付款憑單

付款憑單,是一種授權付款的憑證。即是一種經過事前批准的反映現金支付業務的書面證明。在我國財務會計中,作為付款的記帳憑證僅僅作為事後記賬的依據,只起分類作用,至於由誰批准付款、付款金額控制多少,何時付款,要么在原始憑證中註明,要么另見有關批准檔案。

一、含義

付款憑單制的基本原理可歸納如下:
1、一切現金支付業務均須事先填制付款憑單;
2、業務過程中,要以嚴格的憑證稽核工作為基礎,有關經辦人都要――辦理後在付款憑單上籤字,以工業企業的材料採購為例,其業務過程應是:倉庫部門提出採購要求→計畫部門列入計畫後提交採購部門→採購部門提交行情表給領導審批→採購部門採購→倉庫部門驗收→採購部門核對發票、數量、規格並認可,在這一業務過程中,有關人員都要在付款憑單上―簽字;
3、上述稽核工作――完成後,由會計部門負責應付帳款的人員保管付款憑單,按付款先後順序放置;
4、付款期限到時,將付款憑單及附屬憑證送交財務主管,批准付款;對於現購和其他現付業務,憑單要立即送財務主管批准付款;
5、出納部門只能對已經批准付款的憑單付款,從而使授權付款與經辦付款的職責明確分開;
6、出納部門辦理付款手續後,將兩份副聯送交會計部門,一份由負責應付帳款的人員,連同已註銷的付款憑單及附屬憑證歸入已付款憑單檔案,另一份則據以記帳;
7、傳遞中的憑單不得再交給填制人員處理,憑單送回會計部門之前,必須在付款人員的嚴格監督下對已付款憑單及附屬憑證進行註銷,以防止不法行為。
上述付款憑單制的基本原理,是筆者根據西方財務會計中付款憑單制的基本內容,根據我國的實際而提出。

二、與付款憑證的區別

我國財務會計的這種付款控制辦法與西方財務會計的“付款憑單制”比較,存在如下不足:
1.付款手續不規範。授權付款和出納經辦付款是付款業務的兩個基本程式,是應予分開的兩個職責界限,然而在我國會計憑證檔案中,看不出這種“一前一後”的財務手續的軌跡,能見到的只是付款後有關領導在原始憑證上籤字“同意報銷”一類的墨跡,而授權付款只是一種口頭表態,一般不載入憑證內,因而也無據查證授權付款者的責任,更何況有些業務是付款在先,批准在後,先斬後奏也成為常有的事情。
2.容易掩蓋付款的真實性。在市場經濟條件下,各經濟單位之間的業務交往形式多種多樣,有的業務是錢貨兩清,互不賒欠;有的業務是賒銷預付,結算期延長。因而出現一些折扣折讓、雇金聘金,各種勞務報酬等,有的包含在發票金額之中,有的不在發票金額之中,這樣,付給賣主的款項與發票金額往往不一致。對於這種情況,我國財務會計一般憑發票金額付款,至於購貨或接受勞務過程中所得現金回扣或折讓價值,雇金聘金等,再開具收據予以收回。將包含在發票金額之中的折扣折讓一併付款,其實質是不必要的付款,是發票金額的一種扣除,也是購貨過程中的一種收益,如果再用收據予以收回,容易與購貨業務脫節,被有關人員貪污。我國現實購貨業務中,經辦人侵吞各種名目的回扣在會計憑證中難以發現,與這種核算辦法有一定的關係。在發票反面或正面核減發票金額,一是沒有預留空格,橫豎亂批,使發票不整潔美觀,二是背書內容難以說明清責任,不便於事後考查。
3.影我國現在使用付款憑證,無法對原後憑證起控制作用,因為它不是一種授權付款的憑證。在我國會計實務中,有些會計人員在取得原始憑證後,出於局部利益考慮,有時會故意使記帳憑證所反映的經濟內容與原始憑證不符。如:將固定資產作原料入帳,將業務招待費作修理費入帳。

三、付款憑單的意義

推行付款憑單制,有下列重要意義:
一是使涉及現金支付的一切業務都置於有效的控制之下。無論是事前、事中、事後,都有嚴格的控制、稽核、監督程式。有關經辦人員一一簽字,職責分開,相互牽制。這樣,就克服了現行制度中關於現金管理所存在的弊病,大大減少了出現違法行為的可能性,而一旦出問題,也易於追查、明確責任。
二是可以提高企亞的管理水平,提高會計人員和有關人員的素質。
三是能與國際會計通行做法相併軌,又不失我國自己的特色。即基本做法上與國際會計一致,具體內容上有我們自己的特點。

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