什麼是負數發票
所謂負數發票（即紅字發票），是企業發生銷售貨物退回等業務時，沖減銷售收入的合法憑證。對負數發票管理，稅務機關一方面要對銷貨方納稅人開具的負數發票沖減銷售收入合法依據進行審核，另一方面要對購貨方納稅人是否按規定調減進項稅額進行監督檢查。從這兩個方面來看，無論是購貨方納稅人是否按規定調減進項稅額，還是對銷貨方納稅人是否按規定沖減銷售收入，對其進行監督檢查都是事後行為，因此，成為稅務機關稅收徵收管理的重點內容之一。而加強對開具負數發票主要依據的《企業進貨退出或折讓證明單》的管理，顯得尤為重要。紅字發票和負數發票在本質上是一致的。只是由於實行電腦開票後，紅字無法體現，才有負數發票之說。
開負數發票的情形及方法
開負數發票有兩種情況，分別作不同處理：1.對方原票已做帳無法退回的，應根據對方提供的《退貨折讓證明單》開具負數發票，並交給對方。
2.對方原票退回或稅控系統開具錯誤跨月作廢而開具的負數發票，將發票聯、抵扣聯和記賬聯裝訂在一起做帳。
增值稅負數發票的開具
使用電腦開票系統開票時，千萬要注意，增值稅普通發票可根據實際情況，據實開具，增值稅專用發票要開負數發票，必須事先報主管稅務機關審批，然後才能開具，否則不但無效，而且還違規。國稅函[2003]962號對您的問題有明確規定，供您參考：國家稅務總局關於進一步做好增值稅納稅申報“一窗式”管理工作的通知：
增值稅一般納稅人發生銷售貨物、提供應稅勞務開具增值稅專用發票後，如發生銷貨退回、銷售折讓以及原藍字專用發票填開錯誤等情況，視不同情況分別按以下辦法處理：
銷貨方如果在開具藍字專用發票的當月收到購貨方退回的發票聯和抵扣聯，而且尚未將記帳聯作帳務處理，可對原藍字專用發票進行作廢。即在發票聯、抵扣聯連同對應的存根聯、記帳聯上註明“作廢”字樣，並依次貼上在存根聯後面，同時對防偽稅控開票子系統的原開票電子信息進行作廢處理。如果銷貨方已將記帳聯作帳務處理，則必須通過防偽稅控系統開具負數專用發票作為扣減銷項稅額的憑證，不得作廢已開具的藍字專用發票，也不得以紅字普通發票作為扣減銷項稅額的憑證。
銷貨方如果在開具藍字專用發票的次月及以後收到購貨方退回的發票聯和抵扣聯，不論是否已將記帳聯作帳務處理，一律通過防偽稅控系統開具負數專用發票扣減銷項稅額的憑證，不得作廢已開具的藍字專用發票，也不得以紅字普通發票作為扣減銷項稅額的憑證。
關於開具增值稅專用發票負數發票的新規定
各一般納稅人：
一、自2007年1月1日起，一般納稅人開具紅字專用發票，不再憑購貨方稅務機關開具的《進貨退出或索取折讓證明單》，必須以購貨方提供的由其主管稅務機關開具的《開具紅字增值稅專用發票通知單》（以下稱《通知單》）》為依據，沒有《通知單》不得開具紅字發票。
自2007年1月1日起，一般納稅人開具紅字專用發票不符合新修訂的《專用發票使用規定》的規定的，各單位應責令改正並按有關規定處理。
二、一般納稅人因銷貨退回、銷售折讓或發票票面錯誤等原因需要銷售方開具紅字專用發票的，應持內容填寫齊全的《開具紅字增值稅專用發票申請單》（以下稱《申請單》）到辦稅服務廳辦理，“開具紅字專用發票理由”應詳細闡明。辦稅服務廳受理人員審核發票是否經過認證。已經認證的，辦稅服務廳將《申請單》及空白《通知單》轉有關管理分局（科）進行實地核實。經調查符合條件的，調查單位填寫《通知單》，調查人員及其直接上級在《通知單》上籤字，連同《申請單》一併轉辦稅服務廳送達納稅人。經調查不符合條件的，調查單位應當場告知納稅人，將《申請單》轉辦稅服務廳留存。
未經認證或認證未通過(不包括“納稅人識別號認證不符”、“專用發票代碼、號碼認證不符”)的發票，不得開具《通知單》。
三、自2007年4月1日起，《增值稅應稅貨物或勞務銷貨清單》不再由國稅機關印製、發售，改由企業使用增值稅防偽稅控開票系統自行開具。
四、一般納稅人申請一百萬元以上最高開票限額的，使用新的《最高開票限額申請表》，所需資料以及申請一百萬元（含）以下限額的，仍按原規定辦理。
五、一般納稅人需要在申報所屬月份分次報稅的，必須經主管稅務機關同意。
六、對2006年開具的專用發票，在2007年4月30日前可按照原規定開具紅字專用發票。
七、具體相關政策請諮詢主管稅務機關。
開票條件
要做好負數增值稅專用發票的數據採集工作，首先必須對如何開具負數增值稅專用發票有一個正確認識。如果不對負數增值稅專用發票開具作出規定，任由企業隨意開具負數增值稅專用發票，不僅不利於數據採集工作，而且影響交叉稽核質量。根據《中華人民共和國增值稅暫行條例》、《中華人民共和國發票管理辦法》的規定，企業只能在下列情況下才可開具負數增值稅專用發票：（一）企業跨月作廢開具紅沖增值稅專用發票，必須先收回已發出給購貨方的發票聯和抵扣聯。收回的發票聯和抵扣聯是企業開具紅沖增值稅專用發票的合法憑據，在未收回發票聯和抵扣聯前，企業不得擅自開具紅沖增值稅專用發票。企業在記賬時，要將被沖銷的發票聯和抵扣聯以及對應沖銷的紅沖發票聯和抵扣聯附在紅沖增值稅專用發票記賬聯後面，以便備查，開具的紅沖發票聯和抵扣聯不得交付購貨方。
（二）企業發生退貨或折讓開具負數增值稅專用發票，必須收到由購貨方稅務機關開具的《增值稅進貨退出與折讓證明單》後，方能開具相應的紅沖增值稅發票。《進貨退出與折讓證明單》是企業在發生退貨或折讓時開具紅沖增值稅專用發票的合法憑據，在未取得《進貨退出與折讓證明單》前，企業不得擅自開具紅沖增值稅專用發票。企業在記賬時，要將《進貨退出與折讓證明單》附在紅沖增值稅專用發票記賬聯後面，以便備查。開具的紅沖發票聯和抵扣聯交付購貨方。
發票處理
（一）銷貨企業開出發票，當月內發現錯誤，在未收回發票聯、抵扣聯的情況下不得作廢；若購貨方在抵扣聯認證後又將發票退給銷貨方，銷貨方應在同一會計期間內將發票作廢。以上情況在稽核子系統比對後會產生屬於作廢發票進行抵扣，應轉入協查子系統進行協查。這時一定要注意當月相應存根聯採集，否則就形成缺聯票。（二）銷貨企業開出發票，當月內發現錯誤，在收回發出給購貨方的發票聯和抵扣聯後，可在當月做作廢處理；若發出的發票聯和抵扣聯無法收回，銷貨企業此時不能做作廢處理，要憑對方提供的《進貨退出與折讓證明單》開出負數增值稅專用發票沖銷，同時要注意存根聯的採集。
（三）銷貨方憑購貨方提供的《進貨退出與折讓證明單》才能開具的負數增值稅專用發票的處理。此類負數增值稅專用發票要求在報稅時將存根聯進行採集。
（四）購貨方提供《進貨退出與折讓證明單》取得銷貨方開具的負數增值稅專用發票抵扣聯，應在當期認證。如購貨方不及時認證並沖銷進項稅額，可按《中華人民共和國稅收徵收管理法》的有關規定給予處罰。
（五）跨月作廢形成的負數增值稅專用發票的處理，主要有三種情形：
1、銷貨企業必須在收回原來已發出的發票聯和抵扣聯後方能跨月開具負數增值稅專用發票，對購貨方已認證並無法收回的發票聯和抵扣聯，必須憑稅務部門的《進貨退出與折讓證明單》等，否則不予開具負數增值稅專用發票；
2、銷貨企業當月開出的負數增值稅專用發票的抵扣聯應全部在當月認證；
3、銷貨企業當月開出的負數增值稅專用發票的存根聯必須在次月的報稅期內與其他存根聯一道報稅，進行存根聯採集。
