GTD時間管理

GTD時間管理

GTD中間的五個步驟是一個完整的流程,每一個都不能偏廢。GTD是一個系統,這個系統將成為你完全信賴的,完全依靠的東西,不要也不會隨意變更。

基本信息

概念

人的記憶和注意力集中是很有限的,沒法同時記著很多事情,做很多事情。如果沒有工具和方法的幫助,可能你會重要的事情到後來才發現沒有分配足夠的時間做好,不重要的事情做了一堆(而且有時正是因為前一件沒做好才會多出後來幾件,進入惡性循環)。

這樣幾次之後,你知道要記住重要的事情,可是平時注意力很容易轉移,心裡又惦記著還有什麼事情,不要不小心忘了...另外,正是因為我們的資源往往不夠,才需要GTD(Get Things Done),這種情況下就要有取捨,沒有條理,就很容易把有限的資源做了不合理的分配。GTD會給你催促自己趕快完成的印象,也許是那個兩分鐘以內的事情要立刻做完這一點,其實這樣正是為了快點解決(或者前進一步,然後放到以後的計畫里),從而不用把本來可以立刻解決的事情也放到計畫里擾人心意。重要的事情不會忘的,等到後果出現的時候自然也回想起來,關鍵就是是否安排好了時間在太晚之前完成。

時間管理是什麼

·將事情整理得有條有理的方法。

如何把主管交辦事項,自己想到的念頭,一些值得參考的事項,整理的有條有理的方法。

·將事項組織化

將這些事項組織化,化成一個個的任務,讓你一目了然。

·將任務化成工作清單

將任務化成一張張的工作清單,並讓你在任何場合都有一份合適的待辦事項清單,有效率地完成工作。

GTD是一種習慣,一種方法,而不僅僅是一種工具,所以無論PDA 還是SmartPhone 都不是最重要的。

GTD工作過程

一、收集(Collecting) 隨便什麼都可以作為收集箱(老闆交辦事項,自己想到的點子,今天收到的喜帖等)。但一定要控制inbox 的數量。inbox 的數量越少越好:初步規劃我的inbox 控制在5 個:outlook 裡面的收件箱,手機備忘錄/草稿本,專用記事本和三層檔案匣,手機任務列表、紙制to do 列表

二、整理(Processing)。從以上5個inbox裡面,循環反覆地進行處理分類。我們收集到一個程度,就需要做某程度的整理工作,例如一天一次或一天數次,GTD 書上說要讓自己不感到心慌,可以掌握自己所有例行事務的程度為整理的頻率。inbox 裡面的東西處理到以下7 個類別中去:

1) 2 分鐘內

這雖然單獨提出了一個分類,但是並沒有讓你建立管理並且維護這個分類的意思,為兩分的事情不值得呀。

2) 等待事項:

無法兩分鐘內完成的,這件事要委託他人完成,所以授權後放入等待清單。(如請老婆去領錢,叫你的下屬完成某件企劃案)

3) 日程

這件事情需要在特定的時間或日期去做,此時要將這件是放在DATEBOOK 或行事曆中紀錄下來。(如參加婚禮,和朋友約會,開會時間)

4) 單步事項

不能在兩分鐘內完成,不能授權出去,並非要在特定時間下完成,需要儘可能快完成的,此時才是列入所謂單步事項。單步事項是你一個人,拿過來就可以一直幹完的。如果你還需要等別人的結果,那就不行;如果你還要去別的地方再拿個東西,那也不行。當你下一步清單超過五十個時,你就不能用一張清單列出來,這樣會看不出哪件事要先做,所以還要分類。目前分類的方式主要是採用地點為主,Home/Office/outdoor/Anywhere 等。如此你的工作效率會大大提升。

5) 多步事項

對於那些在Inbox 裡面的任務不是可以一步做完的,特點就是不能由你一個人決定,要分解成多步在不同的時間和地點完成項目(projects)。

6) 未來/某一天事項

你想到的點子,未來才要實現的計畫等。

7) 參考資料

Inbox 里的信息和資源等。

三、組織(Organizing)。其實要組織的概念就是檔案系統及工作清單兩種概念,整理完inbox裡面的東西後就是管理和組織幾大類中的東西:

1) 2 分鐘內

馬上處理,不要放著了。如轉發郵件給同事。

2) 等待事項:

要有一張清單讓你可以追蹤交辦事項的進度,用outlook 的任務清單自定義屬性管理,自定義“進展狀態”“事項類型”“責任人”。

對於郵件的處理,在收件箱裡建立“等待事項”資料夾,如果需要對方回復採取下一步行動的郵件,同時抄送給自己,設定自動過濾歸入等待事項資料夾,以便提醒自己日後等待對方答覆。

3) 日程

用手機、電腦的日曆或檯曆管理。(如參加婚禮,和朋友約會,開會時間)

4) 單步事項

用outlook 的任務功能,添加自定義屬性來管理,自定義“事項類型”,“任務環境”表示所需地點。當你下一步清單超過五十個時,你就不能用一張清單列出來,這樣會看不出哪件事要先做,所以還要分類。目前分類的方式主要是採用地點為主,Home/Office/outdoor 等。如此你的工作效率會大大提升。

對於郵件工作,在收件箱裡則設定“待讀待覆”,存放需要處理但不緊急的工作。設定“今日事項”存放緊急需要處理的工作。

5) 多步事項

用outlook 的任務功能,添加自定義屬性來管理,自定義“事項類型”,“任務環境”,列出多步事項的清單。另外用項目管理軟體或者xls列出多步事項的計畫單步事項和對應的時間點,分解後的事項又再進入單步事項中進行管理。

6) 未來/某一天事項

用outlook 的任務功能,添加自定義屬性來管理,自定義“事項類型”“任務環境”。

對於郵件工作,在收件箱裡設定“未來事項”資料夾,存放日後某個時刻可能需要處理的工作。

7) 參考資料

需要建立一個可以收藏你所有要參考資料的檔案系統,我有一個依每日每月收藏檔案的系統,也有一個依資料不同收藏資料的檔案系統,電腦資料系統可以搜尋,但要有備份。如此任何檔案我幾乎可以在一分鐘內找到。

在outlook 收件箱裡建立一個“GTD 存檔”資料夾,並在其中根據不同項目或郵件內容分別設定子資料夾,將所有日後可能需要作為參考的郵件內容分別歸類存入歸檔資料夾。需要歸檔的郵件是指郵件本身需要存檔,如果只是附屬檔案需要存檔的話,還是將其另外儲存到硬碟上,以免郵件客戶端越來越龐大,降低運行效率;

面對紛繁複雜的任務,如何才能迅速準確地判斷它們對你有多重要,從而對它們進行選擇和排序呢?任務可以分為緊急任務和重要任務,在此基礎上,你就能快速而準確地分辨出哪些是主要任務,哪些是次要任務了。

緊急任務指:如果不能按期完成,它對你或別人的價值會減少甚至消失。重要任務指:如果它成功地完成,你或別人將取得很大的收益。帶來的收益越高,這項任務的重要程度越高。緊急任務和重要任務有四種不同組合:

1.緊急並且重要的任務這些任務應具有最高的優先權,應該從現在就開始做。

2.緊急但不重要的任務這些任務現在需要時間,但優先權比緊急且重要的任務要低。

3.重要但不緊急的任務它們的優先權不是最高的,但應該在你的時間表中占重要位置。

4.既不緊急又不重要的任務你真的需要做這些事情嗎?

按順序做事對任務進行分類,捨棄不需要的任務,然後把剩下的任務排序,以便優先處理緊急和重要的任務。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的,應當享有優先權。因此要善於區分這20%的有價值的事情,然後根據價值大小,分配時間。做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情,是有效果;把事情做好僅僅是有效率。首先考慮效果,然後才考慮效率。

但是如何排列這些任務的優先權呢?答案是價值觀!

價值觀是我們想和做的基本原則,它是進行時間安排的最基本的因素。我們有不同的價值標準,它們形成我們個人特性的基礎,也是我們進行時間管理的基礎。大多數時候,我們根據自己的價值觀採取行動,雖然往往沒有意識到這一點。

什麼對你而言是最重要的?家庭?工作?金錢?你首先要明確自己需要的是什麼,然後才能朝那個方向走。如果你不知道自己的目的地,你很可能會到達別的地方。

上一節練習中的事件可以分為幾個類別:

健康——看牙醫,洗澡,等等

家庭——給家裡打電話,等等

友誼——買禮物,回信,參加聚餐,拜訪朋友,等等

愛情——準備燭光晚餐,等等

工作——簡報,電視節目,會議,整理材料,考試,等等

金錢——夜間兼職的面試,等等

興趣——看演唱會,等等

重看一遍你對這些事件的排序,可以清楚地看出你把哪一項放在首位,把哪些放在無關緊要的地方。這就是你的價值觀。

目標是我們的需求和願望——我們想得到什麼。它們應該直接源於我們的價值觀。否則,我們所做的事將無法滿足自己的需要。目標往往不能由單個行動達到,需要花費相當長的時間,並需要採取若干步驟。

例如,周末有一對矛盾:要么去外地拜訪朋友,要么準備星期天的報告。如果你決定去外地訪問朋友,而不為報告做準備,你的目標很可能是:保持友誼,哪怕自己做出某些犧牲。如果你不去訪問朋友,而是準備報告,你的目標很可能是:盡最大努力完成工作。當然,保持友誼和完成工作都是你的目標。但你對它們的重視程度取決於你的價值觀。把友誼放在前一位的價值觀可能是:你對生活的真正滿足源於你的家庭和朋友。把工作放在前一位的價值觀可能是:你對生活的真正滿足來自於追求卓越。

再如,任務表中還有一對矛盾:星期二和星期三晚上,在公司開會、兼職面試、看演唱會三者之間只能挑選兩樣,捨棄一樣。它們分別代表的是工作、金錢和興趣,對它們如何排序,也完全取決於你的價值觀和目標。一旦明確了自己的價值觀和目標,接下來制訂日程表的過程就很簡單了。

首先安排固定項目首先從工作或上課時間開始。這些時間段通常是事先就固定的。其他的活動必須圍繞它們進行。然後安排每天的日常活動,如睡覺和吃飯。把固定的項目安排完以後,你可以看到還剩哪些時間供你支配。注意在項目之間安排休息間隔,例如每工作50 分鐘休息10 分鐘。

(二)根據你的生物鐘安排時間

把重要的任務安排在你效率高、干擾少的時間段。把你的空餘時間按你的效率和外界干擾給予不同分值。然後,把優先度高的任務分配到分值較高的時間段。例如,用大塊的時間學習新知識。

(三)把較大的任務分割成易於控制的小塊.當你面對一個巨大的任務,被它壓得喘不過氣來的時候,試著把它分成小塊,使它易於管理,然後相應地安排你的時間。這樣做有幾個好處,首先,你明確了完成整個任務的各個步驟,只要循序完成各小塊就能成功,畏難情緒會減輕;其次,把一個任務拆分為若干塊,可以使你的進度顯得更顯著,並能多次體會達到目標的喜悅;再次,較小的任務段易於估計時間,從而加強對完成時間的控制。

(四)充分利用零碎時間

從時間表中"剪裁"大塊大塊的時間後,剩下的邊角余料可不能浪費。可以用它複習學過的知識、做一兩節操。一個利用小塊時間的技巧是:把你不願做的事情分成小段,然後在做其他事情的間隙每次完成一小片,不知不覺做完討厭的事情。

(五)為每件事情設定明確的起止時間,這樣可以防止項目之間互相干擾,也可以防止你把事情拖到最後一分鐘才做。

(六)留出充分的休息和娛樂時間

在制訂時間表時,千萬不要“虐待”自己。要制訂一個切實可行的計畫,就應該為生活中真實的你“度身訂做”,預留出你需要的休息和娛樂時間,使你保持良好的狀態和愉快的心情。否則,執行的時候會不斷打亂計畫,不但沒有節省時間,反而使其他事情也脫離預定軌道。

(七)留出機動時間,不要把所有的時間都填滿。為突發事件預留時間。一個填得滿滿當當的計畫表是沒有“防震”性能的,稍有意外,整個計畫都會“破碎”,無法執行。訂完計畫後,按下面的標準逐條檢查,修改計畫:

i. 事情是按重要程度和緊急程度依次進行的嗎?先處理重要的和緊急的事情,發展型任務優於維持型任務。是否有根本不需要做的事情列入了時間表?你不可能完成每件事情,也不可能把每件事情做得盡善盡美。

ii. 每天應有用於自省和修訂計畫的固定時間。如果遺漏了這一部分,請在時間表中補上。

iii. 對於有截止期的任務,是否有足夠的時間在時限內完成?沒有處理過的事情往往比你想像中要花費更多時間,為它們留下充裕的時間。

iv. 把用於生活不同方面的時間分別加總,各部分之間應保持平衡。很多時候,在時間表的各個單項中看不出來的問題,會在合計數字中顯示出來。如果某部分明顯超過或低於合理的比例,請進行調整。

下面總結了二十個節省時間的方法,請根據你的需要選用它們:

1) 對目標、任務、會議等事件分別按優先權進行排序。

2) 從優先權最高的事物著手。

3) 和拖延做鬥爭,如果事情重要,從現在開始做。

4) 把大的、艱難的任務細分為小的、容易的部分。

5) 為自己創造一小時的寧靜,哪怕這需要很強的意志力,或者有時不起作用。

6) 找到一個隱蔽的地方,如圖書館或空閒的辦公室。

7) 當你有重要的事情要處理時,學會對別人說“不”。

8) 學會委派別人做事。

9) 歸納相似的事情,把它們放在一起處理。

10) 減少例行事務:它們不值得花費過多時間。縮短低價值的事件。拋開沒有價值的信件和文書工作。委派別人完成、減少或推遲優先權很低的任務。

11) 避免完美主義。記住80/20 定律。

12) 避免作出過多許諾。對你在有限時間內能完成的工作持現實態度。

13) 不要把時間表排得滿滿的,為自己留下一定機動時間應付突發事件。

14) 設定時間限制。例如,做某些決定時,不應超過3 分鐘。

15) 聚精會神地做手頭的事情。

16) 處理重要事情時,使用大塊的時間。

17) 迅速處理困難的事情,等待和拖延不會使它們變容易。

18) 文書工作爭取只處理一次。

19) 在行動以前,徹底地思索整件工作。

20) 第一次就做好。

進行時間管理,就好像拋雞蛋,你要不停地把手中的一隻雞蛋換成另一隻,還要保持所有的雞蛋都不落到地上。要做好拋雞蛋的動作,需要耐心、毅力、練習和計畫。進行良好的時間管理,同樣需要這些品質。當雞蛋越來越多,情況越來越糟的時候,你要有能力控制局面,把握好間隔和規律——這正是時間管理的內容。

工作時,要持之以恆地進行時間管理。你要參加業務會談,要趕在截止期前完成工作。時間管理的意義不僅在於幫助你達到工作上的目標,它能使你最大程度地發揮自己的作用,並在工作和個人生活之間保持平衡。

四、回顧( review)與檢討(checking)

organize 完畢後,就是review以上6個大類裡面的東西。最好是每天17:30check 一遍,每周review 一次。

五、執行(DO)

實際上在do 的階段,do 的內容只有三個:do 你GTD系統裡面設定好的東西;do 你系統裡面沒有但出現在你面前需要你作的東西;第三就是整理你下一步要do 的東西(就是GTD裡面的前4 步)。

六、GTD之所以稱之為'無壓力’,只是因為你在do 的時候,不要再傷腦筋去想著其它事情了;因為你所有的事情都在你的GTD系統裡面或者即使沒有在你系統裡面,一般情況下就算出現也無傷大雅而可以納入系統或者及時處理。

七、GTD之所以更多地被我認為是一種習慣:是因為你在任何時點的工作都是已經計畫好了的。只要有了空閒時間,就先看看日程;沒事的話,再看看地點相關的單步事項;再沒事的話,就看看多步事項,選取某個事項做項目分解;還是沒事的話,就找找someday裡面的東西有沒有可以現在來作的了;還是沒有的話,就只好開始蒐集任務了。總而言之,你要養成好習慣:儘量不要乾你GTD系統以外的事情;除非你的GTD系統不夠完善,很多事情你根本沒有計畫進來,那么這個時候,你就需要對你現在,今後短時間內,中長時間類,甚至一生的事情作一個規劃,並且把它們納入到你的GTD中來。

八、善用checklist:很多東西都可以做成checklist,包括一些項目的流程,比如出差這種項目,一旦有條件激發這類已經流程固化的項目,則可以直接調用已經設定好的checklist,按流程走下去,一個action 一個action地去完成。

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