加者為獲得或改進這些公共物品所作的貢獻也會越來越小。規模大的物業管理區域更容易導致搭便車行為的出現。由成百上千的人來開會顯然是極不現實的，物業管理區域的規模大為召集一次會議帶來了相當的難度。
二、會議參加人數和形成決議比例要求過高
參會人數要求。按照《物業管理條例》第十二條規定，參加業主大會會議的人數要求：物業管理區域內專有部分占建築物總面積過半數且占總人數過半數。
形成決議的人數要求。特殊事項，即籌集和使用建築物及其附屬設施的維修資金；改建、重建建築物及其附屬設施的應當經專有部分占建築物總面積三分之二以上的業主且占總人數三分之二以上的業主同意。其他事項，應當經專有部分占建築物總面積過半數的業主且占總人數過半數的業主同意。
這一比例要求實際上並不具可操作性。目前物業管理區域人口密度大這一原因除外，有很多社區的業主是為了投資而購買房產的，他們有的居住在外省市甚至國外。這些業主是很難與他們取得聯繫的，他們也不太關心業主共同管理事務。這就可能因這些人不參加會議而無法形成決議，造成了少數人壟斷問題，真正關心物業管理事務的業主無法作出任何決定，勢必導致業主大會形同虛設。
三、業主參與意識淡薄
如果業主參與物業管理的積極性很高，那么即使物業管理區域規模再大，參會人數要求再高，召開業主大會會議也不會如此之難，而目前恰恰是業主參與意識非常淡薄。由於物業服務的公共物品屬性，公共物品的消費中就必然存在搭便車行為，很多業主在物業管理活動中正是出於搭便車心理而不去積極參加業主大會會議進行表決的。而且作為一個理性的“經濟人”，居住在規模大的社區的業主都很清楚自己的一票相對於所有的投票來說是微不足道的，況且開會又要付出時間。多種因素綜合考慮下，就出現了奧爾森所說的“有理性的、尋求自我利益的個人不會採取行動以實現他們共同的或集團的利益”，理性的個體業主行動往往帶來集體業主的非理性。
四、業主大會會議形式缺陷
業主大會會議的通知問題。《物業管理條例》規定，召開業主大會會議，應當於會議召開15 日以前通知全體業主。從規定看，通知的方式並不明確，在小區的特定宣傳欄張貼一段時間可否認為通知的恰當方式？還是說，必須由業委會的成員通知到每位業主才能算數？如果是後者，那么，這種通知方式很明顯是比較困難的，尤其對於一些無法聯繫到的業主而言。
15天的通知期限在有些情況下是不合理的。《物權法》、《物業管理條例》等規定業主自治的法律法規都比較原則性，實踐中的做法基本是涉及物業管理的事務都要經業主大會通過，這些事務是非常多的，而且經常會有緊急情況需要召開臨時會議。但法律對臨時會議如何召開並未作特別規定，因此，臨時會議的召開在通知問題上也必須遵守提前15 天的規定。這一規定又加大了會議召開的難度，比如，某小區業委會正在違法使用印章從事侵害全體業主的行為，必須馬上制止，如果再按照法律規定這些程式召開業主大會會議（包括提前15 天通知全體業主等要求），就無法有效制止違法行為。
除了以上四個主要原因之外，還存在著召開業主大會會議所需經費來源不足，有些開發建設單位或物業公司不正當干預業主大會會議召開等問題，這些因素都可能導致業主大會會議召開難，業主大會決議形成難。
大會會議
業主大會與業主大會會議的概念，雖然聯繫緊密，卻不可完全相混淆。無論從理論還是實踐角度，區別此二者的概念，均有重要意義。
一、概念區別的理論意義
關於業主大會的概念，2003 年的國務院《物業管理條例》第8 條規定：“物業管理區域內全體業主組成業主大會。”第11 條規定：“業主大會履行下列職責：（一）制定、修改業主公約和業主大會議事規則；（二）選舉、更換業主委員會委員，監督業主委員會的工作；（三）選聘、解聘物業管理企業；（四）決定專項維修資金使用、續籌方案，並監督實施；（五）制定、修改物業管理區域內物業共用部位和共用設施設備的使用、公共秩序和環境衛生的維護等方面的規章制度；（六）法律、法規或者業主大會議事規則規定的其他有關物業管理的職責。”其後，2007年《物權法》第75 條規定：“業主可以設立業主大會，選舉業主委員會。”第76 條則規定了由業主共同決定的重大事項，內容與2003 年的國務院《物業管理條例》的規定大致相同。根據《物權法》而新修改的國務院條例中，原條例的第8 條規定得以完整保留；第11 條業主共同決定的事項也與《物權法》基本相同。
可見，“業主大會”是一個實體性的概念。它指的是由全體業主組成的小區自治機構，所有的決議反映的是全部所有權人的意思，是所有權人團體的最高意思決定機關。
在此前提下，考察現行的《物權法》第76 條和《物業管理條例》第11 條之規定，業主大會（全體業主）對於小區重大事項的決定權，法律條文的措辭都落實在“決定”上。推其用意，顯然是重在賦予業主大會之於小區自治重大事務的（最後）決定權，是一個賦權性的規定。倘若將“業主大會”混淆於“業主大會會議”，那么，勢必導致將實體混淆為程式；將法律對於業主大會的賦權性規定，錯誤地理解成所謂的“法定前置性程式”。這樣的混淆，無論是對物業管理法的法學理論研究，還是對於物業管理立法（尤其是地方立法）的法律條文表述，都是有害的。
二、概念區別的實踐意義
從實踐角度，將“業主大會”與“業主大會會議”兩個概念相混淆，將進而導致這樣的錯誤結論，即：對於小區自治重大事務的每一個具體預備環節，都必須“召開業主大會”，否則，即是違反了“法定程式”；並且，還必須由業主大會（全體業主）親自到場，在相當長的一段時間內，定時、定點集中在一起，進行具體事務的主持、運作；而這樣的運作甚至還時時刻刻都必須做到，每一個具體、細微的環節操作，都應當符合業主大會議事規則的法定人數和投票權數的要求（《物權法》第76條及《物業管理條例》第12 條規定的比例，要求為“專有部分占建築物總面積”和占“總人數”的“雙過半”或“雙過2/3”）。
但是，問題在於：實踐中，一旦小區規模稍大，要求成百上千名業主數日、甚至數周地集中“召開業主大會”，無疑是不可能的。更何況，現代房地產業日益規模化發展，滾動式開發已成為大型小區建設的常例，大型、超大型組團合圍式的住宅小區不斷湧現。在這樣的物業管理區域，業主動輒以萬名、乃至數萬名計。想要以前述議事方式，召開一場聲勢浩大、曠日持久、時刻“達標”的“業主大會”，實顯荒謬。
另一方面，小區自治重大事務通常分為若干具體的預備環節，強求在每一個環節都“召開業主大會”並達成意見一致也不現實。例如，以招投標方式選聘物業服務企業為例，可分為如下環節：在招標環節，需要公布招標公告或發出投標邀請書、對投標人進行資格審查、編制招標檔案；在投標環節，需要接受投標檔案、對投標人的行為進行監督；在開標環節，需要檢查投標檔案的密封情況、拆封投標檔案並宣讀、記錄開標過程並存檔備查；在評標環節，需要由招標人組建評標委員會進行評標，其間可能需要詢標，並可能出現廢標情形需處理；在中標環節，要發出中標通知書、接受履約保證金、訂立契約等……倘若在上述各環節中，都要求必須由“業主大會”集體出面操作，每一個環節都必須讓業主們充分發表意見、且必須符合《物權法》和《物業管理條例》規定的“雙重多數決”的要求才能有效，否則下一環節將不能進行——這無疑將花費巨大的談判成本，在眾多業主內部形成曠日持久的爭論，且幾乎沒有做出決定的可能。
可見，業主大會（全體業主）享有的是“決定權”；隨意將其等同於“業主大會會議”，必將導致如下局面：看似業主大會享有很多權利，卻無法落實；維權業主或業委會無論為業主大會決定事項所做的任何具體準備工作、以及維權行動，只要不符合物業服務企業與開發商的利益，都可能被橫加指責為所謂的“未召開‘業主大會’”的“越權行為”、“違反了法定程式”。
